PAGE鄉(xiāng)政府檔案館制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)政府檔案館的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)實際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度規(guī)范適用于鄉(xiāng)政府檔案館的檔案收集、整理、保管、利用等各項工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)政府檔案館對全鄉(xiāng)各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映本鄉(xiāng)各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理本鄉(xiāng)在各項工作中形成的具有保存價值的檔案材料，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為全鄉(xiāng)各項工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案館設(shè)置鄉(xiāng)政府設(shè)立檔案館，作為全鄉(xiāng)檔案管理的專門機構(gòu)，配備必要的工作人員和辦公設(shè)施。（二）工作職責(zé)1.負責(zé)制定和完善本鄉(xiāng)檔案管理制度規(guī)范，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理全鄉(xiāng)各類檔案，接收、整理、保管和提供利用本鄉(xiāng)各部門及所屬單位形成的檔案材料。3.對本鄉(xiāng)各部門及所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案工作規(guī)范開展。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理和利用效率。5.開展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高全鄉(xiāng)干部職工的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)水平。6.參與本鄉(xiāng)重大活動、重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和規(guī)范整理。三、檔案收集（一）收集范圍1.鄉(xiāng)政府各部門在履行職能活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等各種載體的檔案材料。2.所屬單位形成的反映本單位工作情況的檔案材料，包括黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作等方面的檔案。3.本鄉(xiāng)重大活動、重要項目形成的檔案材料，如會議記錄、決策文件、項目規(guī)劃、實施過程記錄、驗收報告等。4.上級機關(guān)下發(fā)的與本鄉(xiāng)工作相關(guān)的文件、資料，以及本鄉(xiāng)上報給上級機關(guān)的文件、報表等。5.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案材料的收集、整理和移交工作。2.檔案材料應(yīng)及時收集，確保齊全完整。對于重要的文件、資料等，應(yīng)在形成后及時歸檔，不得積壓或散失。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。對于不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時進行補充或更正。4.各部門及所屬單位應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案材料移交至鄉(xiāng)政府檔案館。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度機構(gòu)保管期限分類。年度劃分以文件形成的自然年度為準(zhǔn)；機構(gòu)按鄉(xiāng)政府各部門及所屬單位名稱進行分類；保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案：按照項目專業(yè)分類。根據(jù)本鄉(xiāng)的科技項目情況，按項目名稱進行分類，每個項目下再按專業(yè)性質(zhì)細分，如工程設(shè)計、施工、設(shè)備檔案等。3.會計檔案：按照會計年度類別分類。會計年度按公歷年度計算，類別分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等。4.聲像檔案：按照載體形式內(nèi)容分類。載體形式分為照片、錄音、錄像等，內(nèi)容按其所反映的主題進行分類。5.實物檔案：按照實物類別時間分類。實物類別根據(jù)實物的性質(zhì)確定，如獎牌、證書、印章等，時間按實物獲得或制作的時間排序。（三）整理方法1.文書檔案：對收集到的文件材料進行分類、排列、編號、編目、裝訂等工作。編號采用年度機構(gòu)保管期限流水號的方式，編目應(yīng)準(zhǔn)確填寫文件的題名、責(zé)任者、日期、文號、頁數(shù)等信息。2.科技檔案：對項目文件材料進行系統(tǒng)整理，建立項目檔案目錄，注明項目名稱、編號、起止時間、內(nèi)容簡介等信息。對于設(shè)備檔案，應(yīng)收集設(shè)備的說明書、圖紙、操作規(guī)程、維修記錄等資料，按設(shè)備型號進行整理歸檔。3.會計檔案：按照會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對會計憑證、賬簿、報表等進行分類整理。會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，標(biāo)明月份、憑證號數(shù)、起止日期、附件張數(shù)等；會計賬簿應(yīng)按年度整理，編好頁碼；財務(wù)報告應(yīng)按年度和類別分別整理歸檔。4.聲像檔案：對照片、錄音、錄像等資料進行整理，編寫文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。照片應(yīng)沖印或掃描成電子文件，按類別和時間順序排列；錄音、錄像資料應(yīng)轉(zhuǎn)錄成電子文件，并做好備份。5.實物檔案：對實物進行登記造冊，詳細記錄實物名稱、來源、日期、規(guī)格、保存地點等信息。實物應(yīng)妥善保管，如有必要，可拍照或制作模型進行輔助說明。五、檔案保管（一）保管場所1.鄉(xiāng)政府檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施，確保檔案安全。（二）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案。裝具應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和查找。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類編號順序排列，標(biāo)識清晰，便于識別和管理。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映本鄉(xiāng)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本鄉(xiāng)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管的檔案：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時間內(nèi)對本鄉(xiāng)工作有查考利用價值的檔案，分別列為30年、10年保管。（四）檔案清點與檢查1.定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.定期對檔案保管狀況進行檢查，重點檢查檔案的實體安全、裝具狀況、庫房環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本鄉(xiāng)檔案管理制度規(guī)范。2.服務(wù)為本原則：以滿足全鄉(xiāng)各項工作對檔案的利用需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：本鄉(xiāng)各部門及所屬單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，到鄉(xiāng)政府檔案館查閱。查閱時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案館。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)本部門負責(zé)人和檔案館負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或擅自復(fù)制檔案。3.出具證明：根據(jù)工作需要，可向利用者出具檔案證明。檔案證明應(yīng)依據(jù)檔案原件如實出具，加蓋鄉(xiāng)政府檔案館印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、檔案名稱及數(shù)量等。2.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由鄉(xiāng)政府分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案館負責(zé)人及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干為成員。鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定。對于仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。2.鑒定檔案價值時，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，全面分析檔案對本鄉(xiāng)工作和社會發(fā)展的作用。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐卷（件）審查，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、文號、責(zé)任者、密級等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清冊報鄉(xiāng)政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案館會同相關(guān)部門指定專人負責(zé)銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定監(jiān)銷人員，監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀情況進行詳細記錄，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為全鄉(xiāng)各項工作提供便捷的檔案信息資源共享服務(wù)。（二）數(shù)字化加工1.對館藏檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。數(shù)字化掃描應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保掃描圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。2.建立檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制體系，對數(shù)字化加工過程進行全程監(jiān)控，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)1.建立檔案數(shù)據(jù)庫，包括文書檔案數(shù)據(jù)庫、科技檔案數(shù)據(jù)庫、會計檔案數(shù)據(jù)庫、聲像檔案數(shù)據(jù)庫、實物檔案數(shù)據(jù)庫等。數(shù)據(jù)庫應(yīng)結(jié)構(gòu)合理、功能完善，便于檔案信息的存儲、檢索和利用。2.對檔案數(shù)據(jù)進行分類、著錄、標(biāo)引等處理，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。同時，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，保障數(shù)據(jù)安全。（四）信息系統(tǒng)應(yīng)用1.采用先進的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析、權(quán)限控制等功能。2.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。九、檔案人員管理（一）人員配備鄉(xiāng)政府檔案館應(yīng)配備具有檔案專業(yè)知識和技能的工作人員，人員數(shù)量應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的實際需要確定。（二）崗位職責(zé)1.檔案館負責(zé)人：全面負責(zé)檔案館的管理工作，制定檔案工作計劃和管理制度，組織實施檔案收集、整理、保管、利用等各項工作，協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，確保檔案工作順利開展。2.檔案管理人員：負責(zé)檔案的具體業(yè)務(wù)工作，包括檔案的收集、整理、編目、保管、利用登記等，協(xié)助開展檔案鑒定與銷毀工作，參與檔案信息