2026年機器人集成公司采購風(fēng)險評估與防控制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司采購風(fēng)險評估與防控工作，全面識別、科學(xué)評估采購全流程潛在風(fēng)險，建立健全風(fēng)險防控機制，降低采購成本損失、保障采購質(zhì)量與供應(yīng)穩(wěn)定性，維護(hù)公司合法權(quán)益和正常經(jīng)營秩序，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司采購管理、供應(yīng)商管理等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合機器人集成業(yè)務(wù)采購工作實際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有采購活動的風(fēng)險評估與防控工作，涵蓋采購需求規(guī)劃、供應(yīng)商選擇、采購實施、合同簽訂、物資驗收、款項支付、售后服務(wù)及應(yīng)急保障等全流程環(huán)節(jié)。公司采購管理部、法務(wù)部、技術(shù)部、財務(wù)部、設(shè)備管理部、各業(yè)務(wù)部門及參與采購工作的相關(guān)人員，均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第三條采購風(fēng)險評估與防控遵循“預(yù)防為主、全面覆蓋、科學(xué)評估、精準(zhǔn)防控、動態(tài)優(yōu)化”的原則，以風(fēng)險識別為基礎(chǔ)，以風(fēng)險評估為核心，以防控措施為保障，實現(xiàn)采購風(fēng)險的全流程、全要素管控。第四條本制度所稱采購風(fēng)險，指在采購全流程中，因內(nèi)外部環(huán)境變化、流程執(zhí)行不到位、合作主體履約異常等因素，可能導(dǎo)致公司產(chǎn)生成本增加、質(zhì)量缺陷、供應(yīng)中斷、法律糾紛、聲譽受損等損失的各類不確定性因素；所稱采購風(fēng)險評估，指對識別出的采購風(fēng)險進(jìn)行可能性、影響程度分析，確定風(fēng)險等級的過程；所稱采購風(fēng)險防控，指針對不同等級的采購風(fēng)險，制定并實施相應(yīng)防控措施，降低風(fēng)險發(fā)生概率和損失程度的過程。第二章組織與職責(zé)第五條公司采購管理部為采購風(fēng)險評估與防控的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：（一）制定并完善采購風(fēng)險評估與防控相關(guān)流程、標(biāo)準(zhǔn)及操作細(xì)則，牽頭構(gòu)建公司采購風(fēng)險評估與防控體系；（二）統(tǒng)籌組織采購全流程的風(fēng)險識別、評估、防控及跟蹤工作，確保風(fēng)險管控全流程覆蓋；（三）牽頭組建采購風(fēng)險評估小組，組織開展定期及專項采購風(fēng)險評估工作，形成風(fēng)險評估報告；（四）針對評估識別的風(fēng)險，制定針對性防控措施，協(xié)調(diào)相關(guān)部門推進(jìn)防控措施落地實施；（五）建立并動態(tài)更新采購風(fēng)險臺賬，跟蹤風(fēng)險變化情況，及時調(diào)整防控策略；（六）組織開展采購風(fēng)險防控相關(guān)培訓(xùn)，提升采購人員的風(fēng)險識別能力和防控意識；（七）配合相關(guān)部門處理采購風(fēng)險引發(fā)的各類問題及糾紛。第六條各相關(guān)部門在采購風(fēng)險評估與防控中的主要職責(zé)：（一）法務(wù)部：負(fù)責(zé)提供法律專業(yè)支持，參與采購風(fēng)險評估工作，重點識別和評估合同法律風(fēng)險、合規(guī)風(fēng)險；審核防控措施的合法性、合規(guī)性；牽頭處理采購相關(guān)法律糾紛，制定法律層面的風(fēng)險應(yīng)對方案。（二）技術(shù)部：參與采購風(fēng)險評估工作，重點識別和評估采購物資的技術(shù)適配性風(fēng)險、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)風(fēng)險、技術(shù)變更風(fēng)險；提供技術(shù)層面的風(fēng)險防控建議，制定技術(shù)驗證、質(zhì)量檢測等相關(guān)防控措施；協(xié)助處理因技術(shù)問題引發(fā)的采購風(fēng)險。（三）財務(wù)部：參與采購風(fēng)險評估工作，重點識別和評估采購資金風(fēng)險、付款風(fēng)險、成本失控風(fēng)險；審核采購預(yù)算的合理性，規(guī)范付款流程，保障資金安全；提供財務(wù)層面的風(fēng)險防控建議，跟蹤防控措施的財務(wù)成效。（四）設(shè)備管理部：參與設(shè)備采購相關(guān)風(fēng)險評估工作，重點識別和評估設(shè)備質(zhì)量風(fēng)險、驗收風(fēng)險、維保服務(wù)風(fēng)險；協(xié)助制定設(shè)備驗收標(biāo)準(zhǔn)和維保服務(wù)防控措施；反饋設(shè)備使用過程中因采購引發(fā)的風(fēng)險問題。