2026年機器人集成公司采購臺賬建立與歸檔制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司采購臺賬的建立、更新、維護與歸檔全流程管理工作，確保采購臺賬信息真實、準確、完整、可追溯，強化采購業(yè)務(wù)全過程管控，防范采購風(fēng)險，保障采購數(shù)據(jù)安全，為采購決策、成本核算、審計監(jiān)督及合規(guī)檢查提供可靠數(shù)據(jù)支撐，結(jié)合機器人集成行業(yè)采購品類多（含核心部件、通用物料、技術(shù)服務(wù)等）、采購頻次高、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性強的特性及公司實際經(jīng)營情況，特制定本制度。第二條制定依據(jù)依據(jù)《中華人民共和國民法典》（合同編）、《中華人民共和國會計法》、《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號——采購業(yè)務(wù)》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)管理規(guī)范，參照行業(yè)先進采購臺賬管理實踐，結(jié)合公司采購管理制度、財務(wù)管理制度與檔案管理制度要求，制定本制度。第三條適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)所有采購業(yè)務(wù)相關(guān)臺賬的建立、更新、維護、審核、監(jiān)督與歸檔管理工作，涵蓋原材料采購、設(shè)備采購（含核心集成部件）、備件采購、技術(shù)服務(wù)采購等各類采購業(yè)務(wù)。本制度所稱“采購臺賬”，是指記錄采購業(yè)務(wù)全流程關(guān)鍵信息的系統(tǒng)性資料，包括電子臺賬與紙質(zhì)臺賬兩類。公司所有參與采購業(yè)務(wù)的部門及人員，包括采購部、財務(wù)部、質(zhì)量部、技術(shù)部、項目部、檔案管理部及采購人員、財務(wù)人員、臺賬管理員、檔案管理員等，均適用本制度約束；外聘采購協(xié)作人員或第三方服務(wù)機構(gòu)參與采購相關(guān)工作的，需遵守本制度相關(guān)臺賬管理要求。第四條核心原則真實準確原則：采購臺賬記錄的所有信息必須真實反映采購業(yè)務(wù)實際情況，數(shù)據(jù)填寫準確無誤，嚴禁虛構(gòu)、篡改或隱瞞采購信息。全程追溯原則：采購臺賬需完整記錄采購業(yè)務(wù)全流程關(guān)鍵節(jié)點信息，確保從采購需求提出、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、到貨驗收至款項支付的全鏈條信息可追溯。規(guī)范統(tǒng)一原則：采購臺賬的建立標準、記錄格式、更新頻次、歸檔要求等實行統(tǒng)一管理，確保臺賬信息規(guī)范、有序，便于查詢與使用。安全保密原則：嚴格管控采購臺賬的訪問權(quán)限，做好電子臺賬的數(shù)據(jù)加密與備份、紙質(zhì)臺賬的實體防護，防范數(shù)據(jù)泄露、丟失或損壞，保護公司商業(yè)機密與采購核心信息。及時高效原則：采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，需在規(guī)定時限內(nèi)完成臺賬建立與更新，確保臺賬信息與采購業(yè)務(wù)進度同步，提升臺賬管理的時效性與實用性。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第五條組織架構(gòu)公司建立“高層統(tǒng)籌監(jiān)督、采購牽頭主導(dǎo)、臺賬專項管理組執(zhí)行、各部門協(xié)同配合”的四級采購臺賬建立與歸檔管理體系，明確各層級職責(zé)邊界，保障臺賬管理工作閉環(huán)推進。