合同審核與審批標(biāo)準(zhǔn)化流程工具一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于各類企業(yè)及組織在對(duì)外合作中涉及的標(biāo)準(zhǔn)合同管理流程，具體場(chǎng)景包括但不限于：日常業(yè)務(wù)合作：如采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)外包合同、委托代理合同等；專項(xiàng)項(xiàng)目協(xié)議：如研發(fā)合作、工程建設(shè)、咨詢服務(wù)等項(xiàng)目的框架協(xié)議或執(zhí)行合同；內(nèi)部管理協(xié)議：如勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等；其他需規(guī)范管理的書面協(xié)議：如補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，降低履約風(fēng)險(xiǎn)，提升審批效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解合同審核與審批流程分為8個(gè)核心環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)責(zé)任主體、操作內(nèi)容及輸出成果需嚴(yán)格把控，保證流程閉環(huán)。環(huán)節(jié)1：合同發(fā)起與提交責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如經(jīng)理、專員）操作內(nèi)容：根據(jù)合作需求，起草合同文本（可參考企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板或使用合同管理系統(tǒng)初稿）；收集合作方主體資格證明材料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號(hào)碼明等），保證合作方合法存續(xù)；填寫《合同基本信息表》（見(jiàn)模板1），明確合同名稱、編號(hào)、雙方主體、金額、期限、核心條款等關(guān)鍵信息；將合同文本、附件材料、基本信息表一并提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。輸出成果：合同初稿、合作方資質(zhì)材料、《合同基本信息表》。環(huán)節(jié)2：部門初步審核責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如總監(jiān)、部門主管）操作內(nèi)容：審核合同內(nèi)容是否符合本部門業(yè)務(wù)需求及企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)；核對(duì)合作方資質(zhì)材料是否真實(shí)有效（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋合作內(nèi)容）；檢查合同核心業(yè)務(wù)條款（如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等）是否明確、合理；對(duì)業(yè)務(wù)條款不完善或存在歧義的部分，退回經(jīng)辦人修改完善。輸出成果：部門審核意見(jiàn)（通過(guò)/修改后重審），反饋至經(jīng)辦人。環(huán)節(jié)3：業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)審核責(zé)任主體：相關(guān)業(yè)務(wù)職能部門（如采購(gòu)部審核采購(gòu)合同、銷售部審核銷售合同）操作內(nèi)容：重點(diǎn)關(guān)注合同中與業(yè)務(wù)直接相關(guān)的條款，如價(jià)格體系、付款方式、交付周期、違約責(zé)任中的業(yè)務(wù)賠償標(biāo)準(zhǔn)等；評(píng)估合同執(zhí)行對(duì)企業(yè)資源（如人力、物力、資金）的影響，保證企業(yè)具備履約能力；對(duì)涉及跨部門協(xié)作的內(nèi)容，協(xié)調(diào)相關(guān)部門確認(rèn)配合事項(xiàng)（如生產(chǎn)部確認(rèn)交付產(chǎn)能、技術(shù)部確認(rèn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）。輸出成果：業(yè)務(wù)審核意見(jiàn)（通過(guò)/不通過(guò)/修改建議），反饋至法務(wù)部門。環(huán)節(jié)4：法務(wù)合規(guī)審核責(zé)任主體：法務(wù)部門（或企業(yè)法務(wù)專員，如法務(wù)主管）操作內(nèi)容：審核合同主體、內(nèi)容、形式是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求；重點(diǎn)審查法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：主體資格：合作方是否具備簽約能力（如分支機(jī)構(gòu)需提供授權(quán)書）；權(quán)責(zé)條款：雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，是否存在“霸王條款”；違約責(zé)任：違約金是否合理，爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄約定是否明確；知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等特殊約定是否符合企業(yè)利益。對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)條款提出修改建議，重大風(fēng)險(xiǎn)需提示管理層決策。輸出成果：法務(wù)審核意見(jiàn)書（附法律風(fēng)險(xiǎn)提示及修改條款），反饋至業(yè)務(wù)部門。