企業(yè)檔案歸檔與保管制度第一章總則第一條為規(guī)范企業(yè)檔案管理，確保檔案資料的完整性、安全性、可用性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及集團(tuán)母公司關(guān)于檔案管理的相關(guān)制度要求，結(jié)合公司實(shí)際發(fā)展需要，防控檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案利用效益，特制定本制度。本制度旨在明確檔案歸檔與保管的責(zé)任主體、操作流程、管控標(biāo)準(zhǔn)及保障措施，為公司可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)支撐。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司經(jīng)營(yíng)管理的各類文件材料、電子數(shù)據(jù)、音視頻資料等檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用及銷毀等全生命周期管理活動(dòng)。具體場(chǎng)景包括但不限于經(jīng)營(yíng)管理決策、合同簽訂、項(xiàng)目執(zhí)行、財(cái)務(wù)管理、人力資源、技術(shù)研發(fā)、行政事務(wù)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域。第三條本制度中下列術(shù)語(yǔ)含義：（一）“檔案專項(xiàng)管理”是指公司對(duì)檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)性控制，確保檔案符合合規(guī)性要求，并實(shí)現(xiàn)有效利用的管理活動(dòng)。（二）“檔案管理風(fēng)險(xiǎn)”是指因檔案管理不善可能導(dǎo)致檔案丟失、損毀、泄密、篡改或無(wú)法有效利用，進(jìn)而影響公司經(jīng)營(yíng)決策、合規(guī)運(yùn)營(yíng)及聲譽(yù)形象的潛在風(fēng)險(xiǎn)。（三）“檔案合規(guī)”是指檔案管理活動(dòng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部制度的要求，確保檔案管理的合法性、真實(shí)性、完整性及安全性。第四條檔案專項(xiàng)管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則。（一）全面覆蓋：檔案管理范圍覆蓋公司所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域及檔案類型，確保無(wú)死角、無(wú)遺漏。（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各部門及崗位的檔案管理職責(zé)，確保責(zé)任可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦檔案管理中的重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)施差異化管控措施。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估檔案管理體系的有效性，優(yōu)化管理流程，提升管理水平。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司檔案專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)首要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司檔案專項(xiàng)管理工作負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督考核及資源保障。第六條公司設(shè)立檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門、下屬單位負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案專項(xiàng)管理工作，審批重大檔案管理決策。（二）監(jiān)督評(píng)估各部門、下屬單位檔案管理制度的執(zhí)行情況。（三）決策審批檔案管理中的重大事項(xiàng)，如檔案管理體系的重大調(diào)整、重大風(fēng)險(xiǎn)處置等。第七條公司檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在[牽頭部門名稱]，負(fù)責(zé)日常檔案管理工作，主要職責(zé)包括：（一）制定和完善檔案專項(xiàng)管理制度，組織開展檔案管理培訓(xùn)。（二）定期開展檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，提出改進(jìn)建議。（三）協(xié)調(diào)解決檔案管理中的跨部門問題，推動(dòng)制度落地。第八條檔案專項(xiàng)管理職責(zé)劃分如下：（一）牽頭部門（[牽頭部門名稱]）：1.統(tǒng)籌檔案專項(xiàng)管理制度建設(shè)，確保制度與公司戰(zhàn)略及業(yè)務(wù)需求相匹配。2.組織開展檔案管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，制定風(fēng)險(xiǎn)防控措施。3.監(jiān)督考核各部門、下屬單位檔案管理制度的執(zhí)行情況，定期通報(bào)結(jié)果。4.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，推動(dòng)系統(tǒng)工具的應(yīng)用。5.組織開展檔案管理培訓(xùn)與宣貫，提升全員檔案意識(shí)。（二）專責(zé)部門（[專責(zé)部門名稱]）：1.負(fù)責(zé)檔案管理業(yè)務(wù)合規(guī)審核，確保檔案管理活動(dòng)符合法律法規(guī)及公司制度。2.優(yōu)化檔案管理流程，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。3.參與重大檔案管理事件的處置，提供專業(yè)支持。4.定期開展檔案管理流程復(fù)盤，提出優(yōu)化建議。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：1.落實(shí)本領(lǐng)域檔案管理要求，確保檔案及時(shí)、完整、準(zhǔn)確歸檔。2.開展日常檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并上報(bào)問題。3.配合檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組開展檢查、評(píng)估及改進(jìn)工作。第九條基層執(zhí)行崗（如業(yè)務(wù)人員、行政人員等）對(duì)檔案管理負(fù)有直接責(zé)任，主要職責(zé)包括：（一）嚴(yán)格遵守檔案管理制度，規(guī)范檔案的形成、收集與整理。（二）妥善保管業(yè)務(wù)文件，防止丟失、損毀或泄密。（三）及時(shí)向?qū)Ｘ?zé)部門或牽頭部門報(bào)告檔案管理問題。（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個(gè)人在檔案管理中的責(zé)任。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十條檔案收集與整理：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：各部門、下屬單位應(yīng)按檔案管理制度要求，及時(shí)收集、整理業(yè)務(wù)文件，確保檔案來(lái)源可靠、程序規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)。禁止性行為：嚴(yán)禁選擇性歸檔、偽造檔案或隱瞞重要檔案信息。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)關(guān)注檔案收集的及時(shí)性、完整性，防止因延遲或遺漏導(dǎo)致檔案信息缺失。第十一條檔案歸檔與分類：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：歸檔檔案應(yīng)按分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)、上架，確保檔案標(biāo)識(shí)清晰、檢索便捷。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自銷毀、轉(zhuǎn)移或處置歸檔檔案。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控：加強(qiáng)歸檔檔案的物理安全防護(hù)，防止因環(huán)境因素（如溫濕度、火災(zāi)）導(dǎo)致檔案損毀。