第六條各層級職責(zé)高層管理團隊：作為臺賬管理的統(tǒng)籌監(jiān)督主體，負責(zé)審批采購臺賬管理相關(guān)重大事項（如臺賬管理細則修訂、重大臺賬數(shù)據(jù)更正、特殊臺賬查閱權(quán)限審批等）；監(jiān)督臺賬建立與歸檔制度的整體執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決臺賬管理過程中的重大問題。采購牽頭部門：由采購部擔(dān)任，作為采購臺賬管理的統(tǒng)籌主導(dǎo)部門，負責(zé)牽頭制定采購臺賬建立與更新的具體細則；指定專人擔(dān)任臺賬管理員，統(tǒng)籌推進各類采購臺賬的建立、更新與維護工作；組織開展采購臺賬的日常審核與自查；負責(zé)協(xié)調(diào)各部門提供采購相關(guān)信息，保障臺賬信息完整；定期向高層管理團隊匯報臺賬管理情況。臺賬專項管理組：由采購部、財務(wù)部、檔案管理部相關(guān)人員組成，實行臺賬管理員負責(zé)制，具體職責(zé)如下：（1）臺賬建立維護組：由采購部臺賬管理員、采購業(yè)務(wù)人員組成，負責(zé)按標準建立各類采購臺賬，及時錄入采購業(yè)務(wù)關(guān)鍵信息；根據(jù)采購業(yè)務(wù)進展動態(tài)更新臺賬內(nèi)容；核對臺賬信息與采購合同、驗收記錄、付款憑證等原始資料的一致性；妥善保管紙質(zhì)臺賬原始憑證，同步維護電子臺賬數(shù)據(jù)。（2）審核監(jiān)督組：由財務(wù)部、采購部負責(zé)人組成，負責(zé)對采購臺賬的建立規(guī)范性、信息準確性、更新及時性進行審核；定期開展采購臺賬專項檢查，核查臺賬與原始資料、財務(wù)賬目是否一致；發(fā)現(xiàn)臺賬管理問題時，督促臺賬建立維護組限期整改；記錄審核與檢查情況，形成審核報告。（3）檔案歸檔組：由檔案管理部人員、采購部臺賬管理員組成，負責(zé)制定采購臺賬歸檔標準與流程；接收采購臺賬歸檔資料，核查歸檔資料的完整性與規(guī)范性；負責(zé)采購臺賬（含電子與紙質(zhì)）的歸檔保管、分類整理與檢索管理；落實臺賬檔案的安全防護措施，保障檔案安全。各相關(guān)部門及人員：財務(wù)部負責(zé)提供采購款項支付信息，協(xié)助核查臺賬與財務(wù)賬目的一致性；質(zhì)量部負責(zé)提供采購物料質(zhì)量驗收信息，確保臺賬質(zhì)量相關(guān)記錄完整；項目部、生產(chǎn)部等需求部門負責(zé)及時提供采購需求信息，配合核查采購臺賬中需求相關(guān)記錄；所有采購業(yè)務(wù)相關(guān)人員需及時提交采購原始資料，配合臺賬建立與審核工作。第三章采購臺賬建立與歸檔全流程管理第七條采購臺賬的建立標準與內(nèi)容建立時機：采購業(yè)務(wù)正式啟動后，采購業(yè)務(wù)人員需在3個工作日內(nèi)通知臺賬管理員啟動臺賬建立工作；對于核心設(shè)備（核心集成部件）采購、大額采購等重要采購業(yè)務(wù)，需在采購需求確認后立即啟動臺賬建立。建立分類：根據(jù)采購業(yè)務(wù)類型，采購臺賬分為原材料采購臺賬、設(shè)備采購臺賬（含核心集成部件）、備件采購臺賬、技術(shù)服務(wù)采購臺賬四類；根據(jù)管理需求，同步建立供應(yīng)商管理輔助臺賬，記錄供應(yīng)商基本信息、合作情況、履約評價等內(nèi)容，與采購臺賬關(guān)聯(lián)管理。核心內(nèi)容：各類采購臺賬需包含以下核心信息，確保全流程可追溯：（1）采購基礎(chǔ)信息：采購單號、采購需求部門、采購用途、采購日期、采購負責(zé)人、臺賬建立人及建立日期。