PAGE規(guī)范機(jī)關(guān)行文制度總則目的為了確保公司/組織行文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，促進(jìn)公司/組織內(nèi)部溝通與協(xié)作，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本機(jī)關(guān)行文制度。適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各層級(jí)之間的公文往來(lái)，包括但不限于請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函、會(huì)議紀(jì)要等各類公文?；驹瓌t1.合法性原則：行文必須符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得與法律法規(guī)相抵觸。2.準(zhǔn)確性原則：公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義。3.時(shí)效性原則：公文應(yīng)及時(shí)處理，確保信息傳遞的及時(shí)性和有效性，避免延誤工作。4.規(guī)范性原則：公文格式、行文規(guī)則、語(yǔ)言表達(dá)等應(yīng)符合規(guī)范要求，保持統(tǒng)一和一致。行文規(guī)則行文關(guān)系1.公司/組織內(nèi)部各部門之間應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)和工作需要，按照隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系行文。2.上行文應(yīng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)以抄送形式。下行文可以主送多個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)。3.同級(jí)機(jī)關(guān)之間一般用函行文，確有必要時(shí)也可用通知等形式行文。行文內(nèi)容要求1.請(qǐng)示：應(yīng)一文一事，不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。請(qǐng)示應(yīng)寫明請(qǐng)示緣由、事項(xiàng)和要求，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了。2.報(bào)告：應(yīng)內(nèi)容真實(shí)，重點(diǎn)突出，實(shí)事求是地反映情況。報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。3.通知：應(yīng)明確通知事項(xiàng)、執(zhí)行要求和期限等，語(yǔ)言準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔。4.函：應(yīng)根據(jù)不同的函件類型，準(zhǔn)確表達(dá)函的目的和內(nèi)容，語(yǔ)言得體、規(guī)范。行文程序1.擬稿：公文擬稿人應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)要求，認(rèn)真撰寫公文內(nèi)容。擬稿應(yīng)符合本制度的各項(xiàng)要求，確保公文質(zhì)量。2.審核：擬稿完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及格式的規(guī)范性等。審核通過后，由擬稿人在公文上簽字確認(rèn)。3.會(huì)簽：涉及多個(gè)部門的公文，應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，提出意見和建議，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)簽。4.簽發(fā)：經(jīng)審核和會(huì)簽后的公文，應(yīng)提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，簽署明確的意見和姓名。5.編號(hào)：公文簽發(fā)后，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保公文編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。6.印發(fā)：辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見和編號(hào)，對(duì)公文進(jìn)行排版、校對(duì)，然后印發(fā)。印發(fā)時(shí)應(yīng)確保公文格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。公文格式一般格式1.用紙：公文用紙一般采用A4型紙，幅面尺寸為210mm×297mm。2.字體和字號(hào)：標(biāo)題一般用二號(hào)宋體字，正文一般用三號(hào)仿宋體字，如有小標(biāo)題，小標(biāo)題一般用三號(hào)黑體字。3.排版：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm。特定格式要求1.版頭：包括公司/組織標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等內(nèi)容。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。2.主體：包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等內(nèi)容。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。主送機(jī)關(guān)應(yīng)頂格寫在標(biāo)題下空一行位置，正文應(yīng)段落分明，層次清晰。附件說明應(yīng)在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章應(yīng)端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。附注應(yīng)居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。附件應(yīng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用三號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。3.版記：包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等內(nèi)容。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期應(yīng)編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。公文處理收文處理1.簽收：辦公室收到外來(lái)公文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收登記。簽收時(shí)應(yīng)檢查公文的包裝、數(shù)量等是否完好。2.登記：對(duì)簽收的公文進(jìn)行詳細(xì)登記，包括公文的編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)等信息。3.初審：辦公室對(duì)收到的公文進(jìn)行初審，審核公文的格式、內(nèi)容等是否符合要求。初審合格的公文，按照規(guī)定程序進(jìn)行傳閱、辦理。初審不合格或者不屬于本公司/組織職權(quán)范圍的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說明理由。4.傳閱：根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要，確定公文的傳閱范圍。傳閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的順序進(jìn)行，確保公文傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。傳閱人應(yīng)在公文傳閱單上簽字，注明傳閱日期。5.承辦：承辦部門或人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作要求，認(rèn)真辦理公文。辦理結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給辦公室。需要回復(fù)的公文，應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求進(jìn)行回復(fù)。6.催辦：辦公室對(duì)公文承辦情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保公文按時(shí)辦理完畢。催辦過程中應(yīng)及時(shí)了解承辦進(jìn)展情況，對(duì)延誤辦理的情況進(jìn)行督促和協(xié)調(diào)。7.答復(fù)：公文辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)及時(shí)將辦理結(jié)果答復(fù)來(lái)文單位。答復(fù)應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，符合公文處理的要求。發(fā)文處理1.復(fù)核：公文印發(fā)前，辦公室應(yīng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、格式等進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核無(wú)誤后，方可印發(fā)。2.登記：對(duì)發(fā)文進(jìn)行登記，包括公文的編號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等信息。3.印制：辦公室按照復(fù)核后的公文內(nèi)容和格式要求進(jìn)行印制。印制過程中應(yīng)確保公文質(zhì)量，字跡清晰，排版規(guī)范。4.核發(fā)：公文印制完畢后，辦公室對(duì)公文的文字、格式、印刷質(zhì)量等進(jìn)行檢查核對(duì)。核發(fā)無(wú)誤后，在公文上加蓋印章，然后進(jìn)行分發(fā)。歸檔與保管1.歸檔：公文辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)及時(shí)將公文整理歸檔。歸檔的公文應(yīng)齊全完整，符合檔案管理的要求。