會(huì)議組織與管理工作制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及行業(yè)通用管理準(zhǔn)則制定，同時(shí)參照集團(tuán)母公司關(guān)于企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理及合規(guī)經(jīng)營(yíng)的相關(guān)規(guī)定。結(jié)合公司內(nèi)部管理實(shí)際需求，旨在強(qiáng)化會(huì)議組織與管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有效防控會(huì)議過(guò)程中的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，提升決策效率與執(zhí)行力，保障公司戰(zhàn)略目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。第二條本制度適用于公司各部門(mén)、下屬單位及全體員工，覆蓋公司內(nèi)部所有層級(jí)會(huì)議的組織、召開(kāi)、記錄及后續(xù)跟進(jìn)工作。包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)項(xiàng)研討會(huì)、外部協(xié)調(diào)會(huì)等所有正式會(huì)議活動(dòng)。第三條本制度下列術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理”指公司為規(guī)范會(huì)議活動(dòng)，通過(guò)制度設(shè)計(jì)、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)防控、資源保障等手段，實(shí)現(xiàn)會(huì)議組織與管理的全過(guò)程受控。（二）“會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)”指會(huì)議組織或執(zhí)行過(guò)程中可能出現(xiàn)的程序瑕疵、決策失誤、信息泄露、資源浪費(fèi)等偏差或損失。（三）“合規(guī)會(huì)議”指嚴(yán)格遵守本制度及關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)規(guī)范，確保會(huì)議目標(biāo)達(dá)成、程序合法、責(zé)任明確的會(huì)議活動(dòng)。（四）“關(guān)鍵環(huán)節(jié)管控”指對(duì)會(huì)議組織全流程中的重點(diǎn)控制點(diǎn)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)管理，如議題擬定、參會(huì)確認(rèn)、資料準(zhǔn)備、紀(jì)要審核等。第四條會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：所有會(huì)議活動(dòng)納入制度管理范圍，不留管控空白。（二）責(zé)任到人原則：明確各級(jí)管理人員及執(zhí)行崗位的會(huì)議管理職責(zé)。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)施差異化管控措施。（四）持續(xù)改進(jìn)原則：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化，動(dòng)態(tài)優(yōu)化會(huì)議管理體系。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)最終決策與監(jiān)督責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、制度落實(shí)及日常監(jiān)督。第六條設(shè)立會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌公司會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理工作，負(fù)責(zé)重大會(huì)議的決策審批、跨部門(mén)協(xié)調(diào)及管理效果評(píng)估。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)包括：（一）審議公司會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理制度及重大會(huì)議方案；（二）協(xié)調(diào)解決會(huì)議管理中的跨部門(mén)爭(zhēng)議；（三）監(jiān)督考核各部門(mén)會(huì)議管理合規(guī)情況；（四）定期組織會(huì)議管理專(zhuān)項(xiàng)評(píng)審。第八條明確三類(lèi)主體職責(zé)分工：（一）牽頭部門(mén)（如綜合管理部）：負(fù)責(zé)會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫等綜合性工作；（二）專(zhuān)責(zé)部門(mén)（如法務(wù)合規(guī)部、信息安全部）：分別負(fù)責(zé)會(huì)議合規(guī)性審核、信息安全管控及流程優(yōu)化；（三）業(yè)務(wù)部門(mén)/下屬單位：落實(shí)本領(lǐng)域會(huì)議管理要求，開(kāi)展日常風(fēng)險(xiǎn)防控，確保議題相關(guān)性與決策執(zhí)行。第九條各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理第一責(zé)任人，承擔(dān)本部門(mén)會(huì)議組織、執(zhí)行、記錄及整改的主體責(zé)任。第十條基層執(zhí)行崗位人員需履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）嚴(yán)格遵守會(huì)議通知要求，按時(shí)參會(huì)；（二）如實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，不得遺漏關(guān)鍵決策；（三）妥善保管會(huì)議資料，防止信息泄露；（四）及時(shí)上報(bào)會(huì)議執(zhí)行中的異常情況。第三章專(zhuān)項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條議題擬定環(huán)節(jié)管控：會(huì)議議題需提前提交牽頭部門(mén)審核，確保議題必要性與前瞻性。禁止將未經(jīng)確認(rèn)的臨時(shí)議題列入正式議程。