（2）物料/服務(wù)信息：采購物料名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（核心部件需詳細記錄）、采購數(shù)量、質(zhì)量標準、單價、總價；技術(shù)服務(wù)采購需記錄服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)周期、服務(wù)標準等。（3）供應(yīng)商信息：供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、地址、合作資質(zhì)等級、履約評價結(jié)果。（4）合同信息：合同編號、合同簽訂日期、合同金額、交付時間、交付方式、付款方式、質(zhì)保期、違約責(zé)任等關(guān)鍵合同條款。（5）交付驗收信息：實際交付日期、交付數(shù)量、驗收時間、驗收人員、驗收結(jié)果、質(zhì)量檢測報告編號、驗收不合格處置情況。（6）款項支付信息：付款日期、付款金額、付款方式、發(fā)票編號、發(fā)票金額、質(zhì)保金金額及支付時間、款項支付審核情況。（7）其他信息：采購業(yè)務(wù)變更記錄（如數(shù)量調(diào)整、價格變更、交付延期等）、異常情況處置記錄、采購業(yè)務(wù)備注說明等。格式要求：電子臺賬采用公司統(tǒng)一指定的表格模板（脫敏處理，無企業(yè)標識），字段名稱、填寫規(guī)范統(tǒng)一；紙質(zhì)臺賬使用統(tǒng)一格式的臺賬登記本，手寫記錄需清晰、工整，簽字確認完整；原始憑證（合同復(fù)印件、驗收單、發(fā)票復(fù)印件等）需附于對應(yīng)臺賬記錄后，注明臺賬關(guān)聯(lián)編號。第八條采購臺賬的更新與維護更新頻次：采購業(yè)務(wù)關(guān)鍵節(jié)點信息發(fā)生后，需實時更新臺賬：采購合同簽訂后1個工作日內(nèi)更新合同信息；物料交付驗收后2個工作日內(nèi)更新交付驗收信息；款項支付后1個工作日內(nèi)更新支付信息；采購業(yè)務(wù)變更或出現(xiàn)異常情況時，24小時內(nèi)更新相關(guān)記錄。每月末，臺賬管理員需對所有采購臺賬進行全面梳理，確保所有當月采購業(yè)務(wù)信息完整錄入。更新要求：臺賬更新需以采購合同、驗收單、付款憑證、變更協(xié)議等原始資料為依據(jù)，確保更新信息真實準確；電子臺賬更新后，需由采購業(yè)務(wù)人員簽字確認；紙質(zhì)臺賬更新需手寫記錄，關(guān)鍵信息變更需由采購負責(zé)人簽字審核；嚴禁未經(jīng)核實隨意更新臺賬信息，嚴禁刪除已確認的臺賬核心數(shù)據(jù)。日常維護：臺賬管理員需每日檢查電子臺賬系統(tǒng)運行狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)存儲安全；每周對紙質(zhì)臺賬及原始憑證進行整理核對，防止資料丟失、破損；定期對電子臺賬數(shù)據(jù)進行備份（至少每月備份1次，重要采購臺賬每周備份1次），備份數(shù)據(jù)存儲于公司專用加密服務(wù)器；發(fā)現(xiàn)臺賬信息錯誤或缺失時，立即核查原始資料，及時更正補充，做好更正記錄并由相關(guān)負責(zé)人簽字確認。臺賬核對：每月末，審核監(jiān)督組組織開展臺賬核對工作，核對內(nèi)容包括：電子臺賬與紙質(zhì)臺賬一致性、臺賬信息與采購原始資料一致性、臺賬數(shù)據(jù)與財務(wù)付款數(shù)據(jù)一致性、臺賬供應(yīng)商信息與供應(yīng)商管理輔助臺賬一致性；核對發(fā)現(xiàn)問題的，出具《臺賬核對整改通知書》，明確整改責(zé)任人與整改期限，臺賬建立維護組完成整改后需重新提交審核，直至核對無誤。