PAGE規(guī)范性文件存放管理制度一、總則（一）目的為加強公司規(guī)范性文件的管理，確保文件的妥善存放、有效利用和安全保密，特制定本管理制度。本制度旨在規(guī)范公司各類規(guī)范性文件的存放流程，提高文件管理效率，保障公司運營的規(guī)范化和科學化。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門所產(chǎn)生、使用和保管的規(guī)范性文件，包括但不限于公司章程、制度、辦法、規(guī)定、通知、決議等具有普遍約束力和反復適用性的文件。（三）規(guī)范性文件定義規(guī)范性文件是指公司在管理活動中，依據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況制定的，涉及公司運營、管理、業(yè)務流程等方面，具有明確的權利義務關系，能夠反復適用并對公司內部人員行為產(chǎn)生規(guī)范作用的文件。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一原則公司規(guī)范性文件實行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門負責文件的收集、整理、存放和保管，確保文件管理的系統(tǒng)性和一致性。2.分類管理原則根據(jù)文件的性質、內容、來源等因素進行分類管理，便于文件的查找、使用和維護。3.安全保密原則加強規(guī)范性文件的安全保密措施，防止文件的丟失、損壞、泄露，確保文件信息的安全。4.動態(tài)管理原則隨著公司業(yè)務的發(fā)展和法律法規(guī)的變化，及時對規(guī)范性文件進行更新、修訂和廢止，保證文件的有效性和適用性。二、職責分工（一）文件管理部門職責1.負責制定和完善規(guī)范性文件存放管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理公司各部門產(chǎn)生的規(guī)范性文件，對文件進行分類、編號、登記。3.建立規(guī)范性文件電子和紙質檔案庫，確保文件的妥善存放和安全保管。4.定期對規(guī)范性文件進行清理、鑒定，根據(jù)規(guī)定進行歸檔、銷毀等處理。5.為公司各部門提供規(guī)范性文件的查詢、借閱等服務，做好相關記錄。6.跟蹤文件的使用情況，及時反饋文件存在的問題，提出改進建議。（二）文件產(chǎn)生部門職責1.負責本部門規(guī)范性文件的起草、審核、修訂等工作，并及時提交至文件管理部門。2.配合文件管理部門做好文件的收集、整理、存放等工作，提供必要的文件信息和資料。3.在使用規(guī)范性文件過程中，嚴格遵守文件規(guī)定，如有疑問及時與文件管理部門溝通。4.對本部門保管的規(guī)范性文件進行定期自查，確保文件的完整性和有效性。（三）文件使用部門職責1.根據(jù)工作需要，向文件管理部門提出規(guī)范性文件的查詢、借閱申請。2.在使用規(guī)范性文件時，妥善保管文件，不得擅自涂改、轉借、遺失，確保文件安全。3.使用完畢后，及時將文件歸還文件管理部門，并做好歸還登記。（四）監(jiān)督檢查部門職責1.對規(guī)范性文件存放管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實。2.對各部門規(guī)范性文件的管理工作進行考核評價，對違反制度的行為進行糾正和處理。三、文件收集與整理（一）收集范圍1.公司制定的各類規(guī)章制度、管理辦法、操作流程等。2.上級主管部門下發(fā)的與公司相關的規(guī)范性文件。3.公司內部會議形成的決議、紀要等具有規(guī)范性的文件。4.其他涉及公司運營管理、具有普遍約束力的文件。（二）收集要求1.文件產(chǎn)生部門應在文件發(fā)布或生效后的[X]個工作日內，將文件原件及電子文檔提交至文件管理部門。2.提交的文件應內容完整、格式規(guī)范，如有附件應一并提交。3.文件管理部門對收集的文件進行初步審核，確保文件符合規(guī)范性要求，對不符合要求的文件及時反饋給產(chǎn)生部門進行整改。（三）整理方法1.分類根據(jù)文件的性質和內容，將規(guī)范性文件分為行政類、財務類、人力資源類、業(yè)務類等類別。每個類別下再根據(jù)具體內容進行細分，如行政類可分為辦公制度、印章管理、檔案管理等子類別。2.編號為每一份規(guī)范性文件編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)文件的類別、年份和順序號。例如，行政類文件編號格式為：XZ[年份][順序號]，其中XZ代表行政類，[年份]為文件發(fā)布年份，[順序號]為該年份內文件的順序編號。3.登記建立規(guī)范性文件登記臺賬，詳細記錄文件的編號、名稱、類別、來源、發(fā)布日期、生效日期、修訂記錄等信息。登記臺賬應定期更新，確保信息的準確性和完整性。4.電子文檔整理對收集的電子文檔進行分類存儲，按照編號建立文件夾，文件夾名稱應與文件編號和名稱一致。電子文檔應采用統(tǒng)一的格式保存，如.doc、.docx、.pdf等，并確保文檔內容清晰、可編輯。同時，建立電子文檔索引表，方便快速查找和使用。四、文件存放（一）存放方式1.紙質文件存放設立專門的紙質文件檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。根據(jù)文件分類，將紙質文件存放在不同的檔案柜中，每個檔案柜應標明存放文件的類別和范圍。檔案柜應定期清理，保持整潔有序。2.電子文件存放建立電子文件存儲服務器，服務器應具備數(shù)據(jù)備份、安全防護等功能。按照文件分類，在服務器上創(chuàng)建相應的文件夾結構，將電子文件存儲在對應的文件夾中。同時，對電子文件進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。（二）存放環(huán)境要求1.檔案室溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應控制在[X]%[X]%之間。2.檔案室應保持清潔衛(wèi)生，定期進行通風換氣，防止灰塵、霉菌等對文件的損害。3.