會(huì)議紀(jì)要撰寫格式及要點(diǎn)提示工具適用工作情境本工具適用于各類工作場(chǎng)景中的會(huì)議記錄與整理，包括但不限于：常規(guī)例會(huì)：部門周會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等，用于同步工作進(jìn)展、明確階段性任務(wù)；項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、階段復(fù)盤會(huì)等，聚焦目標(biāo)達(dá)成與問題解決；跨部門協(xié)調(diào)會(huì)：資源調(diào)配、流程優(yōu)化等需要多協(xié)作的會(huì)議，明確責(zé)任分工；專項(xiàng)研討會(huì)：方案討論、政策解讀等，提煉核心結(jié)論與行動(dòng)方向。會(huì)議紀(jì)要撰寫全流程指南一、會(huì)前準(zhǔn)備：奠定高效記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心信息提前獲取會(huì)議通知，記錄會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人（經(jīng)理）、參會(huì)人員（總監(jiān)、主管等列席）、記錄人（助理）等基礎(chǔ)信息，保證后續(xù)紀(jì)要要素完整。梳理會(huì)議議程與背景向主持人或發(fā)起人確認(rèn)會(huì)議議程（如“議題1：Q3銷售目標(biāo)分解；議題2：新市場(chǎng)推廣方案討論”），知曉各議題的討論目標(biāo)及需達(dá)成的成果，提前準(zhǔn)備相關(guān)資料（如數(shù)據(jù)報(bào)表、方案草案），避免記錄時(shí)遺漏關(guān)鍵信息。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會(huì)議類型選擇記錄方式（手寫、電子文檔或?qū)I(yè)會(huì)議紀(jì)要工具），可提前準(zhǔn)備模板框架（含“會(huì)議基本信息-議程要點(diǎn)-討論結(jié)論-行動(dòng)項(xiàng)”等模塊），提升記錄效率。二、會(huì)中記錄：精準(zhǔn)捕捉關(guān)鍵信息區(qū)分“事實(shí)”與“觀點(diǎn)”，聚焦核心內(nèi)容記錄重點(diǎn)：優(yōu)先采集客觀事實(shí)（如“2023年Q3銷售額同比提升15%”）、決策結(jié)果（如“通過《新市場(chǎng)推廣方案V2.0》”）、待辦事項(xiàng)（如“*團(tuán)隊(duì)需在9月30日前提交預(yù)算明細(xì)”），而非冗余發(fā)言或個(gè)人觀點(diǎn)（如“我認(rèn)為這個(gè)方案不夠好”需轉(zhuǎn)化為“部分成員對(duì)方案可行性提出疑問”）。標(biāo)記爭議點(diǎn)：對(duì)存在分歧的討論內(nèi)容（如“關(guān)于渠道選擇，A組建議線上優(yōu)先，B組建議線下試點(diǎn)”），需明確記錄各方立場(chǎng)及未達(dá)成一致的結(jié)論，便于后續(xù)跟進(jìn)。使用“關(guān)鍵詞+縮寫”提升效率對(duì)高頻術(shù)語（如“KPI”“ROI”）或復(fù)雜表述（如“用戶留存率提升策略”）可約定簡寫（如“留存↑”），避免因逐字記錄導(dǎo)致遺漏關(guān)鍵信息；重要數(shù)據(jù)（如“預(yù)算50萬元”“截止日期10月15日”）需反復(fù)核對(duì)，保證準(zhǔn)確無誤。實(shí)時(shí)標(biāo)注“行動(dòng)項(xiàng)”要素討論涉及具體任務(wù)時(shí)，同步記錄“任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)人（主管）、完成時(shí)間、交付標(biāo)準(zhǔn)”四要素（如“任務(wù)：完成競品分析報(bào)告；負(fù)責(zé)人：專員；時(shí)間：9月20日前；交付標(biāo)準(zhǔn)：包含3家競品定價(jià)策略對(duì)比”），避免會(huì)后整理時(shí)遺漏。三、會(huì)后整理：規(guī)范結(jié)構(gòu)與語言表達(dá)按邏輯順序梳理內(nèi)容框架會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)完成初稿整理，結(jié)構(gòu)建議分為：會(huì)議基本信息：含會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（區(qū)分“出席”“列席”“請(qǐng)假”）、記錄人等；會(huì)議議程與討論要點(diǎn)：按議程順序分模塊記錄，每模塊包含“議題背景-核心討論內(nèi)容-結(jié)論”；決議事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)：單獨(dú)列表呈現(xiàn)，明確任務(wù)、負(fù)責(zé)人、時(shí)間、備注（如所需支持）；后續(xù)跟進(jìn)計(jì)劃：明確下次會(huì)議時(shí)間（如有）或關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)檢查點(diǎn)。