會(huì)議管理制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)企業(yè)法》《中華人民共和國(guó)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》《中華人民共和國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全法》等國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，參照行業(yè)通用管理準(zhǔn)則及集團(tuán)母公司《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理指引》，結(jié)合本公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特別是為有效防控專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提升合規(guī)管理水平，制定本制度。本制度旨在明確會(huì)議管理的基本原則、組織職責(zé)、運(yùn)行機(jī)制及保障措施，確保公司會(huì)議活動(dòng)依法合規(guī)、高效有序開(kāi)展，防范決策失誤、信息泄露、資源浪費(fèi)等風(fēng)險(xiǎn)。第二條本制度適用于公司各部門(mén)、下屬單位及全體員工，涵蓋公司各類會(huì)議的策劃、組織、執(zhí)行及后續(xù)管理全過(guò)程，包括但不限于董事會(huì)會(huì)議、高級(jí)管理層會(huì)議、部門(mén)例會(huì)、專項(xiàng)工作會(huì)、外部協(xié)調(diào)會(huì)等，以及涉及公司重大決策、敏感信息討論的所有會(huì)議場(chǎng)景。第三條本制度中下列術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”指公司圍繞特定領(lǐng)域（如會(huì)議管理）建立的全流程風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)治理體系，包括制度建設(shè)、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、監(jiān)督考核等系統(tǒng)性管理活動(dòng)。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”指在會(huì)議管理過(guò)程中可能引發(fā)的法律責(zé)任、經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害或內(nèi)部管理失效等潛在不安全因素，如決策失誤風(fēng)險(xiǎn)、信息安全風(fēng)險(xiǎn)、違反會(huì)議紀(jì)律風(fēng)險(xiǎn)等。（三）“XX合規(guī)”指公司會(huì)議活動(dòng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部規(guī)章制度的行為標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)議決策、議程執(zhí)行、信息管理、資源使用等各環(huán)節(jié)合法合規(guī)。第四條XX專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：會(huì)議管理須覆蓋公司所有層級(jí)、部門(mén)及會(huì)議類型，確保無(wú)死角、無(wú)盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各部門(mén)在會(huì)議管理中的職責(zé)分工，實(shí)現(xiàn)責(zé)任閉環(huán)。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：優(yōu)先防控重大風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)施差異化管控措施。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估會(huì)議管理有效性，動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)XX專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌決策、審批重大事項(xiàng)；分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理的日常監(jiān)督與執(zhí)行推動(dòng)，確保制度有效落地。第六條設(shè)立XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人及專責(zé)人員為成員，主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：統(tǒng)一部署會(huì)議管理工作，協(xié)調(diào)跨部門(mén)協(xié)作。（二）決策審批：審議重大會(huì)議的議題、方案及風(fēng)險(xiǎn)管控措施。（三）監(jiān)督評(píng)價(jià)：定期檢查會(huì)議管理執(zhí)行情況，評(píng)估成效并督促改進(jìn)。第七條劃分三類主體職責(zé)如下：（一）牽頭部門(mén)：由辦公室（或指定綜合管理部門(mén)）擔(dān)任，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌會(huì)議管理制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫，定期匯總分析會(huì)議管理數(shù)據(jù)，提出優(yōu)化建議。（二）專責(zé)部門(mén)：由法務(wù)合規(guī)部、信息安全部等承擔(dān)，負(fù)責(zé)會(huì)議活動(dòng)的合規(guī)審核、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)處置，提供專業(yè)支持。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)/下屬單位：負(fù)責(zé)落實(shí)本領(lǐng)域會(huì)議管理要求，開(kāi)展日常風(fēng)險(xiǎn)防控，確保會(huì)議內(nèi)容、決策及執(zhí)行符合制度規(guī)范。第八條基層執(zhí)行崗的合規(guī)操作責(zé)任包括：（一）嚴(yán)格按制度流程申請(qǐng)、組織、記錄會(huì)議。（二）履行信息保密義務(wù)，對(duì)會(huì)議敏感內(nèi)容嚴(yán)格管控。（三）及時(shí)上報(bào)異常情況或風(fēng)險(xiǎn)隱患，配合調(diào)查處置。（四）簽署崗位合規(guī)承諾書(shū)，確認(rèn)知悉并遵守相關(guān)要求。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會(huì)議分類與審批標(biāo)準(zhǔn)：（一）公司級(jí)會(huì)議（如董事會(huì)、高管會(huì)）：須由公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，明確議題、參會(huì)人員及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案。