PAGE如何規(guī)范采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保公平競爭。4.誠信原則：采購人員應秉持誠信原則，與供應商建立良好合作關系，履行合同義務。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購活動。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為采購執(zhí)行機構(gòu)，負責具體采購業(yè)務的實施。其職責包括：1.制定采購計劃和預算，根據(jù)公司需求確定采購項目和數(shù)量。2.尋找、篩選和評估供應商，建立供應商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.負責采購文件的整理和歸檔。（三）其他相關部門職責1.需求部門：提出采購需求，明確采購物品或服務的規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等要求，并對采購結(jié)果進行驗收。2.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金使用，進行采購成本核算和財務結(jié)算。3.審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性和采購結(jié)果的合理性。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等信息。2.采購申請表經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請表后，結(jié)合公司庫存情況、采購預算等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購項目、采購時間、采購方式、采購預算等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核后，報采購決策委員會審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.供應商篩選：采購部門對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等方面，確定入圍供應商名單。3.供應商評估：采購部門定期對入圍供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務、價格變動等情況。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予更多合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告或淘汰。4.供應商檔案建立：采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容，以便于對供應商進行管理和跟蹤。（四）采購談判與合同簽訂采購部門與選定的供應商進行采購談判，就采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款進行協(xié)商，達成一致后簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，確保合同的合法性、完整性和可操作性。采購合同簽訂后，報財務部門備案。（五）采購執(zhí)行與驗收1.采購執(zhí)行：采購部門按照采購合同要求，及時向供應商下達采購訂單，跟蹤采購進度，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.驗收：需求部門負責組織對采購物品或服務進行驗收。驗收應依據(jù)采購合同和相關標準進行，確保采購物品或服務符合要求。驗收合格后，需求部門填寫驗收報告，并簽字確認。如驗收不合格，需求部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決，直至達到驗收標準。（六）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，經(jīng)采購部門負責人審核后，提交至財務部門。2.財務部門對付款申請單進行審核，審核無誤后按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。付款方式應根據(jù)合同約定和公司資金狀況合理選擇，確保資金安全。四、采購方式（一）招標采購對于金額較大、技術(shù)復雜、競爭激烈的采購項目，應采用招標采購方式。招標采購應按照國家相關法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定進行，通過發(fā)布招標公告、資格預審、開標、評標、定標等程序，選擇最優(yōu)供應商。（二）競爭性談判采購對于采購項目時間緊迫、采購需求規(guī)格復雜、市場競爭不充分等情況，可采用競爭性談判采購方式。采購部門與多家供應商進行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應商。（三）詢價采購對于采購項目規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足、價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。采購部門向多家供應商發(fā)出詢價單，比較各供應商的報價，選擇價格合理、信譽良好的供應商成交。（四）單一來源采購符合下列情形之一的采購項目，可采用單一來源采購方式：1.只能從唯一供應商處采購的。2.發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。根據(jù)公司內(nèi)部規(guī)定，單一來源采購需履行相應的審批程序。五、采購預算管理（一）預算編制采購部門應根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和采購需求，編制采購預算。采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并報財務部門審核。財務部門根據(jù)公司財務狀況和資金安排，對采購預算進行調(diào)整和平衡，確保采購預算合理可行。（二）預算執(zhí)行采購部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購活動，控制采購成本。如因特殊情況需要調(diào)整采購預算，應按照公司內(nèi)部規(guī)定履行審批程序。（三）預算監(jiān)督與考核財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，分析預算執(zhí)行差異原因，提出改進措施。公司建立采購預算考核制度，對采購部門預算執(zhí)行情況進行考核，確保采購預算的有效執(zhí)行。六、采購風險管理（一）風險識別采購過程中可能面臨的風險包括但不限于：供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格風險、合同風險、法律風險等。采購部門應定期對采購風險進行識別和評估，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對1.供應商違約風險：加強對供應商的管理和監(jiān)督，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商；在采購合同中明確違約責任和賠償條款，降低供應商違約風險。2.質(zhì)量風險：嚴格控制采購質(zhì)量，加強對采購物品或服務的檢驗和驗收；要求供應商提供質(zhì)量保證文件，建立質(zhì)量追溯機制，確保采購質(zhì)量符合要求。3.價格風險：關注市場價格動態(tài)，定期進行價格調(diào)研和分析；與供應商建立長期合作關系，爭取有利的采購價格；采用合理的采購方式，降低價格波動風險。4.合同風險：加強合同管理，確保采購合同的合法性、完整性和可操作性；明確合同雙方的權(quán)利和義務，嚴格履行合同條款；定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。5.法律風險：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，加強對采購人員的法律法規(guī)培訓；在采購合同簽訂前，進行法律審核，確保合同符合法律法規(guī)要求；及時關注法律法規(guī)變化，調(diào)整采購管理制度和流程，防范法律風險。七、采購信息管理（一）信息收集采購部門應收集與采購活動相關的各類信息，包括供應商信息、市場價格信息、采購政策法規(guī)信息等。信息收集應確保全面、準確、及時。（二）信息整理與分析采購部門對收集到的信息進行整理和分析，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。通過對采購信息的分析，為采購決策提供依據(jù)，優(yōu)化采購流程，提高采購效率。（三）信息共享采購部門應與需求部門（四）信息安全管理采購信息涉及公司商業(yè)機密，采購部門應加強信息安全管理，采取必要的安全措施，防止信息泄露。對涉及采購信息的人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本控制情況等。2.公司內(nèi)部設立投訴舉報渠道，接受員工對采購活動中違規(guī)行為的投訴舉報。對于投訴舉報事項，應及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報人。（二）外部監(jiān)督采購活動應接受政府相關部門、行業(yè)