PAGE電子合同規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司電子合同的管理流程，確保電子合同的簽訂、履行、存儲等環(huán)節(jié)符合法律法規(guī)及行業(yè)標準，保障公司合法權(quán)益，提高工作效率，促進公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在業(yè)務(wù)活動中涉及的電子合同管理，包括但不限于合同的起草、審批、簽署、執(zhí)行、變更、終止以及存檔等全過程。（三）基本原則1.合法性原則：電子合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)的強制性規(guī)定，確保合同的有效性和合法性。2.真實性原則：電子合同應(yīng)真實反映當(dāng)事人的真實意思表示，不得存在欺詐、脅迫等情形。3.完整性原則：電子合同的內(nèi)容應(yīng)完整，包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等，確保合同能夠全面履行。4.安全性原則：采取有效措施保障電子合同數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等風(fēng)險，確保合同信息的保密性、完整性和可用性。二、電子合同的定義與形式（一）定義電子合同是指平等主體的自然人、法人和其他組織之間通過電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等方式訂立的明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。（二）形式電子合同可以采用數(shù)據(jù)電文形式，包括但不限于電子簽名、電子印章、電子文檔等。數(shù)據(jù)電文應(yīng)符合《電子簽名法》等法律法規(guī)規(guī)定的書面形式要求，并能夠可靠地保持內(nèi)容完整、準確，且能夠被隨時調(diào)取查用。三、電子合同管理職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)發(fā)起電子合同的起草工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)要求。2.對合同條款進行審核，提出修改意見，并負責(zé)與對方當(dāng)事人就合同條款進行溝通協(xié)商。3.負責(zé)電子合同的簽署、履行、變更、終止等具體業(yè)務(wù)操作，并及時向相關(guān)部門反饋合同執(zhí)行情況。（二）法務(wù)部門1.參與電子合同的起草、審核工作，從法律角度對合同條款進行審查，提出法律意見和風(fēng)險防范建議。2.對電子合同糾紛進行處理，提供法律支持和解決方案。3.跟蹤法律法規(guī)及政策變化，及時調(diào)整公司電子合同管理制度，確保制度的合法性和有效性。（三）信息技術(shù)部門1.負責(zé)電子合同管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.提供電子合同簽署所需的技術(shù)支持，包括電子簽名、電子印章的制作與管理等。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門解決電子合同管理過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題。（四）檔案管理部門1.負責(zé)電子合同的存檔管理，制定電子合同存檔規(guī)范，確保合同數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。2.按照規(guī)定的期限和方式對電子合同進行存儲、備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.配合其他部門查詢、調(diào)閱電子合同檔案。四、電子合同的簽訂流程（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草電子合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方當(dāng)事人的基本信息、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。2.合同起草人應(yīng)確保合同文本語言規(guī)范、表述清晰，避免歧義。對于涉及公司重大利益或法律風(fēng)險較高的合同，應(yīng)提前與法務(wù)部門溝通，聽取法律意見。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門完成合同起草后，將合同文本提交至本部門負責(zé)人進行初審。初審主要審查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)實際需求、條款是否完整、表述是否準確等。2.初審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部門將合同文本提交至法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門從法律角度對合同條款進行審查，重點關(guān)注合同的合法性、有效性、風(fēng)險防范等方面，提出法律意見和修改建議。3.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，業(yè)務(wù)部門對合同文本進行修改完善。如雙方對審核意見存在爭議，由業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門共同協(xié)商解決。（三）合同簽署1.經(jīng)審核通過的電子合同，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)發(fā)起簽署流程。簽署前，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人已明確知曉合同內(nèi)容，并同意簽署。2.采用電子簽名方式簽署電子合同的，應(yīng)按照公司規(guī)定的電子簽名制作與使用流程進行操作。電子簽名應(yīng)符合法律法規(guī)規(guī)定的條件，具備真實性和可靠性。3.對于涉及公司重要業(yè)務(wù)或金額較大的合同，必要時可要求對方當(dāng)事人提供紙質(zhì)合同文本，并在紙質(zhì)合同上加蓋公章或簽字后，再進行電子合同的簽署。（四）合同發(fā)送與確認1.電子合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同發(fā)送給對方當(dāng)事人，并通過系統(tǒng)或其他方式通知對方進行確認。2.對方當(dāng)事人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)對合同進行確認，如確認合同條款無異議，應(yīng)按照合同約定履行相應(yīng)的義務(wù)。如對方對合同條款提出異議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方進行溝通協(xié)商，解決爭議。五、電子合同的履行與變更（一）合同履行1.合同雙方當(dāng)事人應(yīng)按照電子合同約定的內(nèi)容全面履行各自的義務(wù)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)密切跟蹤合同履行情況，及時掌握合同執(zhí)行進度，確保合同順利履行。2.在合同履行過程中，如發(fā)生需要變更合同內(nèi)容的情況，應(yīng)按照本制度規(guī)定的合同變更流程進行操作。變更后的合同應(yīng)重新進行審核、簽署。（二）合同變更1.合同履行過程中，因業(yè)務(wù)需要或其他原因需要變更合同內(nèi)容的，由業(yè)務(wù)部門提出變更申請，并填寫《電子合同變更申請表》。2.變更申請應(yīng)詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等。業(yè)務(wù)部門負責(zé)人對變更申請進行初審，初審?fù)ㄟ^后提交至法務(wù)部門進行法律審核。3.法務(wù)部門對變更申請進行法律審核，重點審查變更內(nèi)容是否符合法律法規(guī)規(guī)定、是否會對公司權(quán)益造成不利影響等。審核通過后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見與對方當(dāng)事人就變更事項進行協(xié)商，并簽訂變更協(xié)議。