采購審批流程表單化模板提高采購效率及透明度標準版一、適用場景與價值體現(xiàn)二、全流程操作指引（一）需求發(fā)起與表單填寫操作人：需求部門經辦人（某）操作內容：明確采購需求：根據部門工作計劃或實際需要，確定采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、數(shù)量、預估單價及總價，保證需求描述清晰、無歧義。準備附件材料：需附上相關支撐文件，如《采購需求說明書》（針對復雜物品/服務）、《比價/議價記錄》（若涉及多家供應商）、歷史采購價格參考（若有）等，保證需求合理性。填寫表單信息：登錄采購管理系統(tǒng)或線下填寫《采購審批表》，完整填寫以下字段：基礎信息：申請單號（系統(tǒng)自動）、申請人姓名、所屬部門、聯(lián)系方式、申請日期；需求明細：采購類別（物料/服務/固定資產等）、物品/服務名稱、規(guī)格型號、單位、需求數(shù)量、預估單價、預估總價、預算科目（需與公司預算體系匹配）；需求說明：簡述采購原因、用途及緊急程度（緊急需標注“特急”，并說明理由）；供應商信息：若有意向供應商，填寫供應商名稱、聯(lián)系人及電話；若需招標/比選，注明“待選商”。提交審批：檢查表單信息完整性及附件齊全性后，提交至部門負責人審批。關鍵要求：預估總價不得超過部門預算余額，超預算需提前填寫《預算調整申請表》并附說明；需求描述需避免模糊表述（如“一批辦公用品”應具體到“A4紙100包，型號70g”）。（二）部門負責人審核操作人：需求部門負責人（某）操作內容：核實需求必要性：結合部門工作目標與當前庫存情況，判斷采購需求是否真實、必要，避免重復采購或閑置浪費。審核預算合規(guī)性：確認預估總價是否在部門預算范圍內，超預算需求需核查《預算調整申請表》審批進度。確認需求合理性：對物品/服務的規(guī)格、數(shù)量、技術參數(shù)等進行合理性評估，保證與實際需求匹配。審批意見：在《采購審批表》“部門審核意見”欄簽署意見（同意/不同意/需補充說明），并簽字確認，若不同意需注明理由并退回申請人。處理時效：常規(guī)需求需在1個工作日內完成審核；緊急需求需在4小時內完成。（三）采購部復核操作人：采購部專員（某）操作內容：審核流程完整性：檢查《采購審批表》是否填寫完整、附件是否齊全（如需求說明書、比價記錄等），上一環(huán)節(jié)審批是否通過。核實需求可行性：對采購物品/服務的市場供應情況、價格波動區(qū)間進行初步調研，判斷預估單價是否合理；若供應商信息已提供，核實供應商資質（如營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書等）。制定采購方案：根據采購類別與金額，確定采購方式（如直接采購、詢價比價、招標等），明確采購時間節(jié)點與責任人。復核意見：在“采購部復核意見”欄填寫審核結論（如“同意按方案執(zhí)行”“需補充比價記錄”“建議調整規(guī)格”等），并提交至財務部審核。特殊情況處理：若預估單價與市場均價偏差超過10%，需要求申請人補充說明或重新比價；若為首次采購的新型物品/服務，需組織技術部門共同評估。（四）財務部審核操作人：財務部專員（某）操作內容：審核預算與資金安排：確認采購金額是否納入年度/季度預算，資金來源（如自有資金、專項撥款等）是否落實，避免超預算或無預算采購。審核價格合理性：對比歷史采購數(shù)據、市場價格信息或第三方報價平臺數(shù)據，評估預估單價的公允性；對大額采購（如超過XX萬元），需要求提供至少3家供應商的書面比價記錄。審核支付條款：檢查合同中約定的支付方式、進度、賬期是否符合公司財務制度（如預付款比例不超過30%，驗收合格后支付尾款等）。財務意見：在“財務部審核意見”欄簽署意見（同意/不同意/調整支付條款），并提交至分管領導審批。（五）分管領導審批操作人：公司分管采購/財務的副總經理（某）操作內容：審批權限內事項：根據采購金額劃分審批權限（如單次采購金額≤5萬元由采購總監(jiān)審批；5萬-20萬元由分管副總審批；≥20萬元由總經理審批），分管領導需在自身權限內審批。