（二）部門(mén)級(jí)會(huì)議：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，但涉及重大事項(xiàng)需報(bào)專責(zé)部門(mén)備案。（三）臨時(shí)會(huì)議：緊急情況可先行報(bào)備，會(huì)后補(bǔ)辦審批手續(xù)。第十條議題管理：會(huì)議議題須提前提交，經(jīng)專責(zé)部門(mén)審核其合規(guī)性、必要性后納入議程。禁止將未經(jīng)批準(zhǔn)的議題帶入會(huì)議討論。第十一條參會(huì)管理：（一）明確參會(huì)人員范圍，禁止無(wú)關(guān)人員列席。（二）重要會(huì)議需進(jìn)行身份核驗(yàn)，必要時(shí)要求提供參會(huì)證明。（三）外部人員參會(huì)需經(jīng)公司批準(zhǔn)，并簽署保密協(xié)議。第十二條會(huì)議記錄與紀(jì)要：（一）重要會(huì)議須指定專人記錄，完整記載會(huì)議決策、責(zé)任分工及后續(xù)行動(dòng)。（二）會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審核，存檔備查，并按權(quán)限分發(fā)。第十三條信息安全管理：（一）涉及敏感信息的會(huì)議須選擇安全場(chǎng)所，禁止使用不安全網(wǎng)絡(luò)。（二）會(huì)議記錄、錄音錄像等資料須按密級(jí)管理，指定專人保管。（三）會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理電子設(shè)備，消除數(shù)據(jù)殘留。第十四條資源管理：（一）會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備、費(fèi)用等須按預(yù)算審批，禁止鋪張浪費(fèi)。（二）臨時(shí)調(diào)整會(huì)議須重新報(bào)批，并合理調(diào)配資源。第十五條會(huì)議紀(jì)律：（一）禁止在會(huì)議期間從事與議題無(wú)關(guān)活動(dòng)。（二）討論敏感議題時(shí)須遵守保密規(guī)定，不得外泄。（三）未經(jīng)批準(zhǔn)不得錄音錄像或直播會(huì)議。第十六條違規(guī)行為處理：（一）嚴(yán)禁未經(jīng)審批召開(kāi)會(huì)議。（二）禁止泄露會(huì)議內(nèi)容或?yàn)E用會(huì)議資源。（三）對(duì)違規(guī)行為視情節(jié)嚴(yán)重程度，采取通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰等措施。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十七條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及實(shí)踐反饋，由牽頭部門(mén)每年至少評(píng)估一次制度有效性，提出修訂方案報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審議。第十八條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）定期開(kāi)展會(huì)議管理風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)關(guān)注信息安全、決策失誤、資源浪費(fèi)等。（二）對(duì)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，發(fā)布預(yù)警通知并制定應(yīng)對(duì)預(yù)案。第十九條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將會(huì)議合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項(xiàng)目啟動(dòng)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。（二）明確“未經(jīng)合規(guī)審查的會(huì)議不得實(shí)施”，實(shí)行負(fù)面清單管理。第二十條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門(mén)自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。（二）制定應(yīng)急流程，明確責(zé)任協(xié)同、上報(bào)時(shí)限及處置措施。第二十一條責(zé)任追究機(jī)制：（一）界定違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)，與績(jī)效考核、紀(jì)律處分掛鉤。（二）對(duì)典型案件進(jìn)行通報(bào)，強(qiáng)化警示教育。第二十二條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年對(duì)會(huì)議管理有效性進(jìn)行綜合評(píng)估，包括制度覆蓋率、執(zhí)行率、風(fēng)險(xiǎn)防控成效等。（二）針對(duì)評(píng)估結(jié)果，優(yōu)化流程漏洞，完善管理措施。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十三條組織保障：各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)須定期聽(tīng)取會(huì)議管理情況匯報(bào)，解決重大問(wèn)題，推動(dòng)制度落實(shí)。第二十四條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將會(huì)議合規(guī)情況納入部門(mén)年度考核，與績(jī)效、評(píng)優(yōu)掛鉤。（二）對(duì)在會(huì)議管理中表現(xiàn)突出的集體或個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)。第二十五條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）分層級(jí)開(kāi)展專項(xiàng)培訓(xùn)，如管理層合規(guī)履職培訓(xùn)、一線員工操作規(guī)范培訓(xùn)。（二）定期發(fā)布會(huì)議管理典型案例，強(qiáng)化合規(guī)意識(shí)。第二十六條信息化支撐：通過(guò)系統(tǒng)工具實(shí)現(xiàn)會(huì)議申請(qǐng)、審批、記錄、存檔等流程自動(dòng)化，實(shí)時(shí)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。第二十七條文化建設(shè)：（一）發(fā)布XX專項(xiàng)合規(guī)手冊(cè)，明確行為規(guī)范。（二）組織簽署合規(guī)承諾書(shū)，營(yíng)造全員參與氛圍。第二十八條報(bào)告制度：（一）明確風(fēng)險(xiǎn)事件、年度管理情況的上報(bào)流程、時(shí)限