PAGE會議中情管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司會議中情管理，確保會議信息的安全、準確、及時傳遞與有效利用，提高公司決策效率和運營管理水平，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門例會、專題研討會等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保會議中情管理活動合法合規(guī)。2.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等予以嚴格保密，防止信息泄露。3.準確性原則：保證會議信息的真實、準確、完整，避免虛假或誤導性信息的傳播。4.及時性原則：及時收集、整理、傳遞會議信息，確保相關人員能夠及時獲取并有效利用。二、會議信息分類與分級（一）信息分類1.決策類信息：包括會議討論形成的決策事項、決議、行動計劃等。2.業(yè)務類信息：涉及公司各項業(yè)務進展、市場動態(tài)、項目情況等。3.管理類信息：如公司內部管理政策、制度、流程調整等。4.財務類信息：財務數(shù)據、預算執(zhí)行情況分析等。5.人事類信息：人員招聘、晉升、績效考核等相關信息。（二）信息分級1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大戰(zhàn)略決策、未公開的財務數(shù)據等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失。2.機密級：包含重要業(yè)務信息、關鍵技術資料、尚未公布的人事任免等，泄露可能對公司產生較大負面影響。3.秘密級：一般業(yè)務信息、內部管理規(guī)定等，泄露可能在一定程度上影響公司正常運營。4.普通級：公開性會議信息、一般性工作安排等，不涉及敏感內容。三、會議信息收集（一）會前準備1.會議組織者職責根據會議主題和目的，確定參會人員范圍，并提前通知相關人員準備會議資料。明確會議議程，確保各項議題清晰、合理安排。準備必要的會議設備，如投影儀、音響、麥克風等，并確保其正常運行。2.參會人員職責按照會議通知要求，提前準備好與會議議題相關的資料、數(shù)據、報告等。對涉及自身工作領域的問題進行深入思考，形成初步意見或建議。（二）會議過程記錄1.記錄人員安排重要會議應指定專人負責記錄，記錄人員應具備良好的文字表達能力和速記技巧。對于小型會議，可由參會人員輪流記錄關鍵內容，但需確保記錄的準確性和完整性。2.記錄內容要求詳細記錄會議時間、地點、參會人員、主持人、會議議程。準確記錄會議討論內容，包括發(fā)言者姓名、發(fā)言要點、提出的問題、解決方案及討論結果等。記錄會議中形成的決策事項、決議內容、責任人和時間節(jié)點等。如有必要，可采用錄音、錄像等方式輔助記錄，但需提前征得參會人員同意。四、會議信息整理與審核（一）信息整理1.記錄人員整理會議結束后，記錄人員應及時對會議記錄進行整理，確保字跡清晰、內容完整。將會議記錄按照信息分類進行歸納，形成條理清晰的文檔。2.信息補充與完善記錄人員可根據會議錄音、錄像或與參會人員溝通，對記錄中不明確或遺漏的內容進行補充。對會議中涉及的數(shù)據、圖表等進行整理和標注，使其更加直觀、易懂。（二）審核流程1.初步審核記錄人員完成整理后，首先由其本人對會議記錄進行初步審核，檢查是否存在錯別字、語法錯誤、內容遺漏等問題。2.部門負責人審核會議記錄整理稿提交給所在部門負責人進行審核，部門負責人重點審核記錄內容是否準確反映會議討論情況，涉及本部門的信息是否完整、無誤。3.相關領導審核對于涉及重要決策、重大事項的會議記錄，需提交給相關領導進行審核。領導審核重點關注決策的合理性、合規(guī)性以及責任分工的明確性等。4.審核反饋與修改審核人員如發(fā)現(xiàn)問題，應及時反饋給記錄人員進行修改。記錄人員修改后再次提交審核，直至審核通過。五、會議信息傳遞（一）傳遞原則1.根據信息的重要性、緊急程度以及適用范圍，確定合理的傳遞方式和對象。2.確保信息傳遞的及時性和準確性，避免信息延誤或錯誤傳達。（二）傳遞方式1.紙質文檔傳遞對于需要存檔或正式發(fā)布的會議信息，可采用紙質文檔形式傳遞。打印清晰、完整的會議記錄，加蓋公章或相關部門印章后，按照規(guī)定的流程進行分發(fā)。2.電子文檔傳遞通過公司內部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式傳遞電子文檔。將審核通過的會議記錄掃描或轉換為電子格式，上傳至指定的共享文件夾或發(fā)送至相關人員郵箱，并確保郵件主題明確、正文說明信息要點。3.會議紀要發(fā)布對于重要會議，由專人撰寫會議紀要。會議紀要應突出會議重點、決策事項、工作安排等關鍵內容，經審核后在公司內部進行發(fā)布。發(fā)布方式可包括在辦公系統(tǒng)公告欄發(fā)布、向特定人員發(fā)送郵件通知等。