PAGE集中打印點管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司集中打印點的管理，規(guī)范打印行為，提高打印設備的使用效率，降低辦公成本，確保打印工作的安全、有序進行，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有集中打印點的使用與管理，包括但不限于各部門辦公室、會議室、公共區(qū)域等設置的打印設備。（三）基本原則1.節(jié)約高效原則：鼓勵員工合理使用打印資源，減少不必要的打印浪費，提高打印設備的使用效率，降低公司辦公成本。2.安全規(guī)范原則：確保打印設備的正常運行和使用安全，規(guī)范打印操作流程，防止因不當操作引發(fā)安全事故。3.責任明確原則：明確各部門及相關人員在集中打印點管理中的職責，做到責任到人，確保各項管理措施得到有效落實。二、打印設備管理（一）設備配置1.根據(jù)公司各部門的工作需求，合理配置打印設備，包括打印機、復印機、傳真機等。設備選型應綜合考慮性能、價格、耗材成本等因素，確保滿足工作要求的同時，降低采購和使用成本。2.建立打印設備臺賬，詳細記錄設備的型號、規(guī)格、購置時間、使用部門、維護保養(yǎng)情況等信息，以便對設備進行跟蹤管理。（二）設備放置1.集中打印點應設置在方便員工使用且相對獨立的區(qū)域，避免影響其他工作區(qū)域的正常辦公秩序。2.打印設備應放置在平穩(wěn)、干燥、通風良好的位置，周圍應保持整潔，不得堆放雜物，確保設備散熱良好，延長使用壽命。（三）設備維護1.制定打印設備維護計劃，定期對設備進行清潔、保養(yǎng)、檢查和維修，確保設備正常運行。維護計劃應包括設備的日常清潔、定期更換耗材、設備故障排查與維修等內(nèi)容。2.配備專業(yè)的設備維護人員或指定專人負責設備維護工作，維護人員應具備一定的設備維修技能和經(jīng)驗，能夠及時處理設備出現(xiàn)的故障問題。3.建立設備維修檔案，記錄每次設備維修的時間、故障原因、維修內(nèi)容、維修人員等信息，以便對設備維修情況進行跟蹤和分析。（四）設備更新與報廢1.根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和打印設備的使用情況，適時對設備進行更新?lián)Q代，確保打印設備的性能和功能能夠滿足公司日益增長的工作需求。2.對于已達到使用年限、損壞無法修復或維修成本過高的打印設備，按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行報廢處理。報廢設備應及時清理，并做好相關資產(chǎn)核銷手續(xù)。三、打印耗材管理（一）耗材采購1.建立打印耗材采購管理制度，明確采購流程和審批權限。采購人員應根據(jù)各部門的打印需求和庫存情況，定期采購打印耗材，確保耗材供應充足。2.選擇具有良好信譽和質(zhì)量保證的供應商，簽訂采購合同，明確耗材的品牌、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款，確保采購的耗材符合公司使用要求。3.采購人員應及時掌握市場行情，對比不同供應商的產(chǎn)品價格和質(zhì)量，在保證耗材質(zhì)量的前提下，盡量降低采購成本。（二）耗材庫存管理1.設立專門的打印耗材庫存區(qū)域，對采購回來的耗材進行分類存放，建立庫存臺賬，詳細記錄耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、領用情況等信息。2.定期對耗材庫存進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量與臺賬記錄不符，應及時查明原因并進行處理。3.根據(jù)耗材的使用頻率和保質(zhì)期，合理控制庫存數(shù)量，避免因庫存積壓導致耗材過期浪費，同時也要防止因庫存不足影響正常打印工作。（三）耗材領用1.制定耗材領用制度，員工因工作需要領用打印耗材時，應填寫《耗材領用申請表》，注明領用耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到指定地點領取。