（五）各業(yè)務(wù)部門：根據(jù)本部門采購需求，主動識別需求提報、采購對接過程中的潛在風(fēng)險；參與相關(guān)采購風(fēng)險評估工作，提出針對性防控建議；配合采購管理部落實風(fēng)險防控措施，及時反饋采購風(fēng)險變化情況。第七條采購風(fēng)險評估小組職責(zé)：由采購管理部牽頭，聯(lián)合法務(wù)部、技術(shù)部、財務(wù)部等相關(guān)部門組建采購風(fēng)險評估小組，負(fù)責(zé)開展日常及專項采購風(fēng)險評估工作；定期召開風(fēng)險評估會議，梳理采購全流程風(fēng)險點，分析風(fēng)險等級，研討防控措施；針對重大采購風(fēng)險，開展專項評估并制定專項防控方案；跟蹤防控措施實施效果，提出優(yōu)化建議。第八條采購人員職責(zé)：主動學(xué)習(xí)采購風(fēng)險防控知識，提升風(fēng)險識別能力；在采購全流程中嚴(yán)格執(zhí)行風(fēng)險防控措施，及時發(fā)現(xiàn)并上報潛在風(fēng)險；配合采購風(fēng)險評估小組開展風(fēng)險評估工作，提供真實、準(zhǔn)確的采購相關(guān)信息。第三章采購風(fēng)險評估流程第九條風(fēng)險識別流程：（一）識別范圍：覆蓋采購全流程各環(huán)節(jié)，重點包括需求規(guī)劃環(huán)節(jié)的需求不明確、預(yù)算不合理風(fēng)險；供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)的資質(zhì)不符、履約能力不足風(fēng)險；采購實施環(huán)節(jié)的價格波動、供應(yīng)中斷風(fēng)險；合同簽訂環(huán)節(jié)的條款不嚴(yán)謹(jǐn)、法律合規(guī)風(fēng)險；驗收環(huán)節(jié)的質(zhì)量不達(dá)標(biāo)風(fēng)險；付款環(huán)節(jié)的資金安全、付款違約風(fēng)險；售后服務(wù)環(huán)節(jié)的維保不到位風(fēng)險等。（二）識別方式：采用多種方式開展風(fēng)險識別，包括定期識別（采購管理部每月組織一次常規(guī)風(fēng)險識別，每季度組織一次全面風(fēng)險識別）、專項識別（針對重大采購項目、新型采購業(yè)務(wù)、市場環(huán)境重大變化等情況，開展專項風(fēng)險識別）、全員參與識別（鼓勵各部門及采購人員主動上報發(fā)現(xiàn)的采購潛在風(fēng)險）。（三）信息收集：風(fēng)險識別過程中，需收集采購相關(guān)的內(nèi)外部信息，包括采購計劃、供應(yīng)商信息、市場價格數(shù)據(jù)、合同文本、驗收記錄、付款憑證、行業(yè)政策、市場環(huán)境變化等，確保風(fēng)險識別的全面性和準(zhǔn)確性。（四）風(fēng)險清單編制：采購管理部對識別出的風(fēng)險進(jìn)行匯總梳理，明確風(fēng)險名稱、風(fēng)險所在環(huán)節(jié)、風(fēng)險描述、可能引發(fā)的損失等信息，編制采購風(fēng)險清單，提交采購風(fēng)險評估小組審核。第十條風(fēng)險分析與分級流程：（一）風(fēng)險分析：采購風(fēng)險評估小組對風(fēng)險清單中的各類風(fēng)險，從“可能性”和“影響程度”兩個維度開展分析?？赡苄灾革L(fēng)險發(fā)生的概率，分為高、中、低三個等級；影響程度指風(fēng)險發(fā)生后可能給公司造成的損失大小，分為重大、較大、一般、較小四個等級。（二）風(fēng)險分級：根據(jù)風(fēng)險分析結(jié)果，將采購風(fēng)險劃分為四級：一級風(fēng)險（高可能性+重大影響）、二級風(fēng)險（高可能性+較大影響/中可能性+重大影響）、三級風(fēng)險（高可能性+一般影響/中可能性+較大影響/低可能性+重大影響）、四級風(fēng)險（其他組合情況）。其中，一級、二級為重大風(fēng)險，需重點防控；三級為一般風(fēng)險，需常規(guī)防控；四級為輕微風(fēng)險，需日常監(jiān)控。（三）分級審核：采購風(fēng)險評估小組完成風(fēng)險分級后，形成采購風(fēng)險評估報告，明確風(fēng)險清單、分析過程、分級結(jié)果及初步防控建議，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大風(fēng)險評估結(jié)果需報公司總經(jīng)理審批。