PAGE規(guī)范部門資料員職責(zé)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司部門資料管理工作，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高工作效率，特制定本職責(zé)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門資料員的工作管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保資料管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：資料應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，內(nèi)容客觀真實(shí)。3.及時歸檔原則：資料產(chǎn)生后應(yīng)及時進(jìn)行整理、歸檔，避免積壓和丟失。4.保密安全原則：對涉及公司機(jī)密的資料進(jìn)行嚴(yán)格保密，確保資料的安全性，防止泄露、篡改或損壞。二、資料員崗位職責(zé)（一）資料收集1.負(fù)責(zé)收集本部門在日常工作中產(chǎn)生的各類文件、資料、報表、記錄等，包括但不限于工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料等。2.主動關(guān)注公司內(nèi)外相關(guān)信息動態(tài)，及時收集與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的政策法規(guī)、行業(yè)資訊、技術(shù)資料等，為部門工作提供參考依據(jù)。3.與公司其他部門保持良好溝通協(xié)作，定期收集跨部門工作中涉及本部門的資料，并確保資料的完整性。（二）資料整理1.對收集到的資料進(jìn)行分類、編號，按照一定的邏輯順序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保資料條理清晰，便于查找和使用。2.對資料進(jìn)行核對、篩選，剔除重復(fù)無用的信息，保證資料的準(zhǔn)確性和有效性。3.對紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂、編目，對電子資料進(jìn)行命名、存儲，建立規(guī)范的資料存儲體系。（三）資料歸檔1.按照檔案管理規(guī)定，將整理好的資料及時歸檔到相應(yīng)的檔案類別中，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.建立檔案索引目錄，便于快速檢索和查閱檔案資料。3.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查檔案的存放情況，確保檔案無遺失、損壞等情況。（四）資料借閱與使用1.制定資料借閱管理制度，明確借閱流程和權(quán)限。對于因工作需要借閱資料的人員，需填寫借閱申請表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.對借閱的資料進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息，確保資料按時歸還。3.監(jiān)督借閱人正確使用資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露資料內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄資料，需經(jīng)資料員同意并進(jìn)行登記。（五）資料保密1.嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等重要資料進(jìn)行保密管理，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等。2.對資料的查閱、使用、傳遞等過程進(jìn)行監(jiān)控，防止資料被非法獲取或泄露。3.在資料管理工作中，如發(fā)現(xiàn)有資料泄露風(fēng)險或異常情況，應(yīng)及時向上級報告，并采取措施進(jìn)行處理。（六）資料更新與維護(hù)1.定期對資料進(jìn)行更新，及時補(bǔ)充新產(chǎn)生的資料，刪除過期或無用的資料，確保資料的時效性和有效性。2.對檔案存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，如定期檢查硬盤、光盤等存儲介質(zhì)的狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理要求，適時調(diào)整資料管理的分類標(biāo)準(zhǔn)和流程，提高資料管理工作的適應(yīng)性和科學(xué)性。三、資料管理流程（一）資料產(chǎn)生1.各崗位工作人員在完成工作任務(wù)過程中，應(yīng)及時將產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、文件等資料提交給資料員。資料提交應(yīng)遵循完整、準(zhǔn)確、清晰的原則，確保資料能夠真實(shí)反映工作情況。2.資料產(chǎn)生過程中，如涉及多部門協(xié)作，牽頭部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各方資料的收集和匯總，確保資料的完整性和一致性。（二）資料初審1.資料員收到資料后，應(yīng)首先對資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。檢查資料是否齊全，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)是否完備。2.對于初審不合格的資料，資料員應(yīng)及時與提交人溝通，要求其補(bǔ)充或修正資料，直至符合要求。（三）資料整理與分類1.通過初審的資料，資料員按照預(yù)先設(shè)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和分類。分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，確保資料便于檢索和使用。2.在整理過程中，對資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。（四）資料歸檔1.整理好的資料按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔存儲。紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和時間順序排列；電子資料應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲。2.建立檔案索引目錄，將檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息錄入索引目錄中，方便快速查找和調(diào)閱檔案。