PAGE公司制度文件署名規(guī)范一、總則（一）目的本規(guī)范旨在明確公司制度文件署名的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保制度文件的權(quán)威性、規(guī)范性和可追溯性，維護公司正常運營秩序，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部發(fā)布的各類制度文件，包括但不限于公司章程、管理制度、操作流程、崗位職責(zé)等。（三）基本原則1.真實性原則：署名應(yīng)真實反映文件的制定、審核、批準(zhǔn)等相關(guān)人員的身份，確保文件來源可靠。2.準(zhǔn)確性原則：署名信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括姓名、部門、職務(wù)等，避免因信息錯誤導(dǎo)致文件執(zhí)行混亂。3.完整性原則：涉及制度文件制定、審核、批準(zhǔn)等環(huán)節(jié)的相關(guān)人員均應(yīng)進行署名，確保文件流程的完整性。4.規(guī)范性原則：署名格式、順序等應(yīng)符合本規(guī)范及公司公文排版要求，保持一致性和規(guī)范性。二、制度文件制定階段署名（一）起草人署名1.署名要求制度文件起草人應(yīng)在文件首頁標(biāo)題下方或正文開始處顯著位置署名，署名為起草人的真實姓名。若有多名起草人，應(yīng)按照貢獻大小或姓氏拼音順序依次排列署名。2.職責(zé)說明起草人負(fù)責(zé)制度文件的初稿撰寫，應(yīng)深入了解公司業(yè)務(wù)需求、相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、具有可操作性。起草人需對文件的真實性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。（二）起草部門負(fù)責(zé)人審核署名1.署名要求起草部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在起草人署名下方進行審核署名，署名為部門負(fù)責(zé)人的真實姓名及所在部門名稱。2.職責(zé)說明起草部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對起草人提交的初稿進行全面審核，重點審核文件內(nèi)容是否符合部門職責(zé)、業(yè)務(wù)流程及公司整體利益，是否與相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相符，審核通過后簽署意見并署名。起草部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對審核意見的準(zhǔn)確性和合理性負(fù)責(zé)。三、制度文件審核階段署名（一）歸口管理部門審核署名1.署名要求歸口管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在起草部門負(fù)責(zé)人署名下方進行審核署名，署名為歸口管理部門負(fù)責(zé)人的真實姓名及所在部門名稱。2.職責(zé)說明歸口管理部門負(fù)責(zé)對制度文件涉及的專業(yè)領(lǐng)域進行審核，重點審核文件內(nèi)容是否符合專業(yè)規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及歸口管理要求，審核通過后簽署意見并署名。歸口管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對審核意見的專業(yè)性和權(quán)威性負(fù)責(zé)。（二）其他相關(guān)部門會簽署名1.署名要求若制度文件涉及其他相關(guān)部門，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在歸口管理部門負(fù)責(zé)人署名下方依次進行會簽署名，署名為部門負(fù)責(zé)人的真實姓名及所在部門名稱。2.職責(zé)說明相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對制度文件涉及本部門的內(nèi)容進行審核，提出意見和建議，會簽通過后簽署意見并署名。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對會簽意見的合理性和有效性負(fù)責(zé)。四、制度文件批準(zhǔn)階段署名（一）分管領(lǐng)導(dǎo)審批署名1.署名要求分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在所有審核及會簽意見下方進行審批署名，署名為分管領(lǐng)導(dǎo)的真實姓名及職務(wù)。2.職責(zé)說明分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對制度文件進行全面審批，綜合考慮公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求、法律法規(guī)等因素，做出最終審批決定，簽署意見并署名。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對審批意見的科學(xué)性和決策性負(fù)責(zé)。（二）主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)署名1.署名要求根據(jù)公司規(guī)定需主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的制度文件，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在分管領(lǐng)導(dǎo)審批署名下方進行批準(zhǔn)署名，署名為主要領(lǐng)導(dǎo)的真實姓名及職務(wù)。2.職責(zé)說明主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對制度文件進行最終審定，從公司整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略高度出發(fā)，做出批準(zhǔn)決定，簽署意見并署名。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對制度文件的最終決策負(fù)責(zé)。五、制度文件發(fā)布階段署名（一）發(fā)布部門署名制度文件發(fā)布時，應(yīng)在文件首頁注明發(fā)布部門名稱，發(fā)布部門名稱應(yīng)使用公司全稱或規(guī)范簡稱。（二）發(fā)布日期署名制度文件應(yīng)明確標(biāo)注發(fā)布日期，發(fā)布日期格式為“XXXX年XX月XX日”，確保文件時效性。六、特殊情況署名規(guī)定（一）代擬稿署名對于由外單位或個人代擬的制度文件，應(yīng)在文件首頁顯著位置注明代擬稿字樣，并署明代擬單位名稱或個人姓名。代擬稿提交公司后，按照本規(guī)范進行正常的起草、審核、批準(zhǔn)等流程署名。（二）聯(lián)合發(fā)文署名若制度文件由多個部門聯(lián)合發(fā)布，各聯(lián)合發(fā)布部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按照本規(guī)范依次進行署名，署名為部門負(fù)責(zé)人的真實姓名及所在部門名稱。聯(lián)合發(fā)文應(yīng)明確各部門在文件執(zhí)行中的職責(zé)分工。（三）修訂文件署名制度文件修訂后發(fā)布時，應(yīng)在文件首頁注明修訂版本號及修訂日期。修訂文件的署名按照本規(guī)范執(zhí)行，同時應(yīng)在文件中明確修訂內(nèi)容及修訂責(zé)任人。七、電子文檔署名規(guī)范（一）格式要求公司制度文件的電子文檔應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，如PDF、DOCX等，確保文件內(nèi)容的穩(wěn)定性和可讀性。署名信息應(yīng)在電子文檔中清晰顯示，與紙質(zhì)文檔保持一致。（二）電子簽名應(yīng)用對于需要電子簽名的制度文件，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)及公司電子簽名管理規(guī)定執(zhí)行。電子簽名應(yīng)具備法律效力，確保文件簽署人的身份真實性和文件內(nèi)容的完整性。八、署名變更及追溯（一）署名變更1.若制度文件起草人、審核人、批準(zhǔn)人等署名信息發(fā)生變更，應(yīng)及時在文件相應(yīng)位置進行更正，并注明變更原因及日期。2.涉及重要制度文件署名變更的，應(yīng)按照文件修訂流程進行審核和批準(zhǔn)，確保變更后的文件符合公司管理要求。（二）署名追溯公司應(yīng)建立制度文件署名檔案，記錄制度文件從起草到發(fā)布全過程的署名信息，包括起草人、審核人、批準(zhǔn)人等相關(guān)人員的姓名、部門、職務(wù)、署名日期等。署名檔案應(yīng)妥善保存，以便在需要時進行查閱和追溯。九、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機制公司設(shè)立專門的監(jiān)督部門或崗位，負(fù)責(zé)對制度文件署名規(guī)范的執(zhí)行情況進行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督內(nèi)容包括署名是否完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，是否符合本規(guī)范及相關(guān)法律法規(guī)要求等。（二）責(zé)任追究1.對于違反本規(guī)范進行署名的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評教育、警告、罰款等處罰措施。2.因