環(huán)節(jié)5：財(cái)務(wù)條款審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門（如財(cái)務(wù)經(jīng)理、會(huì)計(jì)主管）操作內(nèi)容：審核合同中的財(cái)務(wù)條款是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度：價(jià)格構(gòu)成：是否包含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等附加費(fèi)用，計(jì)價(jià)方式是否清晰；付款條件：付款節(jié)點(diǎn)、比例、方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）是否合理，是否符合現(xiàn)金流管理要求；發(fā)票要求：發(fā)票類型（增值稅專用/普通發(fā)票）、開(kāi)具時(shí)間、稅率等約定是否明確；擔(dān)保條款：如涉及保證金、抵押、質(zhì)押，需評(píng)估擔(dān)保措施的有效性。對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如付款前置條件缺失、大額預(yù)付款無(wú)擔(dān)保）提出整改意見(jiàn)。輸出成果：財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)表，反饋至業(yè)務(wù)部門。環(huán)節(jié)6：管理層審批責(zé)任主體：根據(jù)合同金額及重要性分級(jí)審批：日常小額合同（如金額≤10萬(wàn)元）：部門負(fù)責(zé)人+分管副總審批；重大合同（如金額＞10萬(wàn)元或涉及核心業(yè)務(wù)）：總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批；特殊合同（如對(duì)外投資、并購(gòu)重組）：需提交董事會(huì)或股東會(huì)審議。操作內(nèi)容：綜合業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)，評(píng)估合同的經(jīng)濟(jì)效益、戰(zhàn)略價(jià)值及整體風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)審批通過(guò)的合同，簽署《審批意見(jiàn)表》；對(duì)審批不通過(guò)的，注明原因并退回業(yè)務(wù)部門重新談判或起草。輸出成果：《管理層審批意見(jiàn)表》，明確審批結(jié)果（批準(zhǔn)/否決/附加條件批準(zhǔn)）。環(huán)節(jié)7：用印與簽署責(zé)任主體：行政部（用印管理）、簽約代表（如授權(quán)代表）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門憑《審批意見(jiàn)表》至行政部申請(qǐng)合同用印，用印前需核對(duì)合同文本與審批版本是否一致，關(guān)鍵條款（如金額、日期、簽字頁(yè)）是否完整；用印后，將合同正本至少一式兩份（或按合作方要求）交至簽約代表，與合作方同步簽署；簽署時(shí)，保證雙方簽字/蓋章清晰、日期一致，必要時(shí)可要求合作方提供法定代表人授權(quán)委托書。輸出成果：已簽署的合同正本、復(fù)印件。環(huán)節(jié)8：歸檔與執(zhí)行跟蹤責(zé)任主體：行政部（檔案管理）、業(yè)務(wù)部門（執(zhí)行跟蹤）操作內(nèi)容：行政部在合同簽署后5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔：電子版：至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，編號(hào)存檔（編號(hào)規(guī)則：年份+部門簡(jiǎn)稱+合同類型序號(hào)，如“2024采字001號(hào)”）；紙質(zhì)版：合同正本、審批材料、附件等統(tǒng)一裝入檔案袋，標(biāo)注合同編號(hào)及名稱，存放于指定檔案柜；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同執(zhí)行跟蹤，按約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)），并監(jiān)督合作方履約情況，及時(shí)向管理層匯報(bào)執(zhí)行中的問(wèn)題。輸出成果：合同檔案（電子+紙質(zhì)）、《合同執(zhí)行情況跟蹤表》。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)模板工具模板1：合同基本信息表合同名稱編號(hào)甲方（簽約主體）乙方（簽約主體）合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□其他合同金額（大寫）合同金額（小寫）￥合同期限自年月日至年月日核心業(yè)務(wù)條款摘要（如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量等）附件清單1.2.發(fā)起部門發(fā)起人提交日期年月日模板2：合同審核意見(jiàn)表合同編號(hào)審核環(huán)節(jié)□部門初步□業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)□法務(wù)合規(guī)□財(cái)務(wù)條款□管理層審批審核人審核日期年月日審核意見(jiàn)□通過(guò)□不通過(guò)□修改后通過(guò)（不通過(guò)/修改意見(jiàn)）（請(qǐng)具體說(shuō)明條款內(nèi)容及修改建議，如：“第3.5條付款時(shí)間約定模糊，建議明確為‘驗(yàn)收合格后15個(gè)工作日內(nèi)’”）審核人簽字備注（如涉及其他部門會(huì)簽，請(qǐng)注明會(huì)簽意見(jiàn)）模板3：合同審批進(jìn)度跟蹤表合同編號(hào)合同名稱發(fā)起日期當(dāng)前環(huán)節(jié)責(zé)任部門/人預(yù)計(jì)完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間狀態(tài)（□待提交□審核中□已通過(guò)□已駁回□已簽署）備注四、流程執(zhí)行要點(diǎn)提示合同信息準(zhǔn)確性：合同名稱、金額、主體等關(guān)鍵信息需與《合同基本信息表》一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致履約爭(zhēng)議；審核時(shí)限要求：各環(huán)節(jié)審核原則上不超過(guò)2個(gè)工作日，緊急合同需標(biāo)注“加急”，可縮短至1個(gè)工作日；跨部門溝通機(jī)制：審核過(guò)程中如存在爭(zhēng)議，由業(yè)務(wù)部門牽頭組織相關(guān)部門召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，必要時(shí)提請(qǐng)分管副總裁定；用印與簽署規(guī)