公司零星采購審批流程規(guī)范指南在企業(yè)運(yùn)營中，零星采購作為補(bǔ)充性物資或服務(wù)獲取的重要方式，其流程的規(guī)范與否直接影響采購效率、成本控制及合規(guī)性。為明確零星采購各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)、厘清審批權(quán)責(zé)，特制定本指南，供各部門參照執(zhí)行。一、零星采購的定義與范圍零星采購指單次采購金額較低、采購頻次相對分散、無固定采購計(jì)劃的物資（如辦公耗材、臨時(shí)設(shè)備配件）或服務(wù)（如臨時(shí)運(yùn)維、單次會務(wù)支持）采購行為。具體范圍由公司《采購管理辦法》結(jié)合實(shí)際需求動態(tài)界定，原則上不包含納入年度集采計(jì)劃的項(xiàng)目。二、審批流程總覽零星采購遵循“申請-初審-采購-驗(yàn)收-報(bào)銷”的閉環(huán)管理流程，各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，需確保責(zé)任清晰、痕跡可溯：1.申請發(fā)起：需求部門指定經(jīng)辦人提交采購申請，明確需求背景、預(yù)算及交付要求；2.部門初審：部門負(fù)責(zé)人對需求合理性、預(yù)算合規(guī)性進(jìn)行審核；3.采購執(zhí)行：通過合規(guī)采購方式完成物資/服務(wù)采購，留存過程憑證；4.驗(yàn)收確認(rèn)：需求部門或指定驗(yàn)收人核驗(yàn)交付結(jié)果，簽署驗(yàn)收意見；5.報(bào)銷結(jié)算：經(jīng)辦人憑完整資料發(fā)起報(bào)銷，財(cái)務(wù)部門復(fù)核后完成付款。三、各環(huán)節(jié)操作規(guī)范（一）采購申請發(fā)起經(jīng)辦人要求：需求部門需指定熟悉業(yè)務(wù)需求的人員作為經(jīng)辦人，確保采購申請內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。申請單內(nèi)容：需包含采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號（或服務(wù)內(nèi)容）、預(yù)估預(yù)算、交付時(shí)間、使用場景說明（如“因XX項(xiàng)目臨時(shí)需求，需采購XX配件”）。附件要求：若涉及市場詢價(jià)，需附至少2家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單（含品牌、型號、單價(jià)、質(zhì)保期等）；若為獨(dú)家供應(yīng)或緊急需求，需附《特殊采購說明》，說明無法比價(jià)的原因及合理性。（二）部門初審要點(diǎn)部門負(fù)責(zé)人需從“必要性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性”三方面審核：必要性：判斷采購是否為業(yè)務(wù)開展必需，是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)撥、暫緩采購）；合規(guī)性：核對預(yù)算是否在部門年度/季度預(yù)算額度內(nèi)，需求描述是否符合公司采購政策（如禁止采購的品類）；經(jīng)濟(jì)性：對比報(bào)價(jià)單合理性，若預(yù)算超常規(guī)（如同類物資價(jià)格漲幅明顯），需要求經(jīng)辦人補(bǔ)充市場調(diào)研說明。初審?fù)ㄟ^后，部門負(fù)責(zé)人在申請單簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至采購執(zhí)行環(huán)節(jié)；若駁回，需注明駁回理由（如“需求可通過內(nèi)部調(diào)配滿足，暫緩采購”），退回經(jīng)辦人優(yōu)化。（三）采購執(zhí)行規(guī)范采購方式選擇：小額物資/服務(wù)：可由經(jīng)辦人在公司合格供應(yīng)商庫中選擇供應(yīng)商，或通過“貨比三家”自主采購（需留存比價(jià)記錄）；特殊需求（如定制服務(wù)、獨(dú)家供應(yīng)）：需簽訂采購合同，明確交付標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等，合同需經(jīng)法務(wù)或風(fēng)控部門備案（若金額達(dá)到公司合同審批標(biāo)準(zhǔn)）。過程管理：經(jīng)辦人需留存采購溝通記錄（如郵件、微信記錄）、付款憑證（如轉(zhuǎn)賬截圖），確保采購行為可追溯；若采購過程中需調(diào)整預(yù)算或需求，需重新發(fā)起申請并說明變更原因。