2.倉庫管理人員應根據(jù)審批后的《耗材領用申請表》發(fā)放耗材，并在庫存臺賬上做好記錄。發(fā)放時應核對領用耗材的規(guī)格和數(shù)量，確保準確無誤。3.對于貴重或限量使用的耗材，如硒鼓、墨盒等，應實行限量領用制度，嚴格控制領用數(shù)量，避免浪費。四、打印流程規(guī)范（一）打印申請1.員工如需打印文件，應先在電腦上對文檔進行排版和校對，確保內(nèi)容準確無誤后，再提交打印申請。2.打印申請可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的紙質(zhì)申請表進行提交。在申請表中應注明打印文件的名稱、頁數(shù)、份數(shù)、打印顏色、紙張規(guī)格等信息。3.對于緊急文件的打印申請，應在申請表上注明“緊急”字樣，并提前與相關人員溝通協(xié)調(diào)，優(yōu)先安排打印。（二）打印審批1.根據(jù)公司的審批權限設置，對打印申請進行審批。一般情況下，普通文件的打印申請由部門負責人審批；重要文件或涉及金額較大的文件打印申請，需經(jīng)分管領導或總經(jīng)理審批。2.審批人員應認真審核打印申請的內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容存在問題或打印需求不合理，應及時與申請人溝通并提出修改意見。3.對于未經(jīng)審批或?qū)徟赐ㄟ^的打印申請，打印人員不得擅自進行打印。（三）打印操作1.打印人員接到已審批的打印申請后，應按照申請要求及時進行打印。在打印過程中，應注意觀察設備運行情況，如發(fā)現(xiàn)異常應及時停止打印并報告相關人員。2.打印人員應根據(jù)文件內(nèi)容和格式要求，合理設置打印參數(shù)，如紙張大小、打印方向、頁邊距、字體字號等，確保打印效果清晰、美觀。3.對于多頁文件的打印，應按照頁碼順序進行整理，避免出現(xiàn)錯頁、漏頁等情況。打印完成后，應及時將打印文件交給申請人，并在打印記錄上簽字確認。（四）打印后的處理1.員工領取打印文件后，應妥善保管，不得隨意丟棄或損壞。對于不再使用的打印文件，應按照公司文件管理規(guī)定進行分類整理和歸檔。2.打印過程中產(chǎn)生的廢紙、廢墨盒等耗材廢棄物，應按照公司環(huán)保要求進行分類回收和處理，不得隨意丟棄在辦公區(qū)域。3.定期對打印設備的廢紙收集箱進行清理，防止因廢紙堆積過多影響設備正常運行。五、費用管理（一）費用核算1.建立打印費用核算制度，對公司內(nèi)所有打印費用進行統(tǒng)一核算。打印費用包括打印設備購置費用、耗材采購費用、設備維護費用、水電費等。2.每月末，財務部門應根據(jù)各部門的打印申請記錄、耗材領用記錄、設備維護記錄等相關資料，對各部門的打印費用進行統(tǒng)計和核算，并編制打印費用報表。3.打印費用報表應詳細列出各部門當月的打印費用明細，包括打印文件的頁數(shù)、份數(shù)、耗材使用量、費用金額等信息，以便各部門了解本部門的打印費用支出情況。（二）費用分攤1.根據(jù)公司的組織架構和業(yè)務特點，制定合理的打印費用分攤方法。一般情況下，可按照部門人數(shù)、打印工作量等因素進行分攤。2.對于因特殊工作需要產(chǎn)生的大額打印費用，如項目投標文件打印、大型會議資料印刷等，可根據(jù)實際情況單獨核算，由相關項目或活動承擔費用。3.財務部門應在每月初將上月的打印費用分攤到各部門，并通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)或其他方式通知各部門負責人。各部門負責人應及時核對本部門的打印費用情況，如有疑問應及時與財務部門溝通。（三）費用控制1.各部門應加強對打印費用的控制，合理安排打印工作，減少不必要的打印浪費。部門負責人應定期對本部門的打印費用進行分析和總結，采取有效措施降低打印成本。2.公司將打印費用納入部門績效考核指標體系，對打印費用控制較好的部門給予一定的獎勵，對打印費用超支較多的部門進行相應的處罰。