PAGE密件核查制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強公司密件管理，確保公司機密信息的安全，規(guī)范密件核查工作流程，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及密件處理的所有部門、崗位及人員。（三）基本原則1.合法性原則：密件核查工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保各項操作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：對密件的核查要準(zhǔn)確無誤，保證密件信息的真實性、完整性。3.保密性原則：在核查過程中，要嚴(yán)格保守密件內(nèi)容，防止信息泄露。4.及時性原則：及時開展密件核查工作，確保密件處理的時效性，避免因延誤造成損失。二、密件定義與分類（一）密件定義本制度所稱密件，是指公司在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的，涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等，依照法律法規(guī)及公司規(guī)定需要保密的文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表等各類載體。（二）密件分類1.絕密級密件：涉及公司核心商業(yè)機密、重大技術(shù)突破、關(guān)鍵財務(wù)數(shù)據(jù)等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重損失的信息。2.機密級密件：包含重要業(yè)務(wù)信息、客戶關(guān)鍵信息、部分技術(shù)資料等，泄露后會對公司業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生較大影響的信息。3.秘密級密件：涉及一般性業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理資料等，泄露可能對公司造成一定不利影響的信息。三、密件產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)（一）密件產(chǎn)生1.各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的密件，承辦人員應(yīng)及時進行標(biāo)識，并按照密級分類整理。2.密件應(yīng)明確標(biāo)注密級、保密期限、發(fā)放范圍等信息。（二）密件流轉(zhuǎn)1.密件在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)時，應(yīng)通過專門的文件傳輸系統(tǒng)或指定的專人傳遞，確保傳遞過程的安全性。2.接收密件的部門或人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)簽收，并對密件的完整性進行檢查。3.密件流轉(zhuǎn)過程中，涉及多個環(huán)節(jié)的，各環(huán)節(jié)經(jīng)手人員應(yīng)做好交接記錄，明確責(zé)任。四、密件核查職責(zé)分工（一）保密管理部門1.負責(zé)制定和完善密件核查制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.定期組織開展密件核查工作的培訓(xùn)與指導(dǎo)，提高相關(guān)人員的核查能力。3.對各部門密件核查工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)本部門產(chǎn)生密件的自查工作，確保密件的準(zhǔn)確性和保密性。2.在密件流轉(zhuǎn)過程中，按照規(guī)定進行相應(yīng)的核查操作，對流轉(zhuǎn)密件的真實性和完整性負責(zé)。3.配合保密管理部門開展對涉及本部門密件的專項核查工作。（三）信息技術(shù)部門1.保障密件傳輸系統(tǒng)和存儲設(shè)備的安全穩(wěn)定運行，防止因技術(shù)故障導(dǎo)致密件信息泄露。2.協(xié)助保密管理部門對電子密件進行技術(shù)核查，確保電子密件的安全性。（四）監(jiān)督審計部門1.對密件核查工作進行監(jiān)督審計，檢查核查工作是否符合制度要求和法律法規(guī)規(guī)定。2.對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進行調(diào)查處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、密件核查內(nèi)容與方法（一）核查內(nèi)容1.密級標(biāo)注準(zhǔn)確性：檢查密件是否按照規(guī)定準(zhǔn)確標(biāo)注密級、保密期限、發(fā)放范圍等。2.內(nèi)容完整性：核對密件內(nèi)容是否完整，有無缺頁、漏項等情況。3.流轉(zhuǎn)記錄真實性：審查密件流轉(zhuǎn)過程中的簽收、交接等記錄是否真實、準(zhǔn)確、完整。4.存儲安全性：檢查密件存儲環(huán)境是否安全，存儲設(shè)備是否采取必要的加密措施。5.知悉范圍合規(guī)性：確認接觸密件的人員是否在規(guī)定的知悉范圍內(nèi)。（二）核查方法1.文件審查：對密件的文本內(nèi)容、標(biāo)識等進行詳細審查。2.記錄核對：與密件流轉(zhuǎn)記錄、存儲記錄等進行逐一核對。3.技術(shù)檢測：利用信息技術(shù)手段對電子密件進行加密檢測、安全漏洞掃描等。4.人員訪談：與涉及密件處理的人員進行溝通，了解密件處理情況。六、密件核查流程（一）定期核查1.保密管理部門制定年度密件核查計劃，明確核查范圍、時間安排等。2.各部門按照核查計劃，對本部門的密件進行自查，并填寫自查報告。3.保密管理部門組織對各部門的自查情況進行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋并要求整改。（二）專項核查1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求、法律法規(guī)要求或出現(xiàn)的特定情況，保密管理部門啟動專項密件核查工作。2.成立專項核查小組，明確小組成員職責(zé)，制定核查方案。3.專項核查小組按照核查方案開展核查工作，收集相關(guān)證據(jù)，形成核查報告。4.針對專項核查中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見，督促相關(guān)部門進行整改，并跟蹤整改落實情況。（三）臨時核查1.當(dāng)接到密件可能存在問題的舉報或發(fā)現(xiàn)密件處理過程中有異常情況時，啟動臨時核查。2.臨時核查由保密管理部門牽頭，相關(guān)部門配合，迅速開展核查工作，查明原因，采取相應(yīng)措施。七、密件核查結(jié)果處理（一）整改要求1.對于核查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)制定詳細的整改計劃，明確整改措施、整改期限和責(zé)任人。2.整改計劃應(yīng)報保密管理部門審核備案，確保整改工作按要求進行。（二）整改跟蹤1.保密管理部門負責(zé)對整改情況進行跟蹤檢查，定期了解整改工作進展。2.整改責(zé)任人應(yīng)及時向保密管理部門匯報整改情況，直至問題整改完畢。（三）責(zé)任追究1.對因工作失誤或故意違規(guī)導(dǎo)致密件出現(xiàn)問題的人員，按照公司相關(guān)規(guī)定進行責(zé)任追究。2.責(zé)任追究方式包括批評教育、警告、罰款、降職、辭退等，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。八、密件銷毀管理（一）銷毀條件1.密件超過保密期限或已失去使用價值，經(jīng)鑒定可以銷毀的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，密件不再需要留存的。（二）銷毀流程1.由使用部門提出密件銷毀申請，填寫銷毀申請表，注明密件名稱、數(shù)量、密級、銷毀原因等。申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報保密管理部門審批。保密管理部門對銷毀申請進行審查，批準(zhǔn)后出具銷毀通知單。2.使用部門按照銷毀通知單的要求，將密件送至指定的銷毀場所。銷毀場所應(yīng)具備保密、安全的條件，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保密件信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。3.銷毀完成后，銷毀人員和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字確認，銷毀記錄由保密管理部門存檔。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.保密管理部門定期組織密件核查制度及相關(guān)知識的培訓(xùn)，提高員工的保密意識和核查能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括密件定義、分類、核查流程、責(zé)任追究等方面，采用集中授課、案例分析、實地操作等多種形式。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部刊物、宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)平臺等渠