會議檔案管理與歸檔制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關行業(yè)標準制定，結合公司實際管理需求，旨在規(guī)范會議檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等全過程管理，防控檔案管理風險，確保檔案信息安全，提升管理效能。同時，為落實公司內(nèi)部控制體系要求，實現(xiàn)檔案管理的制度化、標準化、精細化，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司各級會議形成的各類文件、記錄、照片、音視頻等檔案信息，包括但不限于董事會會議、總經(jīng)理辦公會、專題研討會、部門例會、外部合作會議等。第三條本制度下列術語含義：（一）會議檔案專項管理：指圍繞會議檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，建立系統(tǒng)性管理規(guī)范，確保檔案信息真實、完整、安全、可用的管理活動。（二）會議檔案管理風險：指在會議檔案管理過程中，因制度缺陷、操作不當、技術故障或人為因素導致檔案信息丟失、損毀、泄露、篡改或利用不當?shù)娘L險。（三）會議檔案合規(guī)：指會議檔案管理活動符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及公司內(nèi)部管理制度的要求，保障檔案信息的合法性、真實性、完整性和安全性。第四條會議檔案專項管理應遵循以下原則：（一）全面覆蓋：確保所有會議檔案納入管理范圍，無遺漏；（二）責任到人：明確各級管理人員和崗位的檔案管理職責；（三）風險導向：聚焦檔案管理中的重點風險點，強化管控措施；（四）持續(xù)改進：根據(jù)管理實踐和內(nèi)外部環(huán)境變化，優(yōu)化管理機制。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對公司會議檔案專項管理負總責，統(tǒng)籌決策和推動落實；分管領導為公司會議檔案專項管理的直接責任人，負責具體組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。第六條設立公司會議檔案專項管理領導小組，由公司主要負責人任組長，分管領導任副組長，相關部門負責人為成員。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會議檔案管理工作，研究解決重大問題，審批關鍵制度，監(jiān)督評價管理成效。第七條領導小組下設辦公室，依托公司[綜合管理部或檔案管理部]設立，負責日常工作，具體職責包括：（一）制定和修訂會議檔案管理制度；（二）組織協(xié)調(diào)各部門落實檔案管理要求；（三）監(jiān)督檔案管理流程執(zhí)行情況；（四）定期匯總分析管理問題，提出改進建議。第八條牽頭部門（綜合管理部或檔案管理部）職責：（一）統(tǒng)籌推進會議檔案專項管理制度建設，確保制度體系完整、協(xié)調(diào)；（二）組織識別和評估會議檔案管理風險，制定防控措施；（三）監(jiān)督各部門檔案管理流程執(zhí)行，開展考核評價；（四）組織檔案管理培訓，提升全員檔案意識；（五）指導下屬單位檔案管理工作。第九條專責部門職責：（一）負責會議檔案業(yè)務合規(guī)審核，確保檔案信息符合管理規(guī)范；（二）推動檔案管理流程優(yōu)化，提升工作效率；（三）參與重大會議檔案的風險處置，提出專業(yè)建議；（四）建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化管理。第十條業(yè)務部門及下屬單位職責：（一）落實公司會議檔案管理制度，明確內(nèi)部崗位職責；（二）負責本部門會議檔案的日常收集、整理和初步歸檔；（三）配合牽頭部門和專責部門開展檔案管理檢查；（四）及時報告檔案管理中的問題，落實整改要求。第十一條基層執(zhí)行崗位責任：（一）嚴格遵守檔案管理操作規(guī)程，確保檔案信息準確、完整；（二）履行崗位合規(guī)承諾，不得擅自篡改、損毀或泄露檔案信息；（三）發(fā)現(xiàn)檔案管理風險或異常情況，及時向部門負責人報告。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條會議檔案收集管理：會議結束后，會議組織部門應在X日內(nèi)完成檔案收集，包括會議通知、議程、簽到表、發(fā)言稿、決議、會議記錄、照片、音視頻等，確保檔案完整性。第十三條會議檔案整理管理：（一）按照“一事一檔”原則，對檔案材料進行分類、排序、編號；（二）采用標準化整理方法，確保檔案結構清晰、邏輯嚴謹；（三）填寫檔案目錄，注明檔案名稱、日期、責任者等信息。