語言精簡客觀，避免歧義用中性詞匯表述結(jié)論（如“會(huì)議決定”替代“領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)”），刪除口語化表達(dá)（如“那個(gè)”“然后”）；對(duì)未明確的結(jié)論需標(biāo)注“待進(jìn)一步確認(rèn)”（如“預(yù)算額度需待財(cái)務(wù)部門審核后確定”）。交叉核對(duì)關(guān)鍵信息與主持人（經(jīng)理）或核心參會(huì)人（總監(jiān)）核對(duì)初稿，重點(diǎn)確認(rèn)“行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人與時(shí)間”“決議結(jié)論準(zhǔn)確性”，避免因記錄偏差導(dǎo)致后續(xù)執(zhí)行問題。四、審核分發(fā)：保證信息落地與閉環(huán)定稿后按需分發(fā)紀(jì)要經(jīng)主持人簽字確認(rèn)后，24小時(shí)內(nèi)通過企業(yè)/郵件等正式渠道發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)協(xié)作部門，抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（如*總），并注明“請(qǐng)各負(fù)責(zé)人按行動(dòng)項(xiàng)推進(jìn)，如有疑問請(qǐng)?jiān)?月10日前反饋”。建立行動(dòng)項(xiàng)跟蹤機(jī)制在項(xiàng)目管理工具（如飛書多維表格、釘釘待辦）中同步行動(dòng)項(xiàng)，設(shè)置截止時(shí)間提醒，定期（如每周例會(huì)）跟進(jìn)完成進(jìn)度，保證“事事有跟進(jìn)、件件有閉環(huán)”。會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化模板模塊內(nèi)容要點(diǎn)示例會(huì)議基本信息會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人、出席人員（含部門/職務(wù)）、列席人員、請(qǐng)假人員會(huì)議名稱：2023年Q4產(chǎn)品規(guī)劃會(huì)時(shí)間：2023年9月5日14:00-16:00地點(diǎn)：3樓會(huì)議室A主持人：總監(jiān)（產(chǎn)品部）記錄人：助理（綜合部）會(huì)議議程與討論議題編號(hào)、議題名稱、討論背景、核心發(fā)言要點(diǎn)（含人員觀點(diǎn)）、結(jié)論議題1：Q4核心功能優(yōu)先級(jí)排序背景：根據(jù)用戶調(diào)研反饋，登錄優(yōu)化與數(shù)據(jù)導(dǎo)出需求呼聲最高*經(jīng)理（技術(shù)部）：登錄模塊需2周開發(fā)周期，數(shù)據(jù)導(dǎo)出需1周結(jié)論：優(yōu)先開發(fā)登錄優(yōu)化，數(shù)據(jù)導(dǎo)出延后至Q1決議事項(xiàng)決議編號(hào)、決議內(nèi)容、依據(jù)（如會(huì)議結(jié)論/數(shù)據(jù)支撐）決議-001：Q4產(chǎn)品迭代聚焦“登錄優(yōu)化”功能，提升用戶使用體驗(yàn)依據(jù)：議題1討論結(jié)論及用戶需求調(diào)研報(bào)告（附件1）行動(dòng)項(xiàng)任務(wù)編號(hào)、任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)人（部門）、完成時(shí)間、交付標(biāo)準(zhǔn)、所需支持任務(wù)-001：完成登錄優(yōu)化需求文檔初稿負(fù)責(zé)人：專員（產(chǎn)品部）時(shí)間：9月12日前交付標(biāo)準(zhǔn)：包含用戶流程圖與功能原型圖支持：團(tuán)隊(duì)提供技術(shù)可行性評(píng)估后續(xù)跟進(jìn)下次會(huì)議時(shí)間/節(jié)點(diǎn)、需準(zhǔn)備的材料下次進(jìn)度會(huì)：9月19日10:00，同步需求文檔評(píng)審結(jié)果；需準(zhǔn)備：需求文檔初稿及技術(shù)評(píng)估意見提升紀(jì)要質(zhì)量的要點(diǎn)提示客觀性優(yōu)先：不添加個(gè)人主觀評(píng)價(jià)，僅記錄“誰說了什么”“決定了什么”“需要做什么”，避免使用“我覺得”“顯然”等模糊表述。時(shí)效性管理：會(huì)前準(zhǔn)備充分、會(huì)中記錄高效、會(huì)后整理及時(shí)（建議不超過24小時(shí)），保證信息新鮮度，避免因拖延導(dǎo)致細(xì)節(jié)遺忘。重點(diǎn)突出：通過“加粗”“編號(hào)”“表格”等方式區(qū)分核心內(nèi)容（如決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)），方便讀者快速抓取關(guān)鍵信息，避免大段文字堆砌。閉