采購管理流程與審批制度標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用范圍與核心價值二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求提出與初審需求發(fā)起各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請單》（詳見模板一），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價、總價、用途說明、期望交貨期等關(guān)鍵信息。涉及固定資產(chǎn)、大型設(shè)備或特殊服務(wù)的采購，需附《可行性分析報告》（含成本效益、必要性說明）。部門初審部門負(fù)責(zé)人對采購需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點核查需求與部門年度工作計劃的匹配度，以及是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等）。初審?fù)ㄟ^后，在《采購申請單》“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字確認(rèn)，提交至采購部。（二）預(yù)算確認(rèn)與合規(guī)性審查預(yù)算核對采購部對接財務(wù)部，核對采購申請是否納入年度/季度預(yù)算，預(yù)算金額是否與申請金額一致。若超預(yù)算，需由申請部門提交《預(yù)算調(diào)整申請》，說明調(diào)整原因，經(jīng)財務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。合規(guī)性檢查采購部審查采購內(nèi)容是否符合公司采購政策（如是否屬于集中采購目錄、是否需要公開招標(biāo)等），以及是否涉及關(guān)聯(lián)交易（需披露關(guān)聯(lián)方信息并單獨審批）。合規(guī)性審查通過后，采購部在《采購申請單》“采購部審核”欄簽字，并根據(jù)采購金額分級啟動審批流程（詳見審批權(quán)限表）。（三）供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商尋源采購部根據(jù)采購需求，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式篩選供應(yīng)商。小額采購（如單筆金額≤5000元）可從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇至少2家供應(yīng)商進(jìn)行比價；大額采購（單筆金額＞50000元）必須公開招標(biāo)，且供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等）、產(chǎn)品檢測報告等材料。供應(yīng)商評估與確定采購部組織使用部門、技術(shù)部（如涉及技術(shù)參數(shù)）組成評估小組，對供應(yīng)商的資質(zhì)、報價、交貨期、質(zhì)量保障能力、售后服務(wù)、過往合作記錄等進(jìn)行綜合評分（詳見《供應(yīng)商評估表》模板二）。評估結(jié)果經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，確定中標(biāo)/成交供應(yīng)商，并在公司內(nèi)部公示3個工作日（無異議后生效）。（四）合同簽訂與執(zhí)行合同擬定采購部根據(jù)采購需求與供應(yīng)商洽談，擬定《采購合同》（詳見模板三），明確雙方權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的物詳情、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間與地點、驗收方式、付款條件、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。涉及技術(shù)復(fù)雜或金額重大的合同，需法務(wù)部審核條款合法性，保證無法律風(fēng)險。合同審批與簽訂《采購合同》按審批權(quán)限逐級報批（部門負(fù)責(zé)人→采購部→財務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理），審批通過后由法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，供應(yīng)商同步蓋章生效。合同簽訂后，采購部將原件分發(fā)至財務(wù)部、使用部門存檔，并掃描電子版同步至OA系統(tǒng)。訂單執(zhí)行采購部根據(jù)《采購合同》向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（模板四），明確交貨批次、數(shù)量、時間及運輸要求。供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部跟蹤物流信息，保證按時到貨；若遇延遲，需及時協(xié)調(diào)供應(yīng)商調(diào)整計劃，并通知使用部門。（五）驗收與付款貨物/服務(wù)驗收到貨后，使用部門聯(lián)合采購部、質(zhì)檢部（如涉及質(zhì)量）進(jìn)行現(xiàn)場驗收，核對數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)等是否符合合同約定。驗收合格后，填寫《驗收單》（模板五），由使用部門負(fù)責(zé)人、采購部負(fù)責(zé)人、質(zhì)檢員簽字確認(rèn)；驗收不合格的，需在《驗收單》中注明問題，供應(yīng)商需在3個工作日內(nèi)整改或退換，整改后重新驗收。付款申請與審批供應(yīng)商根據(jù)《驗收單》開具合規(guī)發(fā)票（發(fā)票內(nèi)容需與合同、訂單一致），提交至采購部。采購部核對發(fā)票信息無誤后，填寫《付款申請單》（模板六），附《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》等材料，按財務(wù)審批流程付款（詳見付款審批權(quán)限表）。（六）檔案歸檔與復(fù)盤檔案管理采購部負(fù)責(zé)整理采購全流程資料（含《采購申請單》《供應(yīng)商評估表》《采購合同》《驗收單》《付款申請單》、發(fā)票等），按“一單一檔”原則分類歸檔，保存期限不少于5年。電子檔案同步至公司檔案管理系統(tǒng)，保證可追溯、可查詢。流程復(fù)盤每季度末，采購部組織使用部門、財務(wù)部召開采購復(fù)盤會，分析采購成本控制效果、供應(yīng)商履約情況、流程執(zhí)行問題等，提出優(yōu)化建議并持續(xù)改進(jìn)。