第十四條會議檔案歸檔管理：（一）定期將會議檔案移交檔案管理部門，或按制度規(guī)定直接歸檔；（二）電子檔案應與紙質檔案同步管理，確保數(shù)據(jù)一致性；（三）歸檔檔案應進行編號登記，納入檔案管理系統(tǒng)。第十五條會議檔案保管管理：（一）紙質檔案應存放在符合恒溫恒濕要求的檔案庫房，禁止潮濕、陽光直射或蟲蛀；（二）電子檔案應備份至安全存儲設備，定期進行數(shù)據(jù)校驗；（三）重要檔案應雙備份，并采取加密措施防止未授權訪問。第十六條會議檔案利用管理：（一）檔案查閱需經(jīng)部門負責人批準，特殊檔案需報領導小組審批；（二）查閱檔案應在指定場所進行，禁止拍照、復印或摘錄涉密內(nèi)容；（三）檔案借閱應登記審批，限期歸還，并確認完好無損。第十七條會議檔案銷毀管理：（一）定期開展檔案鑒定，對無保存價值的檔案編制銷毀清冊；（二）銷毀程序需經(jīng)領導小組審批，并由兩人以上監(jiān)督執(zhí)行；（三）銷毀后應記錄銷毀時間、方式及監(jiān)督人，存檔備查。第十八條會議檔案信息安全：（一）涉密檔案應采取物理隔離、權限控制等措施，防止信息泄露；（二）電子檔案傳輸應使用加密通道，禁止通過公共網(wǎng)絡傳輸；（三）定期開展信息安全檢查，發(fā)現(xiàn)漏洞及時修復。第十九條會議檔案異地備份：（一）重要檔案應異地備份，確保自然災害或意外事件不影響檔案安全；（二）備份檔案應定期核對，確保數(shù)據(jù)可用性；（三）備份檔案管理應遵循與原件相同的安全要求。第四章專項管理運行機制第十二條制度動態(tài)更新機制：（一）每年對會議檔案管理制度進行評估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務調(diào)整或管理實踐修訂制度；（二）重大制度修訂需經(jīng)領導小組審議，并組織全員培訓；（三）制度變更應記錄存檔，確?？勺匪菪?。第十三條風險識別預警機制：（一）每季度開展會議檔案管理風險排查，重點關注檔案丟失、損毀、泄露等風險；（二）對排查發(fā)現(xiàn)的風險進行分級評估，發(fā)布預警通知；（三）高風險項需制定專項整改方案，限時消除風險。第十四條合規(guī)審查機制：（一）將檔案管理合規(guī)審查嵌入會議流程，會議結束前必須完成檔案收集和初步審核；（二）重大會議檔案需經(jīng)專責部門審核，未經(jīng)審核不得歸檔；（三）審查不合格的檔案應退回重新整理，并追究相關責任。第十五條風險應對機制：（一）一般風險由業(yè)務部門自行處置，重大風險由領導小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；（二）緊急情況應啟動應急預案，及時止損并上報；（三）風險處置過程應記錄存檔，事后進行復盤總結。第十六條責任追究機制：（一）違反檔案管理制度的，視情節(jié)輕重給予警告、通報批評或經(jīng)濟處罰；（二）造成重大損失的，按公司規(guī)定追究法律責任；（三）責任追究應記錄存檔，并納入績效考核。第十七條評估改進機制：（一）每年對會議檔案管理有效性進行評估，包括制度執(zhí)行率、風險控制效果等；（二）評估結果應用于制度優(yōu)化，形成管理閉環(huán)；（三）評估報告需報領導小組審議，并公示相關結果。第五章專項管理保障措施第十八條組織保障：（一）各級領導應帶頭履行檔案管理職責，定期檢查落實情況；（二）牽頭部門應配備專職人員，確保檔案管理工作有人負責；（三）下屬單位應指定檔案聯(lián)絡人，加強上下級協(xié)同。第十九條考核激勵機制：（一）將檔案管理情況納入部門年度考核，考核結果與績效獎金掛鉤；（二）對檔案管理工作突出的部門和個人予以表彰獎勵；（三）考核結果作為評優(yōu)評先的重要依據(jù)。第二十條培訓宣傳機制：（一）每年開展檔案管理培訓，內(nèi)容包括制度解讀、操作規(guī)范、風險防控等；（二）通過內(nèi)部平臺發(fā)布檔案管理知識，提升全員意識；（三）組織檔案管理競賽，增強學習積極性。第二十一條信息化支撐：（一）建設會議檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的在線收集、整理、歸檔和利用；（二）系統(tǒng)應具備權限管理、流程審批、數(shù)據(jù)校驗等功能，確保檔案安全；（三）定期對系統(tǒng)進行維護升級，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行。第二十二條文化建設：（一）編制《會議檔案管理手冊》，明確操作指南和責任清單；（二）簽訂《檔案管理承諾書》，強化全員責任意識；（三）通過宣傳欄、內(nèi)部會議等方式，營造“人人重檔案”的氛圍。第二十三條報告制度：（一）風險事件需及時上報，內(nèi)容包括事件描述、處置措施、責任追究等；（二）年度管