檔案管理工作流程與制度規(guī)范手冊前言檔案作為組織發(fā)展歷程的原始記錄，承載著決策依據(jù)、歷史傳承、合規(guī)憑證等核心價(jià)值?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理工作，既是維護(hù)組織歷史真實(shí)面貌的基礎(chǔ)工程，也是提升治理效能、防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本手冊立足實(shí)務(wù)場景，系統(tǒng)梳理檔案管理全流程操作要點(diǎn)與制度規(guī)范，旨在為檔案管理從業(yè)者提供兼具專業(yè)性與實(shí)操性的工作指引，助力構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的檔案管理體系。一、檔案管理工作全流程實(shí)務(wù)指南（一）檔案收集：源頭把控，確保資料完整歸集檔案收集是管理工作的起點(diǎn)，需圍繞“全、準(zhǔn)、時(shí)”原則開展：收集范圍：涵蓋文書檔案（公文、會(huì)議記錄、合同協(xié)議等）、業(yè)務(wù)檔案（項(xiàng)目報(bào)告、業(yè)務(wù)臺(tái)賬、審批材料等）、科技檔案（圖紙、技術(shù)方案、設(shè)備說明等）、聲像檔案（照片、視頻、錄音等）及特殊載體檔案（電子文件、實(shí)物檔案等）。收集方式：定期移交：業(yè)務(wù)部門按季度或年度向檔案管理部門移交歸檔材料，需附《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)；專項(xiàng)收集：針對重大活動(dòng)、專項(xiàng)工作（如審計(jì)、項(xiàng)目驗(yàn)收），成立專項(xiàng)小組同步收集過程性資料；零散補(bǔ)充：對歷史遺留或遺漏檔案，通過查閱臺(tái)賬、走訪經(jīng)辦人等方式追溯補(bǔ)充。質(zhì)量要求：紙質(zhì)檔案需字跡清晰、無涂改污損，電子檔案需確保格式兼容（如PDF、XML等）、元數(shù)據(jù)完整（創(chuàng)建時(shí)間、責(zé)任人、版本號(hào)等），聲像檔案需標(biāo)注拍攝時(shí)間、內(nèi)容說明。（二）檔案整理：分類編碼，構(gòu)建有序管理體系整理工作以“便于檢索、保障安全”為核心，分為分類、組卷、編號(hào)、裝具四個(gè)環(huán)節(jié)：分類體系：采用“年度—機(jī)構(gòu)（或問題）—保管期限”三級分類法（如2023年—辦公室—永久），或結(jié)合行業(yè)特性（如醫(yī)院按“病歷類型—年度—科室”分類）。組卷與編號(hào)：將同類檔案按時(shí)間或邏輯順序組卷，編制檔號(hào)（含年度、分類號(hào)、案卷號(hào)），電子檔案需同步生成唯一識(shí)別碼，與紙質(zhì)檔案檔號(hào)一一對應(yīng)。裝具規(guī)范：紙質(zhì)檔案使用無酸紙檔案盒，盒脊標(biāo)注檔號(hào)、案卷題名、起止日期；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或云平臺(tái)，建立目錄數(shù)據(jù)庫，支持關(guān)鍵詞檢索。（三）檔案鑒定：去冗存精，優(yōu)化資源配置鑒定工作每5年開展一次（或結(jié)合實(shí)際需求），由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門、法律顧問組成鑒定小組：價(jià)值鑒定：依據(jù)《檔案保管期限表》，區(qū)分永久（需長期保存）、定期（30年/10年）、短期（5年以下）檔案，重點(diǎn)核查合同協(xié)議、審計(jì)報(bào)告、人事檔案等核心資料的保管期限合理性。實(shí)體鑒定：檢查檔案實(shí)體完整性（如頁碼是否連續(xù)、附件是否齊全）、字跡耐久性（褪色、霉變檔案需修復(fù)或數(shù)字化），對破損檔案啟動(dòng)修復(fù)程序。鑒定結(jié)果：形成《檔案鑒定意見書》，列明需續(xù)存、銷毀、修復(fù)的檔案清單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（四）檔案保管：安全防護(hù)，延長檔案壽命保管工作需兼顧實(shí)體安全與信息安全，構(gòu)建“人防+技防”保障體系：庫房管理：檔案庫房需獨(dú)立設(shè)置，配備恒溫恒濕設(shè)備（溫度14-24℃，濕度45%-60%）、防火（煙感報(bào)警器、滅火器）、防盜（門禁、監(jiān)控）、防光（遮光窗簾）、防蟲（樟腦丸、防蟲藥）設(shè)施，定期清潔消毒。實(shí)體保管：紙質(zhì)檔案按檔號(hào)順序上架，預(yù)留10%空位便于調(diào)整；電子檔案采用“本地+異地”雙備份，每月增量備份、每年全量備份，備份介質(zhì)（硬盤、磁帶）異地封存。日常巡檢：每周檢查庫房溫濕度、設(shè)備運(yùn)行情況，每月抽查檔案實(shí)體完好性，每季度開展安全演練（如火災(zāi)應(yīng)急、數(shù)據(jù)恢復(fù)）。（五）檔案利用：高效服務(wù)，釋放檔案價(jià)值檔案利用需平衡“便捷性”與“安全性”，建立分級利用機(jī)制：內(nèi)部利用：員工憑有效證件申請，普通檔案可直接查閱；涉密/敏感檔案（如人事檔案、商業(yè)秘密）需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案主管審批后，在指定場所查閱，嚴(yán)禁復(fù)制、涂改。外部利用：單位外人員（如審計(jì)、律師）需持單位介紹信及本人證件，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案人員陪同查閱，可提供復(fù)印件（標(biāo)注“僅供××使用”），嚴(yán)禁帶走原件。