企業(yè)溝通協(xié)作平臺(tái)規(guī)范一、適用范圍與典型場(chǎng)景本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部所有員工使用溝通協(xié)作平臺(tái)（如企業(yè)釘釘、飛書(shū)等）開(kāi)展日常工作的場(chǎng)景，覆蓋跨部門(mén)協(xié)作、信息同步、項(xiàng)目管理、會(huì)議組織等核心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。典型場(chǎng)景包括：跨部門(mén)項(xiàng)目推進(jìn)：如新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目，需協(xié)調(diào)研發(fā)、市場(chǎng)、設(shè)計(jì)等團(tuán)隊(duì)實(shí)時(shí)同步進(jìn)度；日常事務(wù)通知：如公司政策更新、放假安排、會(huì)議提醒等信息的定向發(fā)布；緊急事務(wù)處理：如系統(tǒng)故障、客戶(hù)投訴等突發(fā)情況的快速響應(yīng)與協(xié)同解決；知識(shí)共享與沉淀：如部門(mén)工作手冊(cè)、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、培訓(xùn)資料等文檔的統(tǒng)一管理與查閱。二、平臺(tái)操作流程與步驟（一）賬號(hào)與權(quán)限管理賬號(hào)注冊(cè)與激活新員工入職后，由行政部*在平臺(tái)后臺(tái)創(chuàng)建賬號(hào)，初始密碼通過(guò)企業(yè)內(nèi)部安全渠道（如OA系統(tǒng)）發(fā)放；員工首次登錄需修改密碼，密碼規(guī)則：長(zhǎng)度不少于8位，包含字母、數(shù)字及特殊字符（如、#、$），每90天強(qiáng)制更新一次。權(quán)限申請(qǐng)與變更需申請(qǐng)?zhí)厥鈾?quán)限（如管理員權(quán)限、部門(mén)數(shù)據(jù)查看權(quán)限）的員工，由部門(mén)負(fù)責(zé)人提交《權(quán)限申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板一），經(jīng)IT部審核通過(guò)后開(kāi)通；員工崗位變動(dòng)時(shí)，由HR部*在3個(gè)工作日內(nèi)同步更新平臺(tái)權(quán)限，保證權(quán)限與崗位職責(zé)匹配。（二）溝通工具使用規(guī)范群聊管理創(chuàng)建群聊：因工作需要?jiǎng)?chuàng)建群聊時(shí)，需明確群名稱(chēng)（格式：部門(mén)-項(xiàng)目/主題-成員范圍，如“研發(fā)部-APP迭代項(xiàng)目組”），群主為發(fā)起人；成員邀請(qǐng)：僅限工作相關(guān)成員加入，非必要人員不得隨意拉入，外部人員加入需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批；群規(guī)制定：群主需在群內(nèi)發(fā)布群規(guī)（如工作時(shí)間響應(yīng)時(shí)限、禁止無(wú)關(guān)話(huà)題），新成員入群后3天內(nèi)閱讀并確認(rèn)。消息發(fā)送文字消息：表述清晰簡(jiǎn)潔，避免使用生僻字、網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)（如“yyds”“絕絕子”），重要信息需標(biāo)注“【重要】”；文件/圖片：?jiǎn)蝹€(gè)文件不超過(guò)50MB，圖片需壓縮后發(fā)送，避免占用存儲(chǔ)空間；敏感信息（如未公開(kāi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶(hù)隱私）禁止通過(guò)群聊傳輸；功能：僅限與消息直接相關(guān)的人員，避免全體成員（緊急事務(wù)除外）。（三）會(huì)議組織與管理會(huì)議發(fā)起發(fā)起人需提前1個(gè)工作日創(chuàng)建會(huì)議，填寫(xiě)會(huì)議主題、時(shí)間、參與人員、議程（模板二），并通過(guò)平臺(tái)“會(huì)議”模塊發(fā)送邀請(qǐng)；參與人員需在會(huì)議開(kāi)始前30分鐘確認(rèn)是否出席，無(wú)法出席需提前2小時(shí)說(shuō)明原因。