PAGE關(guān)于規(guī)范收文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司收文管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在收文處理過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則確保收文能夠迅速傳遞至相關(guān)部門和人員，避免延誤，提高工作效率。2.準(zhǔn)確無誤原則準(zhǔn)確登記、傳遞文件內(nèi)容，防止信息錯(cuò)誤或遺漏，保證文件處理的質(zhì)量。3.安全保密原則妥善保管文件，防止文件丟失、泄露，確保公司信息安全。二、收文渠道及登記（一）收文渠道1.公司收發(fā)室負(fù)責(zé)接收外部來文，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.公司內(nèi)部各部門之間通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件等方式傳遞文件。（二）收文登記1.收發(fā)室收到外部來文后，應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)等。2.對于通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件等方式接收的文件，接收人應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)或郵件中進(jìn)行標(biāo)記，并記錄相關(guān)信息。三、文件分類與分發(fā)（一）文件分類1.按照文件性質(zhì)，可分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等。2.按照文件緊急程度，可分為特急文件、加急文件、平件文件。（二）文件分發(fā)1.根據(jù)文件內(nèi)容和部門職責(zé)，收發(fā)室將文件及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門。2.對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞至相關(guān)人員手中。3.部門收到文件后，應(yīng)及時(shí)安排專人進(jìn)行處理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋處理結(jié)果。四、文件處理（一）文件傳閱1.需要傳閱的文件，由收發(fā)室按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳遞。2.傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，并注明傳閱日期，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.傳閱完畢后，文件應(yīng)及時(shí)歸還收發(fā)室。（二）文件承辦1.承辦部門收到文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。2.對于需要多個(gè)部門協(xié)同辦理的文件，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，共同推進(jìn)文件辦理工作。3.承辦過程中，如遇問題或需要請示上級領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)及時(shí)溝通，確保文件辦理順利進(jìn)行。（三）文件催辦1.收發(fā)室負(fù)責(zé)對文件辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件按時(shí)完成。2.對于逾期未辦理的文件，收發(fā)室應(yīng)及時(shí)向承辦部門發(fā)出催辦通知，并記錄催辦情況。3.承辦部門應(yīng)向收發(fā)室說明原因，并盡快完成文件辦理工作。五、文件歸檔與保管（一）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。2.歸檔文件應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行排列，確保文件查找方便。3.歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，便于查閱和管理。（二）文件保管1.公司設(shè)立專門的檔案室，負(fù)責(zé)文件的保管工作。2.檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，確保文件的安全存放。3.對于重要文件，應(yīng)采取加密存儲、備份等措施，防止文件丟失或損壞。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案室，確保文件保管的安全性。六、文件借閱與查閱（一）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱文件名稱、借閱時(shí)間、借閱用途等。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，借閱人方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄文件內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還文件，檔案室應(yīng)進(jìn)行核對和簽收。（二）文件查閱1.公司員工因工作需要查閱文件的，可直接到檔案室查閱。2.查閱人應(yīng)遵守檔案室的管理制度，愛護(hù)文件，不得在文件上涂改標(biāo)記。3.如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。七、文件保密與安全（一）文件保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司機(jī)密的文件進(jìn)行保密。2.不得將文件內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，不得在公共場所談?wù)撐募C(jī)密內(nèi)容。3.對于因工作需要接觸機(jī)密文件的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（二）文件安全1.加強(qiáng)對文件傳遞、處理、保管等環(huán)節(jié)的安全管理，防止文件丟失、被盜、損壞等情況發(fā)生。2.定期對文件保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.如發(fā)生文件安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級報(bào)告。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對收文管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.定期對各部門收文處理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核評價(jià)1.將收文管理制度執(zhí)行情況納入部門和員工績效考核體系。2.對于在收文管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。3.對于違反收文管理制度的部門和員工，