第十一條風(fēng)險動態(tài)更新流程：（一）采購管理部需建立采購風(fēng)險動態(tài)更新機制，根據(jù)采購業(yè)務(wù)進(jìn)展、市場環(huán)境變化、防控措施實施效果等情況，實時跟蹤風(fēng)險變化，每季度對采購風(fēng)險清單及風(fēng)險等級進(jìn)行復(fù)核更新；（二）若出現(xiàn)新的風(fēng)險點、風(fēng)險等級上升或下降、風(fēng)險防控措施失效等情況，采購管理部需及時組織采購風(fēng)險評估小組重新開展風(fēng)險分析與分級，更新風(fēng)險評估報告，并調(diào)整防控策略；（三）重大風(fēng)險發(fā)生變化時，需及時上報公司分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理，確保風(fēng)險管控的及時性和有效性。第四章采購全流程風(fēng)險防控措施第十二條需求規(guī)劃環(huán)節(jié)風(fēng)險防控措施：（一）需求提報規(guī)范：各業(yè)務(wù)部門提報采購需求時，需明確采購物資的規(guī)格型號、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間、預(yù)算金額等核心信息，提交《采購需求申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后提交采購管理部；（二）需求審核機制：采購管理部聯(lián)合技術(shù)部、財務(wù)部對采購需求進(jìn)行審核，重點核查需求的合理性、明確性、預(yù)算匹配性，審核通過后方可推進(jìn)采購流程；對不明確的需求，要求提報部門補充完善；（三）預(yù)算管控：財務(wù)部嚴(yán)格審核采購預(yù)算的合理性，結(jié)合市場價格水平、公司資金狀況等因素，對預(yù)算進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整；采購過程中嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算，確需超出預(yù)算的，需按公司預(yù)算管理規(guī)定辦理審批手續(xù)。第十三條供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)風(fēng)險防控措施：（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入審核：建立嚴(yán)格的供應(yīng)商準(zhǔn)入機制，采購管理部聯(lián)合技術(shù)部、法務(wù)部對潛在供應(yīng)商的資質(zhì)證明、經(jīng)營范圍、履約能力、財務(wù)狀況、信用記錄、技術(shù)水平等進(jìn)行全面審核，審核合格的納入合格供應(yīng)商名錄；（二）多元化供應(yīng)商儲備：針對核心采購物資，培育2-3家合格供應(yīng)商，避免單一供應(yīng)商依賴；建立供應(yīng)商動態(tài)評估機制，每季度對供應(yīng)商的履約能力、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平等進(jìn)行評估，對不合格供應(yīng)商及時剔除出合格供應(yīng)商名錄；（三）采購方式規(guī)范：根據(jù)采購物資的金額、重要程度，選擇合適的采購方式（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購等），確保采購過程的公平、公正、公開；重大采購項目需組織技術(shù)、財務(wù)、法務(wù)等部門聯(lián)合開展供應(yīng)商考察。第十四條采購實施環(huán)節(jié)風(fēng)險防控措施：（一）價格管控：建立市場價格監(jiān)測機制，采購管理部定期收集采購物資的市場價格信息，分析價格波動趨勢；采購過程中通過多方詢價、比價、談判等方式，爭取合理采購價格；對價格波動較大的物資，可簽訂長期合作協(xié)議或價格調(diào)整協(xié)議，鎖定采購成本；（二）供應(yīng)穩(wěn)定性保障：與供應(yīng)商明確交付時間、交付數(shù)量及延遲交付的違約責(zé)任；實時跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度，定期與供應(yīng)商溝通，及時掌握供應(yīng)動態(tài)；針對可能出現(xiàn)的供應(yīng)中斷風(fēng)險，提前制定備選供應(yīng)方案；（三）采購文件管理：規(guī)范采購文件的編制、審核、歸檔流程，采購文件需明確采購需求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收要求、報價要求等核心內(nèi)容，避免因文件不規(guī)范引發(fā)爭議。第十五條合同簽訂環(huán)節(jié)風(fēng)險防控措施：（一）合同模板規(guī)范：采用公司標(biāo)準(zhǔn)采購合同模板，無標(biāo)準(zhǔn)模板的，由采購管理部牽頭起草，確保合同條款完整、嚴(yán)謹(jǐn)；合同條款需明確雙方權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付要求、價格與付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心內(nèi)容；（二）合同審核流程：嚴(yán)格執(zhí)行合同多級審核制度，采購管理部進(jìn)行初步審核，法務(wù)部進(jìn)行法律合規(guī)審核，涉及技術(shù)條款的由技術(shù)部審核，涉及財務(wù)條款的由財務(wù)部審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批；審核未通過的，需修改完善后重新審核；（三）合同簽訂規(guī)范：合同需經(jīng)雙方法定代表人或授權(quán)代表人簽字并加蓋公章或合同專用章后方可生效；授權(quán)代表人簽字的，需核實授權(quán)委托書的合法性和有效性；合同簽訂后，及時歸檔管理。