PAGE公文格式規(guī)范人事制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事公文的格式，確保人事信息傳遞的準(zhǔn)確性、高效性和規(guī)范性，加強(qiáng)公司人事管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門(mén)在人事管理工作中涉及的各類公文，包括但不限于招聘通知、員工檔案管理文件、薪資福利文件、培訓(xùn)與發(fā)展記錄、績(jī)效考核文檔、人事任免通知等。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》等，以及行業(yè)通行的人事管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并結(jié)合公司實(shí)際情況制定。二、公文格式規(guī)范（一）頁(yè)面設(shè)置1.紙張規(guī)格：一般應(yīng)采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁(yè)邊距：上、下頁(yè)邊距為2.54cm，左、右頁(yè)邊距為3.17cm。3.頁(yè)眉頁(yè)腳：頁(yè)眉一般為公司名稱或標(biāo)識(shí)，字體為宋體，字號(hào)四號(hào)，居中顯示，距邊界1.5cm；頁(yè)腳內(nèi)容為頁(yè)碼，宋體五號(hào)，居中顯示，距邊界1.75cm。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般采用二號(hào)宋體加粗，居中排列。2.一級(jí)標(biāo)題：三號(hào)黑體，左起空兩格，獨(dú)占一行。3.二級(jí)標(biāo)題：小三號(hào)宋體加粗，左起空兩格，獨(dú)占一行。4.三級(jí)標(biāo)題：四號(hào)宋體加粗，左起空兩格，獨(dú)占一行。5.正文：一般采用小四號(hào)宋體，行距為固定值22磅。（三）段落格式1.縮進(jìn)：每段首行縮進(jìn)2個(gè)字符。2.行距：正文行距為固定值22磅，標(biāo)題與正文之間、各級(jí)標(biāo)題之間適當(dāng)增加行距，如段前、段后間距0.5行。（四）編號(hào)與排版1.編號(hào)：根據(jù)內(nèi)容層次，可使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)后緊跟標(biāo)題內(nèi)容，中間空一格。2.排版：各級(jí)標(biāo)題及正文應(yīng)排版整齊、清晰，避免出現(xiàn)混亂、擁擠的情況。對(duì)于較長(zhǎng)的文檔，可適當(dāng)進(jìn)行分頁(yè)，確保每頁(yè)內(nèi)容布局合理。（五）附件格式1.附件說(shuō)明：在正文后空一行，左起空兩格，用三號(hào)宋體標(biāo)注“附件：XXXXX”，并注明附件的名稱及序號(hào)。2.附件排版：附件應(yīng)與正文連續(xù)編號(hào)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件內(nèi)容的格式應(yīng)與正文格式保持一致，確保整體文檔的規(guī)范性。（六）印章與簽名1.印章：公司人事公文涉及公司印章的，應(yīng)按照公司印章管理規(guī)定使用印章。印章應(yīng)清晰、端正地加蓋在規(guī)定位置，一般在正文落款處。2.簽名：涉及員工簽名的公文，員工簽名應(yīng)在規(guī)定位置工整書(shū)寫(xiě)，不得潦草、模糊。如使用電子簽名，應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的電子簽名流程及要求。三、人事制度相關(guān)公文內(nèi)容規(guī)范（一）招聘通知1.基本信息：應(yīng)包含招聘職位名稱、職位類別、工作地點(diǎn)、招聘人數(shù)、崗位職責(zé)、任職要求、薪資待遇、福利待遇等基本信息。2.招聘流程：詳細(xì)說(shuō)明招聘流程，包括報(bào)名方式（如在線報(bào)名鏈接、郵箱地址、聯(lián)系電話等）、簡(jiǎn)歷篩選標(biāo)準(zhǔn)、面試環(huán)節(jié)安排（面試時(shí)間、地點(diǎn)、形式等）、錄用標(biāo)準(zhǔn)及流程等。3.發(fā)布渠道：明確招聘通知的發(fā)布渠道，如公司官網(wǎng)、招聘平臺(tái)、內(nèi)部公告欄等，并注明各渠道的具體發(fā)布時(shí)間。（二）員工檔案管理文件1.檔案內(nèi)容：規(guī)定員工檔案應(yīng)包含的內(nèi)容，如個(gè)人基本信息（姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等）、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、工作經(jīng)歷證明、勞動(dòng)合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲記錄等。2.檔案建立與更新：明確員工檔案建立的流程和責(zé)任人，以及檔案更新的條件和頻率。例如，員工入職時(shí)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交完整的檔案資料，檔案內(nèi)容發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)在變更后的[X]個(gè)工作日內(nèi)更新檔案。3.檔案保管與查閱：制定檔案保管的安全措施和場(chǎng)所要求，規(guī)定有權(quán)查閱員工檔案的人員范圍及查閱流程。查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱，并做好查閱記錄。（三）薪資福利文件1.薪資結(jié)構(gòu)：詳細(xì)說(shuō)明公司薪資結(jié)構(gòu)，包括基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、津貼、補(bǔ)貼等組成部分，以及各部分的計(jì)算方式和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。2.福利政策：介紹公司提供的各類福利，如社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金、帶薪年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等法定福利，以及補(bǔ)充商業(yè)保險(xiǎn)、節(jié)日福利、生日福利、培訓(xùn)機(jī)會(huì)、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等公司特色福利。3.薪資調(diào)整與發(fā)放：明確薪資調(diào)整的條件和流程，如根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果、崗位變動(dòng)、公司經(jīng)營(yíng)狀況等因素進(jìn)行薪資調(diào)整。規(guī)定薪資發(fā)放的時(shí)間、方式（如銀行代發(fā)、現(xiàn)金發(fā)放等），以及薪資發(fā)放出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)的處理流程。