PAGE公函公章管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公函和公章的管理，確保公函的規(guī)范使用和公章的安全保管與正確使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在涉及公司公函往來和公章使用的各項(xiàng)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則公函和公章的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保所有行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則公函的格式、內(nèi)容、審批流程以及公章的使用方式等都應(yīng)遵循規(guī)范的程序和標(biāo)準(zhǔn)，保證文件的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。3.安全性原則加強(qiáng)對公函和公章的保管，防止丟失、被盜用或?yàn)E用，確保公司信息安全和利益不受損害。4.責(zé)任性原則明確公函和公章使用過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任，做到責(zé)任到人，對違規(guī)行為追究相應(yīng)責(zé)任。二、公函管理規(guī)范（一）公函定義及范圍公函是公司與外部單位或個(gè)人進(jìn)行正式溝通、聯(lián)系工作、商洽事務(wù)、表達(dá)意見等所使用的具有法律效力的書面文件。包括但不限于商務(wù)信函、通知、請示、報(bào)告、合同協(xié)議等各類公文。（二）公函格式規(guī)范1.頁面設(shè)置一般采用A4紙，上下邊距為2.54厘米，左右邊距為3.17厘米。2.字體字號標(biāo)題一般用二號宋體加粗，正文用三號仿宋體，一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用三號楷體加粗，落款及日期用三號仿宋體。3.編號規(guī)則公函應(yīng)按照一定的編號規(guī)則進(jìn)行編號，編號格式為：[年份][部門代碼][序號]。例如：[2023][HR][001]，其中年份為完整的公元紀(jì)年，部門代碼由公司統(tǒng)一規(guī)定，序號為該部門當(dāng)年發(fā)出公函的順序號。4.內(nèi)容結(jié)構(gòu)標(biāo)題：準(zhǔn)確概括公函的主要內(nèi)容。主送單位：頂格書寫接收公函的單位名稱。正文：詳細(xì)闡述公函的主題、事項(xiàng)、要求等內(nèi)容，段落清晰，邏輯連貫。落款：寫明公司名稱，并加蓋公章。日期：公函發(fā)出的具體年月日。（三）公函起草與審核1.起草公函由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要負(fù)責(zé)起草。起草人應(yīng)確保公函內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，語言表達(dá)清晰、規(guī)范，符合公司的政策和利益。在起草過程中，需明確公函的目的、背景、依據(jù)以及具體的事項(xiàng)和要求，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。2.審核部門負(fù)責(zé)人審核公函起草完成后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。審核內(nèi)容包括公函的必要性、內(nèi)容準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性、語言表達(dá)以及與公司政策的一致性等方面。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真把關(guān)，提出修改意見，確保公函質(zhì)量。法務(wù)審核涉及重要合同協(xié)議、重大事項(xiàng)決策、可能存在法律風(fēng)險(xiǎn)等公函，需提交法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)人員從法律角度對公函內(nèi)容進(jìn)行審查，確保其合法合規(guī)，避免潛在的法律糾紛。分管領(lǐng)導(dǎo)審核經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)審核通過的公函，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)情況，對公函的內(nèi)容和決策進(jìn)行全面審核，簽署審核意見。對于重大事項(xiàng)的公函，可能還需提交公司高層會(huì)議審議。（四）公函審批流程1.一般公函起草人填寫《公函審批表》，詳細(xì)注明公函的標(biāo)題、主送單位、正文內(nèi)容、附件等信息。將《公函審批表》及公函初稿提交部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人簽署審核意見后提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，公函進(jìn)入發(fā)文流程。2.重要公函對于涉及金額較大、影響范圍廣、政策敏感性強(qiáng)等重要公函，除上述流程外，還需經(jīng)過公司高層會(huì)議審議。起草部門提前準(zhǔn)備詳細(xì)的匯報(bào)材料，包括公函的背景、目的、主要內(nèi)容、風(fēng)險(xiǎn)評估、預(yù)期效果等。在公司高層會(huì)議上，由起草人進(jìn)行匯報(bào)，參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論和決策。根據(jù)會(huì)議決議，對公函進(jìn)行修改完善后，按照審批流程繼續(xù)推進(jìn)。（五）公函發(fā)文與歸檔1.發(fā)文公函經(jīng)審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號、排版、打印，并加蓋公章。行政部門按照公函上注明的主送單位地址，通過郵寄、專人送達(dá)或電子公文系統(tǒng)等方式進(jìn)行發(fā)送。發(fā)送時(shí)應(yīng)做好登記記錄，包括公函編號、發(fā)送時(shí)間、送達(dá)單位、簽收人等信息。對于重要公函或需要對方簽收確認(rèn)的公函，行政部門應(yīng)要求對方在《公函簽收單》上簽字蓋章，并及時(shí)收回存檔。2.歸檔公函發(fā)出后，行政部門應(yīng)及時(shí)將公函的原件、審批表、簽收單等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。歸檔資料應(yīng)按照公函編號順序進(jìn)行存放，便于查閱和追溯。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案，將公函的電子文檔進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并便于檢索和管理。三、公章管理規(guī)范（一）公章種類及用途1.公司公章公司公章是公司對外行使權(quán)力的象征，用于各類重要文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書等的簽署，代表公司的正式意思表示。2.法定代表人章法定代表人章主要用于特定的文件簽署或辦理某些需要法定代表人身份確認(rèn)的事項(xiàng)，如銀行開戶、稅務(wù)登記等。3.財(cái)務(wù)專用章財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)往來結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。