2026年機(jī)器人集成公司辦公用品庫(kù)存管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范本公司辦公用品庫(kù)存管理工作，優(yōu)化辦公用品采購(gòu)、入庫(kù)、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、盤點(diǎn)全流程管控，降低庫(kù)存積壓風(fēng)險(xiǎn)，提高辦公用品使用效率，控制行政運(yùn)營(yíng)成本，結(jié)合公司機(jī)器人集成業(yè)務(wù)日常辦公運(yùn)營(yíng)實(shí)際，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司本部及各業(yè)務(wù)板塊所有辦公用品的庫(kù)存管理，涵蓋辦公文具、辦公耗材、辦公設(shè)備配件、清潔用品、勞保用品等各類辦公所需物資的入庫(kù)、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、盤點(diǎn)及報(bào)廢處理。公司行政部門、各業(yè)務(wù)部門及全體領(lǐng)用辦公用品的員工均需遵守本制度規(guī)定。第三條基本原則1.按需管控原則：根據(jù)各部門辦公實(shí)際需求制定庫(kù)存定額，避免超量采購(gòu)導(dǎo)致積壓，同時(shí)保障日常辦公所需，杜絕物資短缺影響工作開(kāi)展。2.賬實(shí)相符原則：建立完整的辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬，做到入庫(kù)有記錄、領(lǐng)用有簽字、盤點(diǎn)有核對(duì)，確保臺(tái)賬記錄與實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、規(guī)格一致。3.安全規(guī)范原則：辦公用品存儲(chǔ)需符合安全、防潮、防火、防盜要求，易燃易爆、易損耗類物資單獨(dú)存放，領(lǐng)用和保管過(guò)程規(guī)范有序。4.責(zé)任明確原則：明確行政部門庫(kù)存管理員、各部門領(lǐng)用負(fù)責(zé)人的崗位職責(zé)，做到采購(gòu)、入庫(kù)、保管、領(lǐng)用各環(huán)節(jié)責(zé)任到人。第二章庫(kù)存管理組織與職責(zé)第四條管理組織架構(gòu)1.公司行政部門為辦公用品庫(kù)存管理的責(zé)任部門，指定專人擔(dān)任庫(kù)存管理員，負(fù)責(zé)辦公用品的入庫(kù)驗(yàn)收、庫(kù)存保管、臺(tái)賬登記、領(lǐng)用發(fā)放、定期盤點(diǎn)等全流程工作；庫(kù)存管理員需具備細(xì)心、負(fù)責(zé)的職業(yè)素養(yǎng)，熟悉各類辦公用品的屬性和管理要求。2.各業(yè)務(wù)部門指定一名領(lǐng)用負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門辦公用品的需求提報(bào)、領(lǐng)用申請(qǐng)、分發(fā)管理及剩余物資保管，配合行政部門開(kāi)展庫(kù)存盤點(diǎn)工作。第五條行政部門庫(kù)存管理員職責(zé)1.建立并維護(hù)辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、采購(gòu)數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用數(shù)量、庫(kù)存余量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息，確保臺(tái)賬更新及時(shí)、信息準(zhǔn)確。2.負(fù)責(zé)辦公用品入庫(kù)驗(yàn)收，核對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否與采購(gòu)訂單一致，驗(yàn)收不合格的物資及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)手續(xù)。3.合理規(guī)劃辦公用品存儲(chǔ)區(qū)域，按物資類別分區(qū)存放，做好標(biāo)識(shí)管理，定期檢查庫(kù)存物資狀態(tài)，對(duì)臨近保質(zhì)期、易損耗物資優(yōu)先領(lǐng)用，避免浪費(fèi)。4.受理各部門辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)，按審批權(quán)限審核領(lǐng)用需求，合規(guī)發(fā)放物資并及時(shí)更新臺(tái)賬；定期開(kāi)展庫(kù)存盤點(diǎn)，梳理積壓物資并提出處理建議。第六條各部門領(lǐng)用負(fù)責(zé)人職責(zé)1.結(jié)合本部門月度、季度辦公需求，提報(bào)合理的辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃，避免無(wú)計(jì)劃領(lǐng)用導(dǎo)致浪費(fèi)或短缺。2.統(tǒng)一辦理本部門辦公用品領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)取后按需分發(fā)至員工，做好部門內(nèi)部領(lǐng)用記錄；對(duì)部門剩余辦公用品妥善保管，避免丟失、損壞。3.