PAGE董事會(huì)日常服務(wù)制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范董事會(huì)日常服務(wù)工作，確保董事會(huì)各項(xiàng)決策的順利執(zhí)行，提高公司治理水平，保障公司的穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司董事會(huì)及其下屬各專門委員會(huì)，以及與董事會(huì)日常服務(wù)相關(guān)的各部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、公司章程及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保董事會(huì)運(yùn)作合法合規(guī)。2.高效服務(wù)原則：以高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，保障董事會(huì)會(huì)議及各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，提高決策效率。3.保密原則：對(duì)董事會(huì)會(huì)議內(nèi)容、決策過(guò)程及相關(guān)文件資料嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、董事會(huì)會(huì)議服務(wù)（一）會(huì)議籌備1.會(huì)議通知根據(jù)董事會(huì)工作安排，提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程及參會(huì)人員名單。以書面、郵件或其他合適方式向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，確保通知內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、需準(zhǔn)備的文件資料等。對(duì)于臨時(shí)召開(kāi)的董事會(huì)會(huì)議，應(yīng)在最短時(shí)間內(nèi)通知到參會(huì)人員，并說(shuō)明會(huì)議緊急情況及相關(guān)要求。2.文件準(zhǔn)備根據(jù)會(huì)議議程，準(zhǔn)備相關(guān)文件資料，包括但不限于工作報(bào)告、議案說(shuō)明、財(cái)務(wù)報(bào)表、法律意見(jiàn)書等。對(duì)文件資料進(jìn)行審核，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式規(guī)范統(tǒng)一。將準(zhǔn)備好的文件資料提前分發(fā)給參會(huì)人員，如需紙質(zhì)文件，應(yīng)確保清晰可讀，并按照參會(huì)人員名單進(jìn)行排序裝訂。3.會(huì)議場(chǎng)地安排根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地，確保場(chǎng)地設(shè)施齊全、環(huán)境舒適、交通便利。提前對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、投影儀設(shè)置、茶水飲品準(zhǔn)備等，確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行。在會(huì)議場(chǎng)地設(shè)置明顯的指示標(biāo)識(shí)，引導(dǎo)參會(huì)人員順利到達(dá)會(huì)議室。（二）會(huì)議組織1.簽到管理在會(huì)議入口處設(shè)置簽到臺(tái)，安排專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員簽到。對(duì)簽到情況進(jìn)行記錄，包括簽到時(shí)間、參會(huì)人員姓名、職務(wù)等信息，確保參會(huì)人員按時(shí)出席會(huì)議。對(duì)于未按時(shí)簽到的參會(huì)人員，及時(shí)進(jìn)行聯(lián)系，了解原因，并向董事會(huì)秘書匯報(bào)。2.會(huì)議記錄安排專業(yè)的會(huì)議記錄人員，負(fù)責(zé)會(huì)議全過(guò)程的記錄工作。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決策過(guò)程及結(jié)果，包括發(fā)言人姓名、發(fā)言內(nèi)容、表決情況等。會(huì)議記錄人員應(yīng)使用規(guī)范的記錄格式和語(yǔ)言，確保記錄內(nèi)容清晰、易懂。會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要初稿，并提交給董事會(huì)秘書審核。3.會(huì)議表決根據(jù)公司章程及相關(guān)規(guī)定，組織參會(huì)人員對(duì)會(huì)議議案進(jìn)行表決。明確表決方式，如投票表決、舉手表決等，并確保表決過(guò)程公正、透明。對(duì)表決結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和記錄，形成表決決議文件，由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。（三）會(huì)議后續(xù)工作1.會(huì)議紀(jì)要整理與發(fā)布董事會(huì)秘書對(duì)會(huì)議紀(jì)要初稿進(jìn)行審核修改，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、精煉，符合公司信息披露要求。將審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要及時(shí)發(fā)布給參會(huì)人員及相關(guān)部門，以便各部門了解會(huì)議決策情況，落實(shí)工作任務(wù)。按照公司檔案管理規(guī)定，對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。2.決策事項(xiàng)跟蹤與反饋建立決策事項(xiàng)跟蹤機(jī)制，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，對(duì)董事會(huì)決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查。責(zé)任部門應(yīng)定期向董事會(huì)秘書匯報(bào)決策事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)展情況，及時(shí)反饋執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難。