（五）資料檢索與使用1.公司內(nèi)部人員如需查閱資料，應(yīng)填寫資料查閱申請表，注明查閱資料的名稱、用途、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料員處辦理查閱手續(xù)。2.資料員根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的資料，并監(jiān)督其在指定地點(diǎn)查閱，不得帶出檔案室。查閱過程中，查閱人員不得擅自涂改、損壞資料。3.如需復(fù)印或摘錄資料，查閱人員應(yīng)向資料員提出申請，經(jīng)同意后按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印或摘錄，并進(jìn)行登記。（六）資料歸還與銷毀1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將資料歸還資料員，資料員核對資料無誤后，在查閱申請表上簽字確認(rèn)。2.對于已過保管期限或無保存價值的資料，資料員應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。四、資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的資料管理監(jiān)督小組，定期對各部門資料員的工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組成員包括公司辦公室、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員。2.監(jiān)督小組通過查閱資料、現(xiàn)場檢查、詢問相關(guān)人員等方式，對資料收集、整理、歸檔、借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.建立資料管理工作反饋機(jī)制，鼓勵公司員工對資料管理工作中存在的問題進(jìn)行反饋，監(jiān)督小組對反饋意見進(jìn)行及時處理，并將處理結(jié)果向員工反饋。（二）考核指標(biāo)1.資料收集的完整性和及時性：考核資料員是否及時收集到本部門應(yīng)有的各類資料，資料是否齊全無遺漏。2.資料整理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性：檢查資料整理是否符合分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，格式是否規(guī)范。3.資料歸檔的及時性和完整性：考核資料是否按時歸檔，歸檔資料是否完整，索引目錄是否準(zhǔn)確。4.資料借閱管理的規(guī)范性：檢查借閱流程是否規(guī)范，借閱登記是否完整，資料歸還是否及時。5.資料保密工作的執(zhí)行情況：評估資料員是否嚴(yán)格遵守保密制度，有無資料泄露事件發(fā)生。（三）考核方式1.根據(jù)考核指標(biāo)，定期對資料員進(jìn)行量化考核，考核周期為季度或年度。月考核：每月對資料員的工作進(jìn)行簡要評估，記錄工作表現(xiàn)和存在的問題。季度考核：每季度末進(jìn)行全面考核，根據(jù)各項(xiàng)考核指標(biāo)進(jìn)行打分，計算季度考核得分。年度考核：結(jié)合全年各季度考核結(jié)果，綜合評價資料員的年度工作表現(xiàn)，并確定年度考核等級。2.考核方式包括自評、上級評價、監(jiān)督小組評價等多種方式相結(jié)合。資料員先進(jìn)行自評，總結(jié)本考核周期內(nèi)的工作情況，分析優(yōu)點(diǎn)和不足；上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)日常工作觀察和了解，對資料員進(jìn)行評價；監(jiān)督小組根據(jù)檢查結(jié)果進(jìn)行評價。最后綜合各方評價結(jié)果，確定最終考核得分。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.考核結(jié)果與績效獎金掛鉤。根據(jù)考核得分，確定資料員的績效獎金發(fā)放系數(shù)，得分越高，獎金系數(shù)越高，績效獎金相應(yīng)增加。2.作為崗位晉升和評優(yōu)的重要依據(jù)。連續(xù)年度考核優(yōu)秀的資料員，在崗位晉升、評優(yōu)評先等方面將予以優(yōu)先考慮。3.對于考核不合格的資料員，公司將視情況進(jìn)行誡勉談話、培訓(xùn)輔導(dǎo)或調(diào)整崗位等處理措施，督促其改進(jìn)工作，提高資料管理水平。五、資料管理的信息化建設(shè)（一）信息化系統(tǒng)選型1.根據(jù)公司資料管理的實(shí)際需求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，選擇適合的資料管理信息化系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備資料錄入、存儲、檢索、借閱管理、權(quán)限控制、備份恢復(fù)等功能。2.在選型過程中，對市場上多家軟件供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)研和比較，評估其產(chǎn)品的功能、性能、穩(wěn)定性、安全性、售后服務(wù)等方面的情況，選擇最符合公司要求的系統(tǒng)。（二）系統(tǒng)實(shí)施與培訓(xùn)1.制定系統(tǒng)實(shí)施計劃，明確系統(tǒng)上線的時間節(jié)點(diǎn)、工作任務(wù)和責(zé)任人。按照計劃組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)安裝、配置和數(shù)據(jù)遷移等工作。2.在系統(tǒng)上線前，對資料員及相關(guān)使用人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)操作流程、功能使用方法、數(shù)據(jù)錄入規(guī)范等，確保使用人員能夠熟練掌握系統(tǒng)的使用。3.系統(tǒng)上線后，安排專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)和技術(shù)支持，及時解決系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)資料管理信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)。設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對敏感資料的訪問。對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。2.采取數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對存儲在系統(tǒng)中的重要資料進(jìn)行加