配合行政部門開(kāi)展庫(kù)存盤點(diǎn)工作，核對(duì)本部門領(lǐng)用記錄與行政臺(tái)賬，反饋庫(kù)存管理中存在的問(wèn)題及改進(jìn)建議。第三章入庫(kù)管理第七條入庫(kù)驗(yàn)收要求1.辦公用品采購(gòu)到貨后，庫(kù)存管理員需在1個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，驗(yàn)收時(shí)核對(duì)采購(gòu)訂單、送貨單與實(shí)物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌是否一致，檢查物資外觀、質(zhì)量是否符合使用要求。2.對(duì)批量采購(gòu)的辦公用品，采取抽樣驗(yàn)收方式，抽樣比例不低于采購(gòu)數(shù)量的10%；對(duì)高價(jià)值、易損耗的辦公用品（如打印硒鼓、辦公設(shè)備配件等）逐件驗(yàn)收，確保無(wú)破損、無(wú)質(zhì)量問(wèn)題。3.驗(yàn)收不合格的物資，庫(kù)存管理員需當(dāng)場(chǎng)注明不合格原因，拍照留存證據(jù)，及時(shí)通知采購(gòu)人員聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，嚴(yán)禁不合格物資入庫(kù)。第八條入庫(kù)登記流程1.驗(yàn)收合格的辦公用品，庫(kù)存管理員需立即辦理入庫(kù)手續(xù)，在庫(kù)存臺(tái)賬中詳細(xì)記錄入庫(kù)信息，注明采購(gòu)訂單編號(hào)、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)日期、物資明細(xì)、驗(yàn)收人等。2.對(duì)有保質(zhì)期的辦公用品（如打印紙、清潔用品等），需在臺(tái)賬中注明生產(chǎn)日期和保質(zhì)期，粘貼保質(zhì)期標(biāo)識(shí)；對(duì)固定資產(chǎn)類辦公用品（如辦公設(shè)備），同步登記固定資產(chǎn)臺(tái)賬，做到一物一碼、賬物對(duì)應(yīng)。3.入庫(kù)手續(xù)完成后，庫(kù)存管理員需將采購(gòu)訂單、送貨單、驗(yàn)收單整理歸檔，作為庫(kù)存臺(tái)賬的支撐依據(jù)，歸檔資料保存期限不少于2年。第四章存儲(chǔ)管理第九條存儲(chǔ)區(qū)域管理1.辦公用品存儲(chǔ)區(qū)域需保持干燥、通風(fēng)、整潔，遠(yuǎn)離火源、水源和腐蝕性物質(zhì)，配備必要的防火、防潮、防盜設(shè)施；存儲(chǔ)區(qū)域劃分辦公文具區(qū)、耗材區(qū)、勞保用品區(qū)、清潔用品區(qū)等功能分區(qū)，每個(gè)分區(qū)設(shè)置清晰的標(biāo)識(shí)牌。2.存儲(chǔ)區(qū)域僅限庫(kù)存管理員及授權(quán)人員進(jìn)入，非授權(quán)人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入；庫(kù)存管理員每日下班前檢查存儲(chǔ)區(qū)域門窗、鎖具是否關(guān)閉到位，確保物資安全。第十條庫(kù)存定額管理1.行政部門根據(jù)公司各部門月度辦公用品使用量、采購(gòu)周期，制定各類辦公用品的庫(kù)存定額，常規(guī)辦公用品庫(kù)存定額不超過(guò)2個(gè)月的使用量，易損耗、保質(zhì)期短的物資庫(kù)存定額不超過(guò)1個(gè)月的使用量。2.庫(kù)存管理員定期核對(duì)庫(kù)存余量與定額標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)庫(kù)存余量低于最低定額時(shí)，及時(shí)向行政部門負(fù)責(zé)人提報(bào)采購(gòu)建議；當(dāng)庫(kù)存余量高于最高定額時(shí)，暫停該類物資采購(gòu)，并優(yōu)先安排領(lǐng)用消耗。第十一條特殊物資存儲(chǔ)1.對(duì)易碎類辦公用品（如玻璃器皿、陶瓷杯具等），單獨(dú)存放于防震、防碰撞的儲(chǔ)物格中，避免堆疊擠壓；對(duì)易燃易爆類物資（如電池、清潔劑等），存放于專用防火柜中，與其他物資保持安全距離。2.對(duì)高價(jià)值辦公用品（如加密U盤、辦公設(shè)備配件等），存放于帶鎖的儲(chǔ)物柜中，庫(kù)存管理員單獨(dú)登記明細(xì)臺(tái)賬，領(lǐng)用和歸還均需簽字確認(rèn)。第五章領(lǐng)用管理第十二條領(lǐng)用申請(qǐng)流程1.各部門領(lǐng)用辦公用品時(shí)，由領(lǐng)用負(fù)責(zé)人填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)單》，注明領(lǐng)用物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用事由、領(lǐng)用部門等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政部門庫(kù)存管理員。2.大額領(lǐng)用（單次領(lǐng)用金額或數(shù)量超出常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)）需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審批；臨時(shí)緊急領(lǐng)用的，可先口頭申請(qǐng)，事后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)填《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)單》。