董事會(huì)秘書根據(jù)匯報(bào)情況，及時(shí)向董事會(huì)成員通報(bào)決策事項(xiàng)執(zhí)行情況，確保決策事項(xiàng)得到有效落實(shí)。三、董事會(huì)文件管理（一）文件起草與審核1.文件起草根據(jù)董事會(huì)工作需要，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)起草董事會(huì)文件，包括工作報(bào)告、議案、決議等。文件起草應(yīng)明確目的、依據(jù)、主要內(nèi)容及實(shí)施要求，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。在起草過(guò)程中，應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見(jiàn)，確保文件內(nèi)容具有可操作性和合理性。2.文件審核文件起草完成后，提交給董事會(huì)秘書進(jìn)行審核。董事會(huì)秘書對(duì)文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)和建議。文件起草部門或人員根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，再次提交審核，直至文件通過(guò)審核。（二）文件簽署與存檔1.文件簽署審核通過(guò)的董事會(huì)文件，按照公司章程及相關(guān)規(guī)定，由董事會(huì)成員或授權(quán)代表進(jìn)行簽署。確保簽署過(guò)程符合法定程序，簽字人身份真實(shí)、有效，簽字文件清晰、完整。2.文件存檔文件簽署后，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。建立文件檔案目錄，對(duì)文件進(jìn)行分類編號(hào)，便于查找和管理。定期對(duì)文件檔案進(jìn)行整理和檢查，確保文件保存完好，不丟失、不損壞。四、董事會(huì)溝通協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部溝通1.與董事會(huì)成員溝通董事會(huì)秘書定期與董事會(huì)成員保持溝通，了解其工作動(dòng)態(tài)和對(duì)董事會(huì)工作的意見(jiàn)建議。及時(shí)向董事會(huì)成員傳達(dá)公司重要信息和工作進(jìn)展情況，為董事會(huì)成員決策提供參考依據(jù)。協(xié)助董事會(huì)成員處理與公司相關(guān)的事務(wù)，協(xié)調(diào)解決工作中遇到的問(wèn)題。2.與各專門委員會(huì)溝通董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)與各專門委員會(huì)保持密切聯(lián)系，協(xié)調(diào)各專門委員會(huì)之間的工作。及時(shí)傳達(dá)董事會(huì)對(duì)各專門委員會(huì)的工作要求和指示，跟蹤各專門委員會(huì)工作進(jìn)展情況。協(xié)助各專門委員會(huì)組織開(kāi)展會(huì)議、調(diào)研等活動(dòng)，提供必要的服務(wù)支持。（二）外部溝通1.與監(jiān)管機(jī)構(gòu)溝通及時(shí)了解國(guó)家法律法規(guī)、政策變化及監(jiān)管要求，確保公司董事會(huì)運(yùn)作符合監(jiān)管規(guī)定。按照監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求，定期報(bào)送公司相關(guān)資料和信息，積極配合監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查和調(diào)研工作。與監(jiān)管機(jī)構(gòu)保持良好的溝通關(guān)系，及時(shí)反饋公司在發(fā)展過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，爭(zhēng)取監(jiān)管機(jī)構(gòu)的支持和指導(dǎo)。2.與股東及其他利益相關(guān)者溝通協(xié)助董事會(huì)做好與股東的溝通工作，及時(shí)向股東披露公司重大信息，解答股東疑問(wèn)。關(guān)注股東及其他利益相關(guān)者的意見(jiàn)和訴求，通過(guò)適當(dāng)方式進(jìn)行溝通和反饋，維護(hù)公司良好的外部形象。參與公司投資者關(guān)系管理活動(dòng)，加強(qiáng)與投資者的互動(dòng)交流，提高投資者對(duì)公司的認(rèn)知度和信任度。五、董事會(huì)秘書工作規(guī)范（一）職責(zé)與權(quán)限1.職責(zé)負(fù)責(zé)董事會(huì)日常事務(wù)的處理，包括會(huì)議籌備、文件管理、溝通協(xié)調(diào)等工作。協(xié)助董事會(huì)制定公司戰(zhàn)略規(guī)劃、決策機(jī)制和管理制度，為董事會(huì)決策提供支持和服務(wù)。負(fù)責(zé)公司信息披露工作，確保公司信息披露真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)。維護(hù)公司與監(jiān)管機(jī)構(gòu)、股東及其他利益相關(guān)者的良好關(guān)系，促進(jìn)公司規(guī)范運(yùn)作和健康發(fā)展。2.權(quán)限有權(quán)要求公司各部門和人員提供與董事會(huì)工作相關(guān)的資料和信息。有權(quán)參與公司重大決策過(guò)程，提出意見(jiàn)和建議。有權(quán)代表董事會(huì)與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。（二）工作流程與要求1.工作流程制定工作計(jì)劃：根據(jù)董事會(huì)工作安排，制定年度、季度工作計(jì)劃，明確工作目標(biāo)、任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。組織實(shí)施工作：按照工作計(jì)劃，組織開(kāi)展各項(xiàng)工作，確保工作任務(wù)按時(shí)完成。定期匯報(bào)總結(jié)：定期向董事會(huì)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議。2.工作要求具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、組織管理能力和文字表達(dá)能力。熟