（四）驗(yàn)收與報(bào)銷管理驗(yàn)收要求：需求部門需在物資交付或服務(wù)完成后3個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，填寫《零星采購驗(yàn)收單》，注明“驗(yàn)收合格”或“不合格”及具體問題（如“設(shè)備配件型號不符，無法安裝”）。驗(yàn)收不合格的，需啟動退換貨或索賠流程，待問題解決后再行驗(yàn)收。報(bào)銷材料：經(jīng)辦人需整理以下資料提交財(cái)務(wù)：經(jīng)審批的《零星采購申請單》；正規(guī)發(fā)票（需與采購內(nèi)容、金額一致，開票信息符合公司要求）；《零星采購驗(yàn)收單》；采購合同（若有）、付款憑證（如銀行回單）、報(bào)價(jià)單（若有）。財(cái)務(wù)復(fù)核：財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核發(fā)票合規(guī)性、資料完整性、金額一致性，確認(rèn)無誤后完成報(bào)銷付款；若發(fā)現(xiàn)問題（如發(fā)票抬頭錯(cuò)誤、驗(yàn)收單未簽字），退回經(jīng)辦人補(bǔ)充完善。四、審批權(quán)限與決策標(biāo)準(zhǔn)零星采購審批權(quán)限根據(jù)采購類型、預(yù)算金額分層級管理（具體金額閾值以公司《采購授權(quán)書》為準(zhǔn)）：小額采購：部門負(fù)責(zé)人終審，重點(diǎn)把控需求合理性；中額采購：分管領(lǐng)導(dǎo)終審，需評估采購對部門業(yè)務(wù)的支撐價(jià)值；大額或特殊采購：總經(jīng)理（或董事會）終審，需結(jié)合公司戰(zhàn)略、資金規(guī)劃綜合決策。決策過程中，審批人需重點(diǎn)關(guān)注：采購是否符合公司“降本增效”目標(biāo)；供應(yīng)商選擇是否遵循“合規(guī)、優(yōu)質(zhì)、低價(jià)”原則；緊急采購是否履行“先申請后采購”的特批流程（如突發(fā)設(shè)備故障需臨時(shí)采購配件，需事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全申請資料）。五、監(jiān)督與優(yōu)化機(jī)制定期審計(jì)：內(nèi)審部門每季度抽取10%的零星采購項(xiàng)目進(jìn)行合規(guī)性審計(jì)，重點(diǎn)檢查“申請-采購-驗(yàn)收-報(bào)銷”全流程資料完整性、審批合規(guī)性，審計(jì)結(jié)果納入部門績效考核；流程優(yōu)化：各部門可通過“采購流程優(yōu)化建議表”反饋問題（如審批效率低、供應(yīng)商庫不足），采購管理部門每半年匯總分析，對流程進(jìn)行迭代優(yōu)化（如簡化小額采購審批環(huán)節(jié)、擴(kuò)充合格供應(yīng)商庫）。六、常見問題處理指引1.緊急采購如何操作？因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、安全生產(chǎn)需求）需緊急采購的，可先經(jīng)部門負(fù)責(zé)人口頭同意后實(shí)施采購，但需在采購?fù)瓿珊?4小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全《零星采購申請單》及相關(guān)說明，注明“緊急采購”事由，否則財(cái)務(wù)有權(quán)拒絕報(bào)銷。2.重復(fù)采購如何避免？各部門需建立“零星采購臺賬”，記錄已采購物資/服務(wù)的名稱、型號、供應(yīng)商、價(jià)格、使用周期等信息，經(jīng)辦人發(fā)起申請前需查閱臺賬，避免重復(fù)采購；采購管理部門每季度發(fā)布“重復(fù)采購預(yù)警清單”，提醒各部門關(guān)注。3.發(fā)票不合規(guī)怎么辦？若收到不合規(guī)發(fā)票（如抬頭錯(cuò)誤、稅率不符），經(jīng)辦人需在3個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商重新開具，否則財(cái)務(wù)不予報(bào)銷；若供應(yīng)商無法重開，需說明原因并提供替代證明（如供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、付款流水），經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后可特殊處理。附件（參考