（四）培訓(xùn)與發(fā)展記錄1.培訓(xùn)計(jì)劃：制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)師資等信息。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、員工崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行制定。2.培訓(xùn)記錄：詳細(xì)記錄員工參加培訓(xùn)的情況，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)考核成績(jī)、培訓(xùn)反饋等。培訓(xùn)記錄應(yīng)及時(shí)更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：為員工提供職業(yè)發(fā)展規(guī)劃指導(dǎo)，幫助員工明確職業(yè)發(fā)展方向和目標(biāo)。職業(yè)發(fā)展規(guī)劃應(yīng)與公司的崗位晉升體系相結(jié)合，為員工提供晉升通道和發(fā)展機(jī)會(huì)。（五）績(jī)效考核文檔1.考核指標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)不同崗位的工作性質(zhì)和職責(zé)，制定明確、具體、可量化的績(jī)效考核指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)?？己酥笜?biāo)應(yīng)涵蓋工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等方面，確保全面、客觀地評(píng)價(jià)員工的工作表現(xiàn)。2.考核周期：確定績(jī)效考核的周期，如月度考核、季度考核、年度考核等，并明確各考核周期的時(shí)間范圍和重點(diǎn)考核內(nèi)容。3.考核流程：詳細(xì)說(shuō)明績(jī)效考核的流程，包括考核指標(biāo)的制定與溝通、考核數(shù)據(jù)的收集與整理、考核評(píng)分與反饋、考核結(jié)果的應(yīng)用等環(huán)節(jié)?？己私Y(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給員工，并與員工的薪資調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。（六）人事任免通知1.任免原因：明確人事任免的原因，如崗位調(diào)整、晉升、降職、離職等，并簡(jiǎn)要說(shuō)明任免的依據(jù)和背景。2.任免內(nèi)容：詳細(xì)列出任免人員名單、原職位、現(xiàn)職位、任免生效時(shí)間等信息。任免通知應(yīng)及時(shí)發(fā)布，確保相關(guān)人員知曉人事變動(dòng)情況。3.工作交接：對(duì)于涉及崗位變動(dòng)的人員，應(yīng)規(guī)定工作交接的流程和要求，確保工作的順利過(guò)渡。工作交接應(yīng)包括工作任務(wù)、文件資料、資產(chǎn)設(shè)備等方面的交接，并填寫(xiě)工作交接清單。四、公文的起草與審核（一）起草1.責(zé)任部門(mén)：各類人事公文由相關(guān)責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)起草，如招聘通知由人力資源部門(mén)招聘模塊負(fù)責(zé)起草，員工檔案管理文件由人力資源部門(mén)檔案管理模塊負(fù)責(zé)起草等。2.起草要求：起草人員應(yīng)熟悉相關(guān)法律法規(guī)和公司人事制度，準(zhǔn)確把握公文的主題和目的，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰。起草過(guò)程中應(yīng)注意語(yǔ)言規(guī)范、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)歧義、錯(cuò)別字、語(yǔ)法錯(cuò)誤等問(wèn)題。（二）審核1.初審：公文起草完成后，由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審核公文內(nèi)容是否符合公司政策和制度要求，格式是否規(guī)范，語(yǔ)言表達(dá)是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，方可提交至人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)審。2.復(fù)審：人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)公文進(jìn)行復(fù)審，重點(diǎn)審核公文的合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性以及與其他相關(guān)制度的協(xié)調(diào)性。復(fù)審過(guò)程中如有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與起草部門(mén)溝通，要求其進(jìn)行修改完善。復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，公文方可提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.終審：公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審核通過(guò)的公文進(jìn)行終審，簽署審批意見(jiàn)。終審?fù)ㄟ^(guò)的公文，方可正式發(fā)布執(zhí)行。五、公文的發(fā)布與存檔（一）發(fā)布1.發(fā)布渠道：根據(jù)公文的性質(zhì)和受眾范圍，選擇合適的發(fā)布渠道進(jìn)行發(fā)布。如重要的人事制度文件、任免通知等應(yīng)通過(guò)公司官網(wǎng)、內(nèi)部公告欄等渠道發(fā)布；一般性的人事通知可通過(guò)郵件、即時(shí)通訊工具等方式發(fā)送給相關(guān)人員。2.發(fā)布時(shí)間：明確公文發(fā)布的時(shí)間要求，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取信息。重要公文應(yīng)在終審?fù)ㄟ^(guò)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布，一般性公文應(yīng)在終審?fù)ㄟ^(guò)后的[X]小時(shí)內(nèi)發(fā)布。（二）存檔1.存檔方式：公文發(fā)布后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。存檔方式可采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式，確保檔案的安全性和完整性。2.存檔期限：根據(jù)人事檔案管理的要求，確定公文的存檔期限。一般重要人事公文的存檔期限為[X]年，一般