PAGE采購規(guī)范合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購合同管理，規(guī)范采購行為，防范采購風險，維護公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的采購合同管理活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等各類采購合同。（三）基本原則1.合法性原則：采購合同的簽訂、履行必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.公平公正原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，不得利用優(yōu)勢地位或?qū)Ψ搅觿葜\取不當利益。3.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.效益原則：采購合同管理應(yīng)注重提高采購效益，降低采購成本，確保采購物資和服務(wù)符合公司需求。二、采購合同的簽訂（一）采購計劃與預算1.各部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提前制定采購計劃，并報相關(guān)領(lǐng)導審批。采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等內(nèi)容。2.采購預算應(yīng)根據(jù)采購計劃編制，明確采購項目的資金來源和預算金額。采購預算應(yīng)嚴格控制在公司下達的預算指標范圍內(nèi)，如需調(diào)整，應(yīng)按規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商評估與選擇機制，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面進行綜合評估。評估結(jié)果應(yīng)作為選擇供應(yīng)商的依據(jù)。2.定期對供應(yīng)商進行考核，考核內(nèi)容包括合同履行情況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施，如警告、暫停合作、終止合作等。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保信息的準確性和完整性。（三）合同談判與簽訂1.采購部門應(yīng)在選定供應(yīng)商后，組織相關(guān)部門與供應(yīng)商進行合同談判。談判內(nèi)容應(yīng)包括合同條款、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等方面。談判結(jié)果應(yīng)形成談判紀要，作為合同簽訂的依據(jù)。2.合同文本應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，并根據(jù)采購項目的特點和實際情況進行細化和明確。3.合同簽訂前，應(yīng)進行合法性審查。審查內(nèi)容包括合同主體資格、合同條款的合法性、合同形式的合規(guī)性等方面。未經(jīng)合法性審查或?qū)彶椴缓细竦暮贤坏煤炗啞?.合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送相關(guān)部門備案。備案部門應(yīng)妥善保管合同副本，并建立合同臺賬，記錄合同的簽訂、履行、變更、終止等情況。三、采購合同的履行（一）合同執(zhí)行與跟蹤1.采購部門應(yīng)按照合同約定，及時向供應(yīng)商下達訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。訂單內(nèi)容應(yīng)與合同條款一致，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標準等要求。2.供應(yīng)商應(yīng)按照訂單要求，按時、按質(zhì)、按量交付采購物資或服務(wù)。采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的交貨情況進行檢查和評估，確保供應(yīng)商嚴格履行合同義務(wù)。3.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或糾紛，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取有效措施解決問題，避免損失擴大。如協(xié)商不成，應(yīng)及時按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，通過法律途徑解決糾紛。（二）驗收管理1.采購物資或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等方面。驗收合格后，應(yīng)出具驗收報告。2.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資或服務(wù)不符合合同約定的要求，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行整改或退換貨。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改或退換貨，并重新組織驗收。3.驗收報告應(yīng)作為支付貨款的依據(jù)之一。采購部門應(yīng)按照合同約定和驗收報告，及時辦理貨款支付手續(xù)。（三）變更與解除1.在合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更或解除合同的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、時間等要求。2.變更或解除合同的協(xié)議簽訂后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并按照協(xié)議要求辦理相關(guān)手續(xù)。如涉及貨款支付、物資退換貨等問題，應(yīng)按照協(xié)議約定進行處理。四、采購合同的風險管理（一）風險識別與評估1.建立采購合同風險識別與評估機制，定期對采購合同進行風險識別和評估。風險識別應(yīng)包括合同主體風險、合同條款風險、合同履行風險、合同變更與解除風險等方面。2.風險評估應(yīng)根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行等級劃分。風險等級分為高風險、中風險、低風險三個等級。對于高風險和中風險的合同，應(yīng)采取有效的風險應(yīng)對措施。（二）風險應(yīng)對措施1.對于合同主體風險，應(yīng)加強對供應(yīng)商的資質(zhì)審查和信用評估，選擇信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商簽訂合同。2.對于合同條款風險，應(yīng)加強合同條款的審核和把關(guān)，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、具體。同時，應(yīng)在合同中約定爭議解決方式，如仲裁或訴訟等。3.對于合同履行風險，應(yīng)加強合同執(zhí)行與跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。同時，應(yīng)建立應(yīng)急預案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的不可抗力或其他突發(fā)事件。4.對于合同變更與解除風險，應(yīng)嚴格按照合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定，辦理合同變更與解除手續(xù)。同時，應(yīng)加強對合同變更與解除的審核和監(jiān)督，確保變更與解除的合法性和合理性。五、采購合同的檔案管理（一）檔案收集與整理1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本及相關(guān)資料收集整理，移交公司檔案管理部門。相關(guān)資料包括談判紀要、驗收報告、支付憑證等。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對采購合同檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。整理后的檔案應(yīng)便于查閱和保管。（二）檔案保管與查閱1.檔案管理部門應(yīng)建立采購合同檔案保管制度，明確檔案保管的期限、保管方式及保管要求等內(nèi)容。采購合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全和完整。同時，應(yīng)建立檔案查閱登記制度，嚴格控制檔案的查閱范圍和查閱手續(xù)。3.因工作需要查閱采購合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自涂改、復印、抽取檔案資料。（三）檔案銷毀1.采購合同檔案保管期滿后，檔案管理部門應(yīng)按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定，對檔案進行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進行，確保銷毀檔案的準確性和合法性。2.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報相關(guān)領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門組織銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購合同管理情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購合同的簽訂、履行、風險管理、檔案管理等方面。2.監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或違規(guī)行為，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。整改情況應(yīng)及時向公司領(lǐng)導匯報。（二）考核評價1.建立采購合同管理考核評價機制，對采購部門及相關(guān)人員的采購合同管理工作進行考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括采購合同的簽訂質(zhì)量、履行情況、風險管理效果、檔案管理水平等方面。2.考核評價結(jié)果應(yīng)作為采購部門及相關(guān)