綜合評估：結合采購需求的戰(zhàn)略價值、成本效益、供應商風險等因素，做出最終審批決策。審批意見：在“分管領導審批意見”欄簽署“同意執(zhí)行”“否決并說明理由”或“提交總經理審議”等意見，并簽字確認。特殊事項：涉及重大資產采購（如設備、房產）或戰(zhàn)略合作供應商合作，需提交總經理辦公會集體審議。（六）采購執(zhí)行與歸檔操作人：采購部專員（某）、需求部門經辦人（某）、檔案管理員（某）操作內容：采購執(zhí)行：審批通過后，采購部根據既定采購方式實施采購（如簽訂合同、下達訂單、跟蹤物流等），保證按時交付。驗收入庫：需求部門收到物品/服務后，需與采購訂單核對名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量等，確認無誤后在《驗收單》上簽字驗收；服務類采購需由需求部門出具《服務完成確認書》。付款申請：采購部憑《采購審批表》《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》等材料，向財務部申請付款。檔案歸檔：采購完成后，采購部將《采購審批表》及相關附件（合同、驗收單、發(fā)票、比價記錄等）整理成冊，交檔案管理員統(tǒng)一歸檔保存，保存期限不少于5年。三、標準化表單結構采購審批表（標準版）基礎信息申請單號（系統(tǒng)自動，格式：CGYYYYMMDD-XXX）申請人某所屬部門（如：生產部/行政部/研發(fā)部）聯(lián)系方式（內部辦公電話）申請日期YYYY年MM月DD日采購需求明細采購類別□物料□服務□固定資產□其他（請注明：______）物品/服務名稱（具體名稱，如：“HPLaserJetProM404n打印機”）規(guī)格型號（詳細參數(shù)，如：“黑白激光，600×600dpi，33ppm，標配紙盒250頁”）單位（臺/套/批/項等）需求數(shù)量（阿拉伯數(shù)字，如：5）預估單價（元）（保留兩位小數(shù)，如：3200.00）預估總價（元）（需求數(shù)量×預估單價，大寫：叁仟貳佰元整）預算科目（如：“行政費用-辦公設備”“生產成本-原材料”）需求說明（簡述采購原因、用途、緊急程度：如“替換部門老舊打印機，特急”）供應商信息若有，填寫：名稱_________；聯(lián)系人_________；電話_________附件清單□《采購需求說明書》□《比價記錄》□《供應商資質》□其他：______審批流程部門審核意見經辦人：_________日期：_________負責人簽字：_________日期：_________采購部復核意見經辦人：_________日期：_________負責人簽字：_________日期：_________財務部審核意見經辦人：_________日期：_________負責人簽字：_________日期：_________分管領導審批意見簽字：_________日期：_________（審批權限：_________）備注（其他需要說明的事項，如：需指定品牌、特殊交付要求等）四、關鍵使用提示信息真實性與完整性：申請人需對填寫的信息及附件材料的真實性負責，嚴禁虛報、瞞報采購需求或偽造比價記錄；所有必填字段（如規(guī)格型號、預估總價）不得遺漏，保證審批人全面掌握需求情況。審批時效管理：各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內完成（緊急需求可適當縮短，但需提前溝通），避免因審批延遲影響采購進度；若某環(huán)節(jié)審批不通過，需及時退回并說明原因，申請人整改后重新提交。附件規(guī)范要求：比價記錄需包含至少2家供應商的書面報價（加蓋公章），注明報價日期、有效期；服務類采購需提供《服務方案說明書》；固定資產采購需附《資產評估報告》（若有）。特殊情況處理：對于突發(fā)性、緊急性采購（如生產設備故障急需更換備件），可啟動“緊急采購流程”，先電話請示分管領導同意后，補填《采購審批表》，但需在緊急采購后24小時內完成