第十三條領(lǐng)用發(fā)放要求1.庫(kù)存管理員審核《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)單》合規(guī)性后，按申請(qǐng)數(shù)量發(fā)放物資，發(fā)放時(shí)與領(lǐng)用負(fù)責(zé)人當(dāng)面核對(duì)物資數(shù)量、規(guī)格，雙方簽字確認(rèn)。2.遵循“先進(jìn)先出”原則發(fā)放有保質(zhì)期的物資，優(yōu)先發(fā)放入庫(kù)時(shí)間早、臨近保質(zhì)期的物資；對(duì)可重復(fù)使用的辦公用品（如文件夾、剪刀等），實(shí)行以舊換新制度，避免浪費(fèi)。3.發(fā)放完成后，庫(kù)存管理員立即更新庫(kù)存臺(tái)賬，扣除已領(lǐng)用數(shù)量，確保臺(tái)賬余量與實(shí)際庫(kù)存一致；《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)單》作為臺(tái)賬附件歸檔保存。第十四條領(lǐng)用限制與規(guī)范1.辦公用品僅限公司辦公使用，嚴(yán)禁員工領(lǐng)用后挪作私用；庫(kù)存管理員有權(quán)拒絕不合理的領(lǐng)用申請(qǐng)，如超需求領(lǐng)用、非辦公用途領(lǐng)用等。2.員工離職時(shí)，需將領(lǐng)用的高價(jià)值辦公用品（如U盤、辦公設(shè)備配件等）交還行政部門，由庫(kù)存管理員核對(duì)臺(tái)賬并簽字確認(rèn)，未交還的按公司規(guī)定處理。第六章盤點(diǎn)與報(bào)廢管理第十五條庫(kù)存盤點(diǎn)要求1.庫(kù)存管理員每月開(kāi)展一次常規(guī)盤點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬與實(shí)際物資數(shù)量、規(guī)格，填寫《辦公用品庫(kù)存盤點(diǎn)表》，注明盤點(diǎn)日期、盤點(diǎn)人、差異情況及原因。2.行政部門每季度組織一次全面盤點(diǎn)，由庫(kù)存管理員、行政部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門人員共同參與，重點(diǎn)核查高價(jià)值物資、易損耗物資的庫(kù)存狀態(tài)，確保賬實(shí)相符。3.盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的，立即查明原因，屬于人為丟失、損壞的，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任；屬于臺(tái)賬記錄錯(cuò)誤的，及時(shí)更正臺(tái)賬并留存更正記錄。第十六條報(bào)廢處理流程1.對(duì)破損、過(guò)期、無(wú)法使用的辦公用品，由庫(kù)存管理員填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單》，注明報(bào)廢物資名稱、數(shù)量、報(bào)廢原因，附相關(guān)證明材料，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門復(fù)核后，按審批權(quán)限報(bào)批。2.報(bào)廢物資審批通過(guò)后，庫(kù)存管理員及時(shí)清理并更新臺(tái)賬，對(duì)可回收利用的報(bào)廢物資（如廢舊紙張、塑料耗材等）統(tǒng)一處理，所得款項(xiàng)上交公司財(cái)務(wù)；對(duì)不可回收的物資按環(huán)保要求妥善處置。第七章責(zé)任追究與監(jiān)督第十七條監(jiān)督檢查1.行政部門每月對(duì)辦公用品庫(kù)存管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行自查，重點(diǎn)檢查臺(tái)賬完整性、領(lǐng)用合規(guī)性、存儲(chǔ)安全性；公司管理層每半年抽查一次庫(kù)存管理情況，提出改進(jìn)要求。2.鼓勵(lì)員工監(jiān)督辦公用品庫(kù)存管理行為，對(duì)違規(guī)采購(gòu)、領(lǐng)用、保管的行為可向行政部門或管理層舉報(bào)，經(jīng)查實(shí)的給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。第十八條責(zé)任追究1.庫(kù)存管理員因臺(tái)賬登記錯(cuò)誤、盤點(diǎn)不及時(shí)、存儲(chǔ)不當(dāng)導(dǎo)致物資損失的，給予批評(píng)教育、績(jī)效考核扣分等處罰，造成重大損失的承擔(dān)賠償責(zé)任。2.員工違規(guī)領(lǐng)用、私用辦公用品，或離職未交還領(lǐng)用物資的，給予警告、通報(bào)批評(píng)等處罰，情節(jié)嚴(yán)重的按公司規(guī)定扣減相關(guān)費(fèi)用。3.各部門領(lǐng)用負(fù)責(zé)人未履行管理職責(zé)，導(dǎo)致本部門辦公用品浪費(fèi)、丟失的，追究其管理責(zé)任，納入部門績(jī)效考核。第八章附則第十九條制度培訓(xùn)公司每年組織行政部門人員、各部門領(lǐng)用負(fù)責(zé)人