3.財務部門應定期對公司的打印費用進行分析和評估，根據(jù)費用支出情況提出優(yōu)化建議，為公司制定合理的打印費用預算提供依據(jù)。六、安全管理（一）設備安全1.打印設備操作人員應經(jīng)過專業(yè)培訓，熟悉設備的操作方法和安全注意事項，嚴格按照操作規(guī)程進行操作。2.定期對打印設備進行安全檢查，包括設備的電源線、數(shù)據(jù)線、插頭插座等是否完好，設備是否接地良好，設備周圍是否存在安全隱患等。如發(fā)現(xiàn)安全問題，應及時進行處理。3.在打印設備運行過程中，不得隨意插拔設備的電源線、數(shù)據(jù)線等，避免因操作不當引發(fā)設備故障或安全事故。（二）信息安全1.嚴格遵守公司的信息安全管理制度，對打印文件涉及的敏感信息進行保密。不得將公司機密文件在未經(jīng)授權的情況下進行打印或傳播。2.對于存儲在打印設備中的文件數(shù)據(jù)，應定期進行備份，防止因設備故障、數(shù)據(jù)丟失等原因造成信息損失。3.在打印涉及公司機密信息的文件時，應采取加密、水印等安全措施，確保文件內(nèi)容的安全性。（三）消防安全1.集中打印點應配備必要的消防設施和器材，如滅火器、消火栓等，并確保其處于良好的備用狀態(tài)。2.定期對消防設施和器材進行檢查和維護，確保其性能完好。同時，應組織員工進行消防安全培訓和演練，提高員工的消防安全意識和應急處置能力。3.嚴禁在集中打印點內(nèi)吸煙和使用明火，不得在設備周圍堆放易燃、易爆物品。如發(fā)現(xiàn)火災隱患，應及時報告并采取措施進行整改。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的監(jiān)督小組，負責對集中打印點的管理制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司辦公室、財務部門、審計部門等相關人員組成。2.監(jiān)督小組應定期對集中打印點的設備管理、耗材管理、打印流程、費用管理、安全管理等方面進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.鼓勵員工對集中打印點的管理工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或浪費現(xiàn)象，可向監(jiān)督小組或相關部門舉報。公司將對舉報屬實者給予一定的獎勵。（二）檢查內(nèi)容1.設備管理方面：檢查打印設備的配置、放置、維護、更新與報廢情況，是否符合公司規(guī)定和相關標準。查看設備臺賬記錄是否完整、準確，設備維護計劃是否得到有效執(zhí)行。2.耗材管理方面：檢查打印耗材的采購、庫存、領用情況。查看采購合同是否規(guī)范，庫存臺賬是否賬實相符，耗材領用是否按照規(guī)定流程進行審批和發(fā)放。3.打印流程方面：檢查打印申請、審批、操作及打印后處理環(huán)節(jié)是否規(guī)范。查看打印申請是否填寫完整、準確，審批流程是否符合規(guī)定，打印操作是否符合要求，打印文件是否妥善保管。4.費用管理方面：檢查打印費用的核算、分攤及控制情況。查看費用報表是否準確、完整，費用分攤方法是否合理，各部門對打印費用的控制措施是否有效。5.安全管理方面：檢查打印設備的安全、信息安全及消防安全情況。查看設備操作人員是否經(jīng)過培訓，設備是否存在安全隱患，信息安全措施是否落實到位，消防設施和器材是否完好有效。（三）檢查頻率1.監(jiān)督小組每月至少對集中打印點進行一次全面檢查，并形成檢查報告。檢查報告應詳細記錄檢查發(fā)現(xiàn)的問題、整改建議及整改期限等內(nèi)容。2.對于重點環(huán)節(jié)和關鍵部位，如打印設備的維護保養(yǎng)、敏感信息的打印管理等，應增加檢查頻率，確保管理措施得到有效落實。（四）整改要求1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責任部門應按照監(jiān)