PAGE保密制度文件編號規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司保密管理，規(guī)范保密制度文件編號，確保公司各類保密文件的有效識別、存儲、檢索和使用，維護(hù)公司商業(yè)秘密安全，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有涉及保密制度的文件編號管理，包括但不限于保密制度文本、保密協(xié)議、保密工作相關(guān)通知、報告等各類文件資料。（三）基本原則1.唯一性原則：每個保密制度文件都應(yīng)有唯一的編號，避免編號重復(fù)或混淆。2.系統(tǒng)性原則：編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于分類、歸檔和查詢。3.穩(wěn)定性原則：編號一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，避免頻繁變更。4.規(guī)范性原則：編號的格式、組成要素等應(yīng)符合本規(guī)范要求，確保統(tǒng)一規(guī)范。二、編號構(gòu)成要素及說明（一）編號格式保密制度文件編號采用[年份][部門代碼][文件類別代碼][順序號]的格式。例如：2023BMBM01001（二）各要素說明1.年份：取文件形成年份的后兩位數(shù)字，如“2023”表示該文件是2023年形成的。2.部門代碼：由公司根據(jù)組織架構(gòu)設(shè)定，采用兩位大寫字母表示。行政部：XZ財務(wù)部：CW人力資源部：RL研發(fā)部：YF市場部：SC生產(chǎn)部：SC法務(wù)部：FW其他部門：QT（如有新增部門，由公司保密管理部門統(tǒng)一分配代碼）3.文件類別代碼：根據(jù)保密制度文件的類別設(shè)定，采用三位大寫字母表示。保密制度文本類：BM0保密協(xié)議類：BM1保密工作通知類：BM2保密工作報告類：BM3其他保密文件類：BM4（如有新增文件類別，由公司保密管理部門統(tǒng)一分配代碼）4.順序號：由四位數(shù)字組成，從0001開始依次編號，用于區(qū)分同一部門、同一文件類別下的不同文件。三、編號規(guī)則及示例（一）編號規(guī)則1.編號應(yīng)按照文件形成的先后順序依次編排，不得跳躍或重復(fù)編號。2.對于同一份文件的修訂版本，在原編號后加“修訂版次”，如“2023BMBM01001修訂版01”。3.若一份文件涉及多個部門，以主辦部門的代碼作為編號中的部門代碼。4.對于電子文件和紙質(zhì)文件，編號應(yīng)保持一致。（二）示例1.行政部于2023年發(fā)布的保密制度文本，編號為：2023XZBM010012.財務(wù)部與客戶簽訂的保密協(xié)議，編號為：2023CWBM110013.研發(fā)部發(fā)布的關(guān)于保密工作的通知，編號為：2023YFBM210014.市場部提交的保密工作季度報告，編號為：2023SCBM310015.法務(wù)部整理的其他保密文件，編號為：2023FWBM41001四、編號的分配與使用（一）編號分配1.公司保密管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一分配保密制度文件編號。2.各部門在起草或收到保密制度文件后，應(yīng)及時將文件信息提交至保密管理部門，由保密管理部門按照編號規(guī)則進(jìn)行編號，并將編號反饋給文件起草或接收部門。（二）編號使用1.文件起草或接收部門應(yīng)在文件的首頁右上角顯著位置標(biāo)注該文件的編號。2.在文件的流轉(zhuǎn)、存儲、檢索等過程中，均應(yīng)使用該文件的編號進(jìn)行標(biāo)識，確保文件的準(zhǔn)確識別和管理。3.電子文件應(yīng)在文件命名、元數(shù)據(jù)等信息中體現(xiàn)編號，以便于電子文檔管理系統(tǒng)的識別和分類。五、編號的變更與廢止（一）編號變更1.若文件的內(nèi)容發(fā)生重大變更，需要重新編號時，由文件起草部門提出申請，經(jīng)保密管理部門審核批準(zhǔn)后，重新分配編號，并在原文件及相關(guān)文件中進(jìn)行標(biāo)注說明。2.因公司組織架構(gòu)調(diào)整、部門代碼變更等原因，導(dǎo)致原編號中的部門代碼不再適用時，由保密管理部門統(tǒng)一調(diào)整編號中的部門代碼，并通知相關(guān)部門做好文件編號的變更工作。（二）編號廢止1.當(dāng)保密制度文件不再有效或被撤銷時，由保密管理部門在公司內(nèi)部發(fā)布文件編號廢止通知，并將廢止的編號記錄存檔。2.已廢止的編號不得再重新使用，避免造成編號管理的混亂。六、編號的查詢與管理（一）查詢方式1.公司內(nèi)部員工可通過公司保密管理部門指定的電子文檔管理系統(tǒng)或文件檔案庫，按照編號進(jìn)行文件的查詢。2.如需查詢紙質(zhì)文件，可向公司檔案室提出申請，由檔案室工作人員根據(jù)編號進(jìn)行查找提供。（二）編號管理1.保密管理部門應(yīng)建立保密制度文件編號臺賬，詳細(xì)記錄每個編號對應(yīng)的文件名稱、形成日期、部門、類別、修訂情況等信息，確保編號管理的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對編號臺賬進(jìn)行核對和清理，檢查編號的使用情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正編號管理中存在的問題。3.加強對編號管理人員的培訓(xùn)，提高其對編號規(guī)范的理解和執(zhí)行能力，確保編號管理工作的規(guī)范有序。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司保密管理部門負(fù)責(zé)對各部門保密制度文件編號的使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保編號的規(guī)范使用。2.檢查內(nèi)容包括文件編號的標(biāo)注是否準(zhǔn)確、完整，編號的分配與使用是否符合本規(guī)范要求，編號臺賬的記錄是否及時、準(zhǔn)確等。（二）考核機(jī)制1.將保密制度文件編號規(guī)范的執(zhí)行情況納入公司保密工作考核體系，對執(zhí)行良好的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于違反編號規(guī)范的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰，并責(zé)令其