第十二條檔案保管與安全：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：歸檔檔案應(yīng)存放在符合要求的檔案庫(kù)房，定期檢查保管條件，確保檔案安全。禁止性行為：嚴(yán)禁非授權(quán)人員接觸、復(fù)制或轉(zhuǎn)移歸檔檔案。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控：建立檔案庫(kù)房安全管理制度，包括門禁管理、視頻監(jiān)控、溫濕度控制等，防范自然災(zāi)害及人為破壞。第十三條檔案利用與借閱：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：檔案利用應(yīng)履行審批手續(xù)，明確利用目的、范圍及期限，確保檔案合理利用。禁止性行為：嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自復(fù)制、摘錄或外借歸檔檔案。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控：建立檔案利用臺(tái)賬，記錄利用人、利用目的、利用時(shí)間及歸還情況，防止檔案遺失或不當(dāng)使用。第十四條檔案鑒定與銷毀：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：檔案鑒定應(yīng)由檔案管理專家或業(yè)務(wù)部門共同參與，明確檔案保存期限，對(duì)到期檔案按規(guī)定銷毀。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自銷毀或處置未達(dá)保存期限的檔案。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控：建立檔案鑒定制度，確保銷毀檔案符合法律法規(guī)及公司制度要求，防止重要信息泄露。第十五條電子檔案管理：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性及安全性。禁止性行為：嚴(yán)禁篡改、刪除或泄露電子檔案信息。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控：建立電子檔案?jìng)浞輽C(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防范系統(tǒng)故障或黑客攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。第十六條檔案數(shù)字化建設(shè)：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：推動(dòng)檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索及利用，提升檔案管理效率。禁止性行為：嚴(yán)禁在數(shù)字化過程中泄露或篡改檔案信息。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控：建立數(shù)字化檔案管理制度，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量及安全，防止數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或丟失。第十七條檔案保密管理：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：涉密檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行分級(jí)管理，落實(shí)保密措施，防止信息泄露。禁止性行為：嚴(yán)禁非授權(quán)人員接觸涉密檔案，嚴(yán)禁擅自復(fù)印、摘錄或外傳涉密信息。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控：建立涉密檔案管理制度，包括保密教育培訓(xùn)、物理隔離、技術(shù)防護(hù)等措施，確保涉密檔案安全。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：公司檔案專項(xiàng)管理制度應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司業(yè)務(wù)變化，每年至少進(jìn)行一次評(píng)估，必要時(shí)及時(shí)修訂。修訂后的制度由公司主要負(fù)責(zé)人審批，并發(fā)布實(shí)施。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：公司檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組每年至少開展一次檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知，并督促相關(guān)部門制定整改措施。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：公司檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組將檔案管理合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項(xiàng)目啟動(dòng)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”的原則，確保檔案管理活動(dòng)符合合規(guī)要求。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：對(duì)一般風(fēng)險(xiǎn)，由業(yè)務(wù)部門/下屬單位負(fù)責(zé)整改；對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)，由公司檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭處置，明確應(yīng)急流程、責(zé)任協(xié)同及上報(bào)要求，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：對(duì)違反檔案管理制度的個(gè)人或部門，根據(jù)違規(guī)情形、后果及責(zé)任大小，給予績(jī)效扣減、紀(jì)律處分等處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法移交司法機(jī)關(guān)處理。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：公司檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組每年至少開展一次檔案管理有效性評(píng)估，對(duì)制度執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)防控效果等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，優(yōu)化流程漏洞，提升管理水平。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：公司各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案專項(xiàng)管理工作負(fù)有推進(jìn)責(zé)任，各部門、下屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保制度有效落地。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制：將檔案管理合規(guī)情況納入部門及個(gè)人的年度考核，與績(jī)效、評(píng)優(yōu)掛鉤，對(duì)表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反制度的部門和個(gè)人進(jìn)行處罰。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：公司分層級(jí)開展檔案管理培訓(xùn)，管理層重點(diǎn)培訓(xùn)合規(guī)履職要求，一線員工重點(diǎn)培訓(xùn)操作規(guī)范，通過宣傳欄、內(nèi)部平臺(tái)等渠道普及檔案管理知識(shí)，提升全員檔案意識(shí)。第二十七條信息化支撐：公司推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，通過系統(tǒng)工具實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索及利用，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案管理狀態(tài)，提升管理效率。第二十八條文化建設(shè)：公司通過發(fā)布檔案管理合規(guī)手冊(cè)、簽訂合規(guī)承諾書等方式，營(yíng)造全員合規(guī)氛圍，使檔案管理成為企業(yè)文化的重要組成部分。第二十九條報(bào)告制度：公司各部門、