4.變更協(xié)議應(yīng)采用電子合同形式，按照本制度規(guī)定的合同簽訂流程進行簽署。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。六、電子合同的終止與解除（一）合同終止1.電子合同履行完畢后，合同權(quán)利義務(wù)即行終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時對合同履行情況進行總結(jié)，并通知相關(guān)部門。2.合同終止后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對合同進行存檔，并做好相關(guān)資料的整理和保管工作。（二）合同解除1.符合下列情形之一的，當(dāng)事人可以解除電子合同：因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；在履行期限屆滿之前，當(dāng)事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；當(dāng)事人一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；當(dāng)事人一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；法律規(guī)定的其他情形。2.合同解除應(yīng)按照法律法規(guī)規(guī)定的程序進行操作。解除合同的一方應(yīng)及時通知對方當(dāng)事人，并提供解除合同的相關(guān)證明文件。3.合同解除后，雙方應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定處理善后事宜，如結(jié)算款項、返還財產(chǎn)等。七、電子合同的存儲與保管（一）存儲方式1.公司采用電子合同管理系統(tǒng)對電子合同進行存儲，確保合同數(shù)據(jù)的集中管理和安全存儲。2.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對電子合同管理系統(tǒng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.電子合同的保管期限應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定和公司業(yè)務(wù)實際情況確定。一般情況下，重要合同的保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。2.對于涉及公司重大利益、法律糾紛等特殊情況的合同，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長，直至相關(guān)事項處理完畢。（三）查閱與調(diào)閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或調(diào)閱電子合同的，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進行申請。申請時應(yīng)注明查閱或調(diào)閱的合同名稱、原因、期限等信息。2.檔案管理部門對查閱或調(diào)閱申請進行審核，審核通過后，按照規(guī)定的權(quán)限和方式提供合同查閱或調(diào)閱服務(wù)。查閱或調(diào)閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露合同內(nèi)容。八、電子合同的安全管理（一）安全策略1.公司制定電子合同安全管理策略，明確安全管理目標、原則和措施，確保電子合同數(shù)據(jù)的安全性。2.安全管理策略應(yīng)包括但不限于網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制、備份恢復(fù)等方面的內(nèi)容。（二）技術(shù)措施1.信息技術(shù)部門采用先進的技術(shù)手段保障電子合同管理系統(tǒng)的安全運行，如防火墻、入侵檢測、防病毒軟件等。2.對電子合同數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的保密性和完整性。采用符合法律法規(guī)要求的電子簽名技術(shù)，確保電子合同的真實性和可靠性。（三）人員管理1.加強對涉及電子合同管理的人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，防止因人員失誤導(dǎo)致安全事故。2.明確電子合同管理各崗位人員的安全職責(zé)，簽訂保密協(xié)議，對違反安全規(guī)定的行為進行嚴肅處理。九、電子合同的風(fēng)險防范（一）法律風(fēng)險防范1.法務(wù)部門應(yīng)定期對公司電子合同進行法律審查，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的法律風(fēng)險。2.關(guān)注法律法規(guī)及政策變化，及時調(diào)整公司電子合同管理制度和業(yè)務(wù)操作流程，確保公司電子合同活動符合法律要求。3.在簽訂電子合同前，充分了解對方當(dāng)事人的主體資格、信用狀況等信息，降低合同履行過程中的法律風(fēng)險。（二）技術(shù)風(fēng)險防范1.信息技術(shù)部門應(yīng)加強對電子合同管理系統(tǒng)的維護和升級，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞，防止因技術(shù)故障導(dǎo)致合同數(shù)據(jù)丟失或泄露。2.定期對電子合同管理系統(tǒng)進行安全評估和檢測，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.建立應(yīng)急響應(yīng)機制，對可能出現(xiàn)的技術(shù)風(fēng)險制定應(yīng)急預(yù)案，及時處理突發(fā)事件，減少損失。（三）業(yè)務(wù)風(fēng)險防范1.業(yè)務(wù)部門在簽訂電子合同前，應(yīng)充分評估合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.加強對合同履行過程的跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利履行。3.建立合同糾紛處理機制，對可能出現(xiàn)的合同糾紛及時進行處理，維護公司合法權(quán)益。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立電子合同管理監(jiān)督小組，由法務(wù)部門、信息技術(shù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負責(zé)對公司電子合同管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.電子合同管理制度的執(zhí)行情況，包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。2.電子合同管理流程的規(guī)范性，如合同起草、審核、簽署、存儲等流程是否順暢，有無違規(guī)操作。3.電子合同數(shù)據(jù)的安全性，包括系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)加密、用戶認證等方面是否存在安全隱患。4.合同履行情況，是否按照合同約定全面履行義務(wù)，有無違約行為。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對公司電子合同管理工作進行全面檢查，檢查周期為每[X]月/季度/半年進行一次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，監(jiān)督小組不定期對電子合同管理的某個環(huán)節(jié)或某份合同進行抽查。3.專項檢查：針對電子合同管理中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險，開展專項檢查，深入分析原因，提出整改措施。（四）檢查結(jié)果處理1.監(jiān)督小組對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行記錄，并及時向相關(guān)部門反