第十六條驗收與付款環(huán)節(jié)風(fēng)險防控措施：（一）驗收規(guī)范：建立嚴(yán)格的采購物資驗收機制，由業(yè)務(wù)需求部門牽頭，聯(lián)合技術(shù)部、設(shè)備管理部、采購管理部開展驗收工作，嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求進(jìn)行驗收；驗收內(nèi)容包括物資數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)、合格證明文件等；驗收合格的，簽署驗收確認(rèn)文件；驗收不合格的，及時通知供應(yīng)商，要求其按合同約定整改、退換貨，并記錄相關(guān)情況；（二）付款管控：財務(wù)部嚴(yán)格按照合同約定的付款條件、付款方式及付款時限，審核付款申請資料（包括采購合同、驗收合格證明、發(fā)票等），確認(rèn)符合付款條件后辦理付款手續(xù)；嚴(yán)禁無合同、無驗收合格證明、無合規(guī)發(fā)票的付款行為；對大額付款，可采用分期付款、質(zhì)保金留存等方式，降低付款風(fēng)險；（三）發(fā)票審核：財務(wù)部嚴(yán)格審核采購發(fā)票的真實性、合法性、合規(guī)性，核對發(fā)票信息與采購合同、驗收記錄是否一致，避免因發(fā)票問題引發(fā)稅務(wù)風(fēng)險。第十七條售后服務(wù)與應(yīng)急環(huán)節(jié)風(fēng)險防控措施：（一）售后服務(wù)約定：采購合同中明確供應(yīng)商的售后服務(wù)責(zé)任，包括質(zhì)保期限、維保范圍、響應(yīng)時間、維修費用等；建立售后服務(wù)跟蹤機制，及時反饋并處理售后服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題；（二）應(yīng)急防控：針對采購過程中可能出現(xiàn)的供應(yīng)中斷、質(zhì)量事故等應(yīng)急風(fēng)險，制定專項應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急響應(yīng)流程、責(zé)任部門、備選方案（如備用供應(yīng)商、應(yīng)急采購渠道等）；定期開展應(yīng)急演練，提升應(yīng)急處置能力；（三）問題處置：若發(fā)生采購風(fēng)險事件，相關(guān)部門需立即向采購管理部及采購風(fēng)險評估小組上報；采購管理部牽頭組織相關(guān)部門分析事件原因，啟動相應(yīng)防控措施或應(yīng)急預(yù)案，降低損失；事件處置完成后，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，優(yōu)化風(fēng)險防控措施。第五章監(jiān)督與問責(zé)第十八條監(jiān)督檢查機制：公司采購管理部牽頭，聯(lián)合審計部、法務(wù)部開展采購風(fēng)險評估與防控監(jiān)督檢查工作，每季度至少開展一次全面檢查，每月開展一次專項抽查，重點核查以下內(nèi)容：（一）采購風(fēng)險評估流程的規(guī)范性，風(fēng)險識別、分析、分級的全面性與準(zhǔn)確性；（二）采購風(fēng)險防控措施的落實情況及實施效果；（三）采購風(fēng)險臺賬的建立與動態(tài)更新情況；（四）采購全流程各環(huán)節(jié)的合規(guī)性，是否存在違反本制度及公司其他采購相關(guān)規(guī)定的行為；（五）采購風(fēng)險事件的處置情況，是否及時上報并有效處置。監(jiān)督檢查結(jié)束后，形成檢查報告，明確存在的問題及整改要求，下發(fā)至相關(guān)部門限期整改；采購管理部跟蹤整改落實情況，確保問題整改到位。第十九條問責(zé)措施：（一）對未按規(guī)定開展采購風(fēng)險識別、評估工作，導(dǎo)致重大采購風(fēng)險未被及時發(fā)現(xiàn)的，給予采購管理部相關(guān)責(zé)任人及采購風(fēng)險評估小組成員批評教育，扣減績效考核分?jǐn)?shù)；（二）對未落實采購風(fēng)險防控措施、違反采購流程規(guī)定，導(dǎo)致采購風(fēng)險事件發(fā)生、給公司造成損失的，給予相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人通報批評，扣減績效考核分?jǐn)?shù)；造成較大損失的，依法依規(guī)追究賠償責(zé)任；（三