會(huì)議進(jìn)行會(huì)議開(kāi)始后，發(fā)起人需開(kāi)啟“會(huì)議紀(jì)要”功能，實(shí)時(shí)記錄關(guān)鍵討論點(diǎn)、決議事項(xiàng)及待辦任務(wù)；參與人員需保持靜音，非發(fā)言時(shí)關(guān)閉攝像頭，避免無(wú)關(guān)發(fā)言或干擾。會(huì)議跟進(jìn)會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，由會(huì)議發(fā)起人整理《會(huì)議紀(jì)要》（模板三），明確任務(wù)負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間，并通過(guò)平臺(tái)“任務(wù)”模塊分配；任務(wù)負(fù)責(zé)人需在截止時(shí)間前更新進(jìn)度，逾期未完成需在群內(nèi)說(shuō)明原因。（四）文件與知識(shí)管理文件存儲(chǔ)文件需分類(lèi)存儲(chǔ)至指定目錄（如“部門(mén)文件-項(xiàng)目名稱(chēng)-文件類(lèi)型”），命名規(guī)則：“日期-版本號(hào)-文件名”（如“20231027-V1.0-產(chǎn)品需求說(shuō)明書(shū)”）；重要文件（如合同、方案）需設(shè)置“僅編輯”權(quán)限，非經(jīng)授權(quán)不得修改。知識(shí)共享部門(mén)工作手冊(cè)、項(xiàng)目總結(jié)等知識(shí)文檔，需至平臺(tái)“知識(shí)庫(kù)”并設(shè)置“部門(mén)可見(jiàn)”，定期更新（每季度至少一次）；員工可對(duì)知識(shí)文檔評(píng)論、提問(wèn)，文檔維護(hù)人需在3個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)。三、模板示例模板一：權(quán)限申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)權(quán)限申請(qǐng)事由審批人審批結(jié)果研發(fā)部*小明項(xiàng)目數(shù)據(jù)查看權(quán)限查看測(cè)試用例數(shù)據(jù)*張經(jīng)理同意市場(chǎng)部*小紅部門(mén)文件編輯權(quán)限更新市場(chǎng)推廣方案*李經(jīng)理同意模板二：會(huì)議創(chuàng)建信息會(huì)議主題時(shí)間（年/月/日時(shí):分）參與人員議程（1.2.3…）發(fā)起人APP迭代項(xiàng)目周會(huì)2023/10/2714:00-15:00、、*1.上周進(jìn)度匯報(bào)2.當(dāng)前問(wèn)題討論3.下周計(jì)劃安排*模板三：會(huì)議紀(jì)要與任務(wù)分配會(huì)議主題日期關(guān)鍵討論點(diǎn)決議事項(xiàng)任務(wù)負(fù)責(zé)人截止時(shí)間完成狀態(tài)APP迭代項(xiàng)目周會(huì)2023/10/27測(cè)試進(jìn)度滯后2天增加測(cè)試人員*2023/10/30進(jìn)行中用戶(hù)反饋界面交互問(wèn)題設(shè)計(jì)部?jī)?yōu)化UI*2023/11/05未開(kāi)始四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）信息安全與合規(guī)禁止在平臺(tái)發(fā)布與工作無(wú)關(guān)的敏感信息（如公司未公開(kāi)戰(zhàn)略、員工個(gè)人隱私）；不得利用平臺(tái)從事違法違規(guī)活動(dòng)（如傳播謠言、商業(yè)詆毀），賬號(hào)僅限本人使用，禁止出借或共用；平臺(tái)聊天記錄、文件需定期備份（IT部每月備份一次），離職員工賬號(hào)由IT部立即停用并導(dǎo)出個(gè)人數(shù)據(jù)。（二）溝通禮儀與效率工作時(shí)間（如9:00-18:00）內(nèi)，需及時(shí)響應(yīng)工作消息（一般不超過(guò)2小時(shí)），非工作時(shí)間非緊急事務(wù)避免發(fā)送消息；溝通時(shí)需保持專(zhuān)業(yè)、禮貌，避免使用攻擊性語(yǔ)言或情緒化表達(dá)，爭(zhēng)議問(wèn)題優(yōu)先通過(guò)電話(huà)或當(dāng)面溝通；重要決策或通知需通過(guò)平臺(tái)“公告”或“任務(wù)”模塊發(fā)布，避免僅依賴(lài)口頭傳達(dá)。（三）平臺(tái)維護(hù)與優(yōu)化IT部需每季度收集平臺(tái)使用反饋，優(yōu)化功能（如簡(jiǎn)化審批流程、增加數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)