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套表單模板模板一：采購申請單申請單號申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)單位數(shù)量預(yù)估單價（元）用途說明□生產(chǎn)制造□辦公用品□設(shè)備維修□項目建設(shè)□其他：_________期望交貨期預(yù)算科目預(yù)算金額（元）是否超預(yù)算□是□否部門負(fù)責(zé)人審批采購部審核財務(wù)部審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批簽字：_________日期：_________簽字：_________日期：_________簽字：_________日期：_________簽字：_________日期：_________簽字：_________日期：_________備注□急件□招標(biāo)采購□單一來源采購模板二：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式評估日期采購項目名稱報價（元）交貨期（天）質(zhì)量認(rèn)證□ISO9000□行業(yè)資質(zhì)□無過往合作記錄□優(yōu)秀□良好□一般□較差評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（滿分100分）得分資質(zhì)與信譽（30分）營業(yè)執(zhí)照齊全（10分），行業(yè)資質(zhì)完備（10分），無不良記錄（10分）價格競爭力（25分）低于市場均價10%以上（25分），持平（15分），高于5%以內(nèi)（10分）質(zhì)量保障（25分）提供檢測報告（10分），質(zhì)保期≥1年（10分），售后響應(yīng)及時（5分）交付能力（20分）按時交付（15分），包裝規(guī)范（5分）總分評估結(jié)論□推薦合作□備選□淘汰評估小組簽字使用部門：_________采購部：_________技術(shù)部：_________模板三：采購合同（簡版）合同編號：_________甲方（采購方）：_________公司地址：_________聯(lián)系人：_________乙方（供應(yīng)商）：_________公司地址：_________聯(lián)系人：_________第一條采購內(nèi)容物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）交貨期第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)乙方所提供物品/服務(wù)需符合_________標(biāo)準(zhǔn)（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定技術(shù)參數(shù)），并提供質(zhì)量保證書。第三條交貨與驗收交貨地點：甲方指定地點（_________）。驗收：甲方應(yīng)在收到貨物后_個工作日內(nèi)驗收，驗收合格簽字確認(rèn)；不合格的，乙方需在_個工作日內(nèi)整改。第四條付款方式甲方在驗收合格后_個工作日內(nèi)，向乙方支付合同總款的_%（即____元）；剩余_%（即_元）作為質(zhì)保金，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后支付。第五條違約責(zé)任乙方逾期交貨，每延遲1天按合同總額的____%支付違約金；甲方逾期付款，每延遲1天按應(yīng)付金額的____%支付違約金。第六條爭議解決本合同履行過程中發(fā)生爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交_________仲裁委員會仲裁。甲方（蓋章）：_________法定代表人/授權(quán)代表：_________日期：_________乙方（蓋章）：_________法定代表人/授權(quán)代表：_________日期：_________模板四：采購訂單訂單編號采購合同號供應(yīng)商名稱訂單日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量交貨批次批次數(shù)量交貨時間交貨地點備注□分批交貨□一次性交貨采購部負(fù)責(zé)人訂單員供應(yīng)商確認(rèn)簽字：_________簽字：_________簽字：_________日期：_________模板五：驗收單驗收單號采購訂單號供應(yīng)商名稱驗收日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量驗收項目標(biāo)準(zhǔn)要求驗收結(jié)果是否合格數(shù)量□符合□不符合（差異：_________）外觀□無破損□有破損技術(shù)參數(shù)□達(dá)標(biāo)□不達(dá)標(biāo)（具體：_________）驗收結(jié)論□合格□不合格（整改要求：_________）驗收人員簽字使用部門：_________采購部：_________質(zhì)檢部：_________備注□初驗□終驗?zāi)０辶焊犊钌暾垎紊暾垎翁柡贤幪柟?yīng)商名稱申請日期付款事由□預(yù)付款□到貨款□質(zhì)保金付款金額（元）收款賬戶信息開戶行：_________賬戶名：_________賬號：_________附件清單□《采購合同》□《驗收單》□發(fā)票□其他：_________審批流程采購部：_________財務(wù)部：_________分管領(lǐng)導(dǎo)：_________總經(jīng)理：_________簽字采購部：_________日期：_________財務(wù)部：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)：_________日期：_________總經(jīng)理：_________日期：_________四、執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避（一）審批權(quán)限分級管理根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限：5000元以下：部門負(fù)責(zé)人審批；5000-20000元：部門負(fù)責(zé)人+采購部+財務(wù)部審批；20000-50000元：部門負(fù)責(zé)人+采購部+財務(wù)部+分管領(lǐng)導(dǎo)審批；50000元以上：部門負(fù)責(zé)人+采購部+財務(wù)部+分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理審批。嚴(yán)禁越級審批或口頭審批，保證流程可追溯。（二）供應(yīng)商動態(tài)管理建立《合格供應(yīng)商名錄》，每年對供應(yīng)商進(jìn)行年度評估（依據(jù)履約率、質(zhì)量合格率、價格競爭力等），淘汰不合格供應(yīng)商；新供應(yīng)商需經(jīng)過資質(zhì)審核、樣品測試、小批量試用（3個月）后方可入庫；關(guān)鍵物料供應(yīng)商需備選至少2家，避免單一供應(yīng)風(fēng)險。（三）成本控制與合規(guī)性嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，超預(yù)算采購需提前申請調(diào)整，未經(jīng)審批不得執(zhí)行；大額采購必須公開招標(biāo)，禁止化整為零規(guī)避招標(biāo)；合同條款需經(jīng)法務(wù)審核，避免模糊表述（如“大概”“左右”），明確違約責(zé)任。（四）風(fēng)險防范措施驗收環(huán)節(jié)需多方參