第九條采購臺賬的審核與監(jiān)督日常審核：采購業(yè)務(wù)人員完成臺賬信息錄入或更新后，需提交臺賬管理員審核；臺賬管理員審核通過后，提交審核監(jiān)督組進行二次審核；審核重點關(guān)注信息準確性、原始資料完整性、填寫規(guī)范性，審核通過后簽字確認；審核未通過的，退回相關(guān)人員限期整改，整改完成后重新提交審核。專項檢查：每季度，審核監(jiān)督組組織開展采購臺賬專項檢查，隨機抽取各類采購臺賬進行全面核查，檢查比例不低于當月采購臺賬總量的30%；對核心設(shè)備（核心集成部件）采購、大額采購等重要臺賬，實行全覆蓋檢查；專項檢查需形成《采購臺賬專項檢查報告》，明確檢查情況、發(fā)現(xiàn)問題、整改要求及整改期限，報高層管理團隊備案。問題處置：對審核與檢查中發(fā)現(xiàn)的臺賬管理問題，區(qū)分情節(jié)處置：輕微問題（如填寫不規(guī)范、個別信息延遲更新）給予口頭警告，責(zé)令立即整改；一般問題（如信息不準確、原始資料缺失）給予書面警告，扣減相關(guān)人員當月績效獎金10%-20%，限期整改并跟蹤驗證；嚴重問題（如虛構(gòu)臺賬信息、篡改數(shù)據(jù)、隱瞞采購異常）按責(zé)任追究條款嚴肅處理，同時重新梳理相關(guān)采購業(yè)務(wù)，補齊臺賬資料，確保采購數(shù)據(jù)可追溯。第十條采購臺賬的歸檔管理歸檔時機：采購業(yè)務(wù)完成（所有款項支付完畢、質(zhì)保期結(jié)束且無遺留問題）后30個工作日內(nèi)，臺賬管理員完成臺賬整理，提交檔案歸檔組歸檔；核心設(shè)備（核心集成部件）采購臺賬、大額采購臺賬需在采購業(yè)務(wù)完成后15個工作日內(nèi)完成歸檔；采購業(yè)務(wù)出現(xiàn)糾紛或異常情況的，需在糾紛處置完畢后15個工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔資料范圍：歸檔資料包括紙質(zhì)采購臺賬原件及相關(guān)原始憑證（采購需求申請表、合同復(fù)印件、驗收單、質(zhì)量檢測報告、付款憑證、發(fā)票復(fù)印件、變更協(xié)議、異常處置記錄等）、電子臺賬數(shù)據(jù)及備份文件、臺賬審核記錄、專項檢查報告等；所有歸檔資料需按采購單號分類整理，標注清晰的歸檔標識。歸檔流程：臺賬管理員整理歸檔資料后，填寫《采購臺賬歸檔申請表》，經(jīng)采購部負責(zé)人審核后，提交檔案歸檔組；檔案歸檔組核查歸檔資料的完整性、規(guī)范性，核查通過后，雙方簽字確認，辦理歸檔交接手續(xù)，形成《采購臺賬歸檔交接記錄》；檔案歸檔組按公司檔案分類標準對臺賬進行分類存放，建立歸檔檢索目錄，便于后續(xù)查詢。歸檔保管要求：紙質(zhì)臺賬檔案存入公司專用檔案柜，實行雙人管理，落實防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護措施；電子臺賬檔案存儲于公司專用加密服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限，定期進行數(shù)據(jù)備份與安全檢測；歸檔人員需定期檢查檔案保管情況，每半年開展1次檔案完整性與安全性核查，發(fā)現(xiàn)問題及時處置。檔案使用與銷毀：查閱采購臺賬檔案需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)采購部負責(zé)人或高層管理團隊審批后，在檔案管理區(qū)域內(nèi)查閱，嚴禁帶出；查閱電子臺賬檔案需通過身份認證，記錄查閱痕跡；檔案保存期滿后，檔案歸檔組組織開展檔案鑒定，填寫《檔案銷毀審批表》，經(jīng)高層管理團隊審批后，按公司檔案銷毀流程統(tǒng)一銷毀，銷毀過程需有專人監(jiān)督，做好銷毀記錄。