（三）傳遞范圍與對象1.決策類信息傳達給與決策執(zhí)行相關的部門和人員，確保其明確工作目標、任務和要求。根據需要，可向公司高層領導匯報決策執(zhí)行情況。2.業(yè)務類信息傳遞給相關業(yè)務部門的員工，以便其了解業(yè)務進展、市場動態(tài)等，及時調整工作計劃和策略。涉及跨部門業(yè)務的信息，應在相關部門之間進行共享。3.管理類信息傳達給公司全體員工或特定管理層面人員，確保員工了解公司管理政策、制度的變化，規(guī)范自身行為。4.財務類信息按照財務管理制度規(guī)定，向相關財務人員、管理層以及需要了解財務狀況的部門負責人傳遞。5.人事類信息傳遞給涉及人事變動的員工本人以及相關部門負責人，確保信息透明。六、會議信息存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲建立專門的會議信息電子檔案庫，按照信息分類和時間順序對會議記錄、紀要、相關附件等進行存儲。定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據丟失。備份存儲介質可采用外部硬盤、光盤、云存儲等多種方式，并分別存儲在不同地點。2.紙質存儲對于有紙質文檔的會議資料，應進行分類整理，存放在專門的文件柜中。文件柜應具備防火、防潮、防蟲等功能。建立紙質文檔索引目錄，便于快速查找和借閱。（二）保管期限1.絕密級信息：長期保管，未經公司高層批準，不得銷毀。2.機密級信息：保管期限為[X]年，期滿后經審批方可銷毀。3.秘密級信息：保管期限為[X]年，期滿后按規(guī)定程序進行銷毀。4.普通級信息：保管期限為[X]年，期滿后可根據實際情況進行清理。（三）借閱與查閱1.借閱流程因工作需要借閱會議信息的人員，應填寫借閱申請表，注明借閱信息的名稱、類別、用途、預計歸還日期等。申請表經所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據審批意見，辦理借閱手續(xù)，并登記借閱信息的相關內容。借閱人員應在規(guī)定時間內歸還借閱的會議信息，如因特殊情況需要延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱流程如需查閱會議信息，查閱人員應向檔案管理部門提出查閱申請，說明查閱目的和范圍。檔案管理部門審核申請后，安排專人協(xié)助查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自復印、拍照、記錄查閱的會議信息內容。七、會議信息安全與保密（一）安全措施1.網絡安全加強公司內部網絡安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網絡攻擊導致會議信息泄露。對涉及會議信息傳輸?shù)木W絡設備和線路進行定期檢查和維護，確保網絡穩(wěn)定運行。2.數(shù)據安全對存儲會議信息的電子設備和存儲介質設置訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問。采用加密技術對重要會議信息進行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據在傳輸過程中被竊取或篡改。（二）保密要求1.人員保密義務所有參與會議信息管理的人員，包括會議組織者、記錄人員、審核人員、傳遞人員以及借閱查閱人員等，均需嚴格遵守保密規(guī)定。簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務，對違反保密協(xié)議的行為進行相應處罰。2.會議場所保密選擇安全保密的會議場所，避免在公共場所討論涉及公司敏感信息的會議內容。對會議場所進行安全檢查，防止無關人員進入會議區(qū)域，確保會議信息不被泄露。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內部審計監(jiān)督公司內部審計部門定期對會議中情管理制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，重點檢查會議信息收集、整理、傳遞、存儲等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。對審計發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日常監(jiān)督檢查各部門負責人負責對本部門涉及會議信息管理的工作進行日常監(jiān)督檢查，確保本部門人員嚴格遵守制度規(guī)范。公司行政管理部門不定期對會議信息管理情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法1.將會議中情管理制度執(zhí)行情況納入員工績效考核體系，對嚴格遵守制度、工作