第十二條通知發(fā)布環(huán)節(jié)管控：會(huì)議通知需至少提前X日發(fā)布，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員及需準(zhǔn)備材料。重要會(huì)議需同步發(fā)布電子版及紙質(zhì)版通知。第十三條參會(huì)資格管控：嚴(yán)格審核參會(huì)人員資格，無(wú)關(guān)人員不得列席。需明確外部參會(huì)人員接待標(biāo)準(zhǔn)及保密要求。第十四條會(huì)前準(zhǔn)備管控：會(huì)議資料需提前X日送達(dá)參會(huì)人員，確保內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性。涉及敏感信息的資料需履行審批手續(xù)。第十五條會(huì)議記錄管控：指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄內(nèi)容完整反映發(fā)言要點(diǎn)、決策事項(xiàng)及責(zé)任分工。會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人審核簽字。第十六條決策執(zhí)行管控：會(huì)議決議需明確責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)限及考核標(biāo)準(zhǔn)，牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)情況。第十七條會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔管控：會(huì)議紀(jì)要需按檔案管理規(guī)定及時(shí)歸檔，電子版需雙備份存儲(chǔ)，紙質(zhì)版需專(zhuān)人保管。第十八條敏感信息管控：涉及商業(yè)秘密、投資計(jì)劃、人事調(diào)整等敏感議題需采取保密措施，如設(shè)置分會(huì)場(chǎng)、限制記錄范圍等。第十九條會(huì)議變更管控：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等變更需履行審批程序，并同步更新通知。第二十條會(huì)后評(píng)估管控：每月對(duì)會(huì)議執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)分析議題達(dá)成率、決策執(zhí)行率及改進(jìn)建議。第四章專(zhuān)項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第廿一條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：每年X月組織牽頭部門(mén)對(duì)制度進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及時(shí)修訂。修訂方案需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過(guò)。第廿二條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：每季度開(kāi)展會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)排查，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)（如保密會(huì)議、跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)議）進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)布預(yù)警通知。第廿三條合規(guī)審查機(jī)制：將會(huì)議合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)決策流程，重大會(huì)議方案需經(jīng)法務(wù)合規(guī)部預(yù)審，未經(jīng)審查不得實(shí)施。第廿四條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：建立分級(jí)處置預(yù)案，一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門(mén)自行整改，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置，并同步上報(bào)公司管理層。第廿五條責(zé)任追究機(jī)制：對(duì)違反會(huì)議管理規(guī)定的行為，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度采取績(jī)效扣減、通報(bào)批評(píng)、紀(jì)律處分等措施。第廿六條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年X月組織對(duì)會(huì)議管理體系進(jìn)行有效性評(píng)估，形成改進(jìn)報(bào)告并納入部門(mén)績(jī)效考核。第五章專(zhuān)項(xiàng)管理保障措施第廿七條組織保障：明確各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理的推進(jìn)責(zé)任，建立責(zé)任清單并納入年度目標(biāo)考核。第廿八條考核激勵(lì)機(jī)制：將會(huì)議管理合規(guī)情況納入部門(mén)年度考核，對(duì)優(yōu)秀會(huì)議組織案例予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)。第廿九條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級(jí)開(kāi)展會(huì)議管理培訓(xùn)，管理層側(cè)重合規(guī)履職培訓(xùn)，一線(xiàn)員工側(cè)重操作規(guī)范培訓(xùn)。第三十條信息化支撐：通過(guò)會(huì)議管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)議題線(xiàn)上提報(bào)、通知自動(dòng)推送、資料電子共享等功能，提升管理效率。第三十一條文化建設(shè)：定期發(fā)布會(huì)議管理合規(guī)手冊(cè)，組織簽訂合規(guī)承諾書(shū)，營(yíng)造“規(guī)范會(huì)議、高效決策”的企業(yè)文化氛圍。第三十二條報(bào)告制度：各部門(mén)每月提交會(huì)議管理情況報(bào)告，內(nèi)容包括會(huì)議數(shù)量、議題達(dá)成率、風(fēng)險(xiǎn)事件等，重大異常情況需即時(shí)上報(bào)。