4.合同專用章合同專用章專門用于簽訂各類合同協(xié)議，明確公司在合同中的權(quán)利和義務(wù)。（二）公章保管1.保管部門公司公章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管。法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章分別由法定代表人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、合同管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.保管要求公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，確保存放地點(diǎn)具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。保管人員應(yīng)妥善保管公章，不得隨意將公章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司辦公區(qū)域。如有特殊情況需要帶出，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并采取必要的安全措施，確保公章安全。保管人員應(yīng)定期對公章進(jìn)行檢查，確保公章的完整性和清晰度。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)立即向上級報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）公章使用審批1.申請使用公章時(shí)，申請人應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)注明申請使用公章的文件名稱、文號、使用目的、使用范圍、使用時(shí)間等信息，并附上相關(guān)文件的復(fù)印件。2.初審申請表提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核申請事項(xiàng)的真實(shí)性、必要性以及與公司業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，簽署初審意見。3.終審經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，申請表報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際情況，對申請事項(xiàng)進(jìn)行全面審查，決定是否批準(zhǔn)使用公章。對于重大事項(xiàng)或涉及金額較大的公章使用申請，可能還需提交公司高層會(huì)議審議。4.特殊情況審批在緊急情況下，如不立即使用公章將影響公司重大業(yè)務(wù)開展或造成重大損失時(shí)，可由申請人通過電話或其他緊急方式向分管領(lǐng)導(dǎo)請示，經(jīng)口頭同意后先使用公章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并將相關(guān)情況詳細(xì)記錄備案。（四）公章使用登記1.登記內(nèi)容公章使用時(shí)，保管人員應(yīng)在《公章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括申請日期、申請人、申請事項(xiàng)、文件名稱及文號、使用時(shí)間、批準(zhǔn)人等信息。2.登記要求登記信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，不得遺漏或涂改。每次使用公章后，保管人員應(yīng)及時(shí)更新登記簿，并確保登記簿的連續(xù)性和完整性。登記簿應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（五）公章使用監(jiān)督1.監(jiān)督部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對公章使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保公章使用符合規(guī)定程序和公司利益。2.監(jiān)督方式審計(jì)部門定期抽查《公章使用申請表》、《公章使用登記簿》等相關(guān)資料，核對申請事項(xiàng)與實(shí)際使用情況是否一致，審批流程是否合規(guī)。對重要合同協(xié)議、重大事項(xiàng)的公章使用進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，審查公章使用的必要性、合法性以及對公司利益的影響。通過與相關(guān)部門和人員溝通，了解公章使用過程中的實(shí)際情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。四、公函與公章使用違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.公函違規(guī)行為未經(jīng)審批擅自起草、發(fā)送公函。公函內(nèi)容虛假、錯(cuò)誤、誤導(dǎo)性或違反法律法規(guī)、公司政策。公函格式不規(guī)范，影響文件嚴(yán)肅性和權(quán)威性。未按照規(guī)定流程進(jìn)行公函審核、審批。公函編號混亂或重復(fù)使用編號。公函歸檔不及時(shí)、不完整或丟失。2.公章違規(guī)行為未經(jīng)審批擅自使用公章。超越審批范圍使用公章。以任何形式允許他人私自使用公章。公章保管不善，導(dǎo)致公章丟失、被盜用或損壞。未按規(guī)定進(jìn)行公章使用登記或登記信息不實(shí)。（二）違規(guī)處理措施1.警告對于初次發(fā)生且情節(jié)較輕的公函或公章使用違規(guī)行為，給予責(zé)任人警告處分，并責(zé)令其立即整改。2.罰款根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度和造成的損失，對責(zé)任人處以一定金額的罰款。罰款金額根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般在[X]元至[X]元之間。3.解除勞動(dòng)合同對于情節(jié)嚴(yán)重、多次違規(guī)或給公司造成重大損失的責(zé)任人，公司將與其解除勞動(dòng)合同，并依法追究其法律責(zé)任。4.賠償損失因公函或公章使用違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)實(shí)際損失情況確定，包括直接經(jīng)濟(jì)損失和間接經(jīng)濟(jì)損失。（三）責(zé)任追究1.直接責(zé)任人對違規(guī)行為直接負(fù)責(zé)的人員為直接責(zé)任人，應(yīng)承擔(dān)主要責(zé)任。公司將根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，按照上述處理措施對直接責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.間接責(zé)任人對于因管理不善、監(jiān)督不力等原因?qū)е逻`規(guī)行為發(fā)生的間接責(zé)任人，公司將視情節(jié)給予相應(yīng)的批評教育、警告或其他處分，并要求其采取措施加強(qiáng)管理，避免類似問題再次發(fā)生。3.連帶責(zé)任對于在公函或公章使用過程中存在共同違規(guī)行為的人員，應(yīng)承擔(dān)連帶責(zé)任。公司將根據(jù)各自