保存期限：普通采購臺賬檔案保存期限不少于5年；核心設(shè)備（核心集成部件）采購臺賬、大額采購臺賬、涉及法律糾紛的采購臺賬檔案保存期限不少于10年；保存期限自采購業(yè)務(wù)完成且歸檔之日起計算。第四章保障措施與責(zé)任追究第十一條保障措施制度保障：采購部聯(lián)合檔案管理部定期組織開展本制度的培訓(xùn)與宣貫工作，確保相關(guān)人員熟練掌握采購臺賬建立、更新、維護與歸檔的流程、標準與責(zé)任；每年對制度執(zhí)行情況進行評估，結(jié)合行業(yè)發(fā)展、法律法規(guī)更新及公司采購管理實踐，及時修訂完善制度，提升制度的適用性與可操作性。人員保障：建立采購臺賬管理專業(yè)人才儲備機制，選拔具備采購管理、檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等專業(yè)能力的人員擔(dān)任臺賬管理員與檔案管理員；定期組織開展專業(yè)技能培訓(xùn)（如臺賬建立標準、檔案歸檔規(guī)范、數(shù)據(jù)安全管理、原始資料審核方法等），提升團隊臺賬管理水平；建立激勵機制，對臺賬管理規(guī)范、信息準確完整、歸檔及時的人員給予表彰獎勵。資源保障：設(shè)立采購臺賬管理專項預(yù)算，保障臺賬登記用品、檔案存儲設(shè)備、電子臺賬系統(tǒng)維護、安全防護設(shè)施、培訓(xùn)演練等費用需求；配備專用的電子臺賬管理系統(tǒng)、檔案存儲柜、加密服務(wù)器等設(shè)備，提升臺賬管理的效率與安全性；搭建采購臺賬信息化管理平臺，實現(xiàn)電子臺賬的自動錄入、動態(tài)更新與智能核對，提升臺賬管理的精準度。技術(shù)保障：技術(shù)部為采購臺賬信息化管理平臺提供技術(shù)支撐，優(yōu)化系統(tǒng)功能，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行；協(xié)助落實電子臺賬的數(shù)據(jù)加密、備份、訪問控制等安全技術(shù)措施，防范數(shù)據(jù)泄露與丟失；根據(jù)臺賬管理需求，開發(fā)臺賬數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，為采購決策提供技術(shù)支持。第十二條責(zé)任追究對違反本制度規(guī)定，存在采購臺賬建立與歸檔相關(guān)違規(guī)行為的部門及個人，根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重、造成損失大小及影響程度，采取以下責(zé)任追究措施：輕微違規(guī)：臺賬建立延遲、信息填寫不規(guī)范、歸檔資料整理不及時但未造成不良影響的，給予口頭警告或書面警告，責(zé)令限期整改；扣減當月績效獎金的5%-10%。一般違規(guī)：臺賬信息不準確且未及時更正、原始資料缺失導(dǎo)致臺賬無法追溯、未經(jīng)審核擅自更新臺賬核心數(shù)據(jù)、違規(guī)查閱或復(fù)制臺賬檔案的，給予記過處分，取消當年評優(yōu)評先資格；扣減季度績效獎金的20%-30%；情節(jié)嚴重的，調(diào)離臺賬管理或采購相關(guān)崗位。嚴重違規(guī)：虛構(gòu)采購臺賬信息、篡改臺賬數(shù)據(jù)、故意隱瞞采購業(yè)務(wù)真相、泄露臺賬核心機密信息、銷毀或丟失重要采購臺賬檔案導(dǎo)致公司重大經(jīng)濟損失或合規(guī)風(fēng)險的，給予降職、解除勞動合同處分；依法要求賠償經(jīng)濟損失；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關(guān)處理。因部門管理不力，導(dǎo)致本部門多次出現(xiàn)采購臺賬管理違規(guī)行為，或引發(fā)重大臺賬