（六）檔案銷毀：依規(guī)處置，防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)銷毀工作需嚴(yán)格履行審批程序，確保“全程留痕、可追溯”：銷毀鑒定：對到期的定期檔案，由鑒定小組再次核查，確認(rèn)無保存價(jià)值后，形成《檔案銷毀清冊》，列明檔案名稱、檔號(hào)、數(shù)量、銷毀原因。審批流程：《檔案銷毀清冊》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、單位法人逐級審批，涉密檔案需報(bào)上級主管部門備案。銷毀實(shí)施：紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷毀或委托專業(yè)機(jī)構(gòu)處理，電子檔案需物理刪除（格式化硬盤、消磁），銷毀過程需2名以上人員監(jiān)銷，填寫《檔案銷毀監(jiān)銷記錄》，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。二、檔案管理制度規(guī)范體系（一）檔案管理制度：明確權(quán)責(zé)，規(guī)范流程歸檔責(zé)任制度：業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案收集、整理，檔案管理部門定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，將檔案工作納入部門績效考核。移交驗(yàn)收制度：檔案移交時(shí)，雙方對照《移交清單》逐項(xiàng)核對，對缺件、破損檔案退回補(bǔ)充，驗(yàn)收合格后辦理移交手續(xù)，移交記錄長期保存。統(tǒng)計(jì)分析制度：檔案管理部門每月統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量、利用次數(shù)、數(shù)字化進(jìn)度等數(shù)據(jù)，每半年形成《檔案管理分析報(bào)告》，為管理優(yōu)化提供依據(jù)。（二）檔案保密制度：分級管控，防范泄密密級劃分：檔案按涉密程度分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”“內(nèi)部”“公開”五級，涉密檔案需單獨(dú)存放，借閱需簽署《保密承諾書》。借閱保密：涉密檔案僅限在保密室查閱，嚴(yán)禁攜帶出單位；電子涉密檔案需加密存儲(chǔ)，訪問需U盾或動(dòng)態(tài)口令，嚴(yán)禁通過郵件、U盤傳輸。違規(guī)處理：對違規(guī)借閱、復(fù)制、泄露檔案的行為，視情節(jié)輕重給予警告、記過、解除勞動(dòng)合同等處分，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)。（三）檔案安全制度：實(shí)體+信息，雙重防護(hù)實(shí)體安全：庫房鑰匙由專人保管，非工作時(shí)間鎖閉；檔案出入庫需登記《檔案借閱/歸還登記表》，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。信息安全：電子檔案系統(tǒng)設(shè)置訪問日志，記錄操作人、時(shí)間、內(nèi)容；定期開展病毒查殺、漏洞修復(fù)，每半年進(jìn)行數(shù)據(jù)異地災(zāi)備演練。應(yīng)急處置：制定《檔案安全應(yīng)急預(yù)案》，針對火災(zāi)、水災(zāi)、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)情況，明確應(yīng)急流程、責(zé)任分工，每年組織實(shí)戰(zhàn)演練。（四）人員管理制度：專業(yè)賦能，責(zé)任到人崗位要求：檔案管理人員需具備檔案學(xué)、歷史學(xué)或相關(guān)專業(yè)背景，熟悉《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。培訓(xùn)考核：每年組織不少于40學(xué)時(shí)的專業(yè)培訓(xùn)（含檔案數(shù)字化、保密管理等內(nèi)容），考核合格后方可上崗；每兩年開展一次崗位勝任力評估。輪崗與交接：檔案崗位人員變動(dòng)時(shí)，需辦理書面交接手續(xù)，列明未完成工作、重要檔案位置、系統(tǒng)賬號(hào)密碼等，交接過程由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交。三、常見問題與優(yōu)化建議（一）常見痛點(diǎn)及解決思路檔案收集不完整：推行“業(yè)務(wù)流程+檔案管理”嵌入機(jī)制，在OA系統(tǒng)中設(shè)置歸檔節(jié)點(diǎn)，業(yè)務(wù)流程結(jié)束前需完成檔案移交，否則無法關(guān)閉流程。電子檔案管理混亂：統(tǒng)一電子檔案格式（如PDF/A用于長期保存），建立元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集機(jī)制，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案“同源、同效、同管理”。利用效率低下：搭建“檔案管理+知識(shí)管理”一體化平臺(tái)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)簽化處理（如合同類型、項(xiàng)目名稱、關(guān)鍵詞），支持智能檢索與關(guān)聯(lián)推薦。（二）數(shù)字化轉(zhuǎn)型下的檔案管理升級數(shù)字化加工：優(yōu)先對永久、高頻利用檔案進(jìn)行數(shù)字化，采用OCR識(shí)別技術(shù)提升檢索效率，建立“紙質(zhì)+電子”雙套制管理。智能化應(yīng)用：引入AI輔助鑒定（通過算法識(shí)別檔案價(jià)值）、區(qū)