電子文件存儲服務器應放置在干燥、通風良好的機房內，配備不間斷電源（UPS），防止因停電導致數(shù)據(jù)丟失。（三）文件存放期限1.規(guī)范性文件的存放期限根據(jù)文件的性質和重要程度確定，一般分為長期保存、中期保存和短期保存。長期保存的文件包括公司章程、重要制度、涉及公司核心業(yè)務和重大權益的文件等，存放期限為[X]年。中期保存的文件包括一般性制度、業(yè)務流程文件等，存放期限為[X]年。短期保存的文件包括臨時性通知、一般性工作文件等，存放期限為[X]年。2.文件管理部門應定期對文件存放期限進行檢查，對超過存放期限的文件進行清理和鑒定，根據(jù)規(guī)定進行歸檔或銷毀處理。五、文件借閱與使用（一）借閱申請公司內部人員因工作需要借閱規(guī)范性文件，應填寫《規(guī)范性文件借閱申請表》，注明借閱文件的編號、名稱、借閱用途、預計歸還日期等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，提交至文件管理部門。（二）借閱審批文件管理部門對借閱申請進行審核，根據(jù)文件的密級和重要程度確定是否批準借閱。對于涉及公司機密或重要信息的文件，需經(jīng)公司分管領導審批后方可借閱。（三）借閱登記文件管理部門對批準借閱的文件進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱文件編號、名稱、借閱日期、預計歸還日期等信息。借閱人應在借閱登記臺賬上簽字確認。（四）借閱期限規(guī)范性文件的借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應提前向文件管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。（五）文件使用1.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自涂改、轉借、復印、泄露文件內容。如需復印文件，應提前向文件管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可復印。2.在文件使用過程中，借閱人如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或疑問，應及時與文件管理部門溝通，不得自行處理。（六）文件歸還借閱人應在規(guī)定的歸還日期前將文件歸還至文件管理部門，文件管理部門對歸還的文件進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、遺失等情況，應及時追究借閱人的責任。借閱人歸還文件后，文件管理部門在借閱登記臺賬上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。六、文件修訂與廢止（一）修訂程序1.文件產(chǎn)生部門或相關部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展、法律法規(guī)變化等原因，提出規(guī)范性文件修訂建議。修訂建議應詳細說明修訂的原因、內容和依據(jù)，并填寫《規(guī)范性文件修訂申請表》。2.《規(guī)范性文件修訂申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字后，提交至文件管理部門。文件管理部門對修訂建議進行初審，審核通過后提交至公司分管領導審批。3.經(jīng)公司分管領導批準的修訂建議，由文件產(chǎn)生部門負責組織修訂文件。修訂后的文件應按照本制度規(guī)定的文件收集與整理流程進行提交和審核。4.文件管理部門對修訂后的文件進行編號、登記，并更新相應的電子和紙質檔案。同時，及時通知公司各部門新文件的生效日期和相關注意事項。（二）廢止程序1.文件管理部門定期對規(guī)范性文件進行清理，發(fā)現(xiàn)文件存在下列情況之一的，應提出廢止建議：已被新發(fā)布的文件替代的。因法律法規(guī)變化或公司業(yè)務調整，文件內容已不再適用的。文件所依據(jù)的事項已不存在或已完成的。其他需要廢止的情形。2.廢止建議應填寫《規(guī)范性文件廢止申請表》并詳細說明廢止原因，經(jīng)文件管理部門負責人審核后，提交至公司分管領導審批。3.經(jīng)公司分管領導批準廢止的文件，文件管理部門應在電子和紙質檔案中進行標注，并按照規(guī)定進行銷毀處理。同時，通知公司各部門該文件已廢止，不再適用。七、文件安全與保密（一）安全措施1.加強對文件存放場所的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設備，限制無關人員進入檔案室和機房。2.定期對文件進行安全檢查，包括文件的完整性、存放環(huán)境等方面，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.對紙質文件進行防火、防潮、防蟲處理，配備滅火器、除濕機、防蟲藥等設備和物資。4.對電子文件進行數(shù)據(jù)備份和安全防護，安裝殺毒軟件、防火墻等，防止數(shù)據(jù)丟失和被惡意攻擊。（二）保密措施1.明確規(guī)范性文件的密級，根據(jù)文件內容涉及公司機密程度分為絕密、機密、秘密三個等級。2.對不同密級的文件采取相應的保密措施，絕密級文件應專人專管，嚴格限制接觸范圍；機密級文件應限制在一定范圍內傳閱；秘密級文件應妥善保管，防止泄露。3.與接觸規(guī)范性文件的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任，對違反保密協(xié)議的行為依法追究責任。4.在文件的借閱、使用、傳遞等過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保文件信息不被泄露。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件管理部門定期對規(guī)范性文件存放管理制度的執(zhí)行情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司監(jiān)督檢查部門不定期對各部門規(guī)范性文件的管理工作進行抽查，重點檢查文件的收集、整理、存放、借閱、修訂、廢止等環(huán)節(jié)