企業(yè)會(huì)議管理手冊(cè)前言會(huì)議是企業(yè)內(nèi)部溝通信息、部署工作、解決問(wèn)題的重要方式，規(guī)范的會(huì)議管理能夠提升決策效率、明確責(zé)任分工、保障工作落地。本手冊(cè)旨在為企業(yè)各類會(huì)議提供全流程管理指引，包含籌備、執(zhí)行、后續(xù)跟蹤等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范及實(shí)用工具模板，幫助實(shí)現(xiàn)會(huì)議“有目標(biāo)、有準(zhǔn)備、有產(chǎn)出、有跟蹤”的管理目標(biāo)，推動(dòng)會(huì)議高效化、規(guī)范化運(yùn)行。一、會(huì)議類型與適用范圍根據(jù)會(huì)議目的、性質(zhì)及參與范圍，企業(yè)會(huì)議主要分為以下三類，本手冊(cè)適用于各類會(huì)議的管理規(guī)范：（一）常規(guī)例會(huì)適用場(chǎng)景：定期同步工作進(jìn)展、協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作、部署階段性任務(wù)，如周例會(huì)、月度工作會(huì)、季度總結(jié)會(huì)。特點(diǎn)：周期固定、議題常規(guī)、參與人員相對(duì)穩(wěn)定，重點(diǎn)在于信息同步與工作對(duì)齊。（二）專項(xiàng)會(huì)議適用場(chǎng)景：針對(duì)特定項(xiàng)目、問(wèn)題或決策需求召開(kāi)的臨時(shí)性會(huì)議，如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、需求評(píng)審會(huì)、方案研討會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)分析會(huì)。特點(diǎn)：目標(biāo)明確、議題聚焦、需輸出具體結(jié)論或方案，重點(diǎn)在于問(wèn)題解決與決策達(dá)成。（三）臨時(shí)會(huì)議適用場(chǎng)景：突發(fā)緊急事項(xiàng)需快速討論決策，或臨時(shí)性工作部署，如應(yīng)急響應(yīng)會(huì)、臨時(shí)任務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)。特點(diǎn)：時(shí)效性強(qiáng)、議題靈活、參與人員根據(jù)需求動(dòng)態(tài)調(diào)整，重點(diǎn)在于快速響應(yīng)與行動(dòng)部署。二、會(huì)議全流程管理操作細(xì)則（一）會(huì)議籌備階段操作細(xì)則目標(biāo)：明確會(huì)議需求，做好充分準(zhǔn)備，保證會(huì)議有序開(kāi)展。明確會(huì)議基本信息發(fā)起人：根據(jù)工作需要，由部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人或指定人員發(fā)起會(huì)議申請(qǐng)。確定核心要素：清晰定義會(huì)議主題（如“Q3產(chǎn)品迭代需求評(píng)審”）、目標(biāo)（如“明確需求優(yōu)先級(jí)及開(kāi)發(fā)排期”）、時(shí)間（具體到上/下午:，預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)）、地點(diǎn)（會(huì)議室名稱/線上會(huì)議）、參會(huì)人員（列出必要決策人、執(zhí)行人、支持人員，避免無(wú)關(guān)人員參會(huì)）。制定會(huì)議議程內(nèi)容要求：按“議題-負(fù)責(zé)人-時(shí)長(zhǎng)-輸出物”結(jié)構(gòu)編制，例如：序號(hào)議題負(fù)責(zé)人時(shí)長(zhǎng)（分鐘）輸出物1上周工作進(jìn)展回顧*主管15進(jìn)展報(bào)告PPT2新需求功能拆解*產(chǎn)品經(jīng)理20需求文檔初稿3開(kāi)發(fā)資源評(píng)估與排期*技術(shù)負(fù)責(zé)人25資源排期表4結(jié)論確認(rèn)與任務(wù)分配*總監(jiān)10會(huì)議紀(jì)要（含任務(wù)清單）分發(fā)要求：會(huì)議議程至少提前1個(gè)工作日通過(guò)內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)釘釘）發(fā)送至參會(huì)人員，并同步會(huì)議材料（如需提前審閱的PPT、文檔等）。準(zhǔn)備會(huì)議物資與場(chǎng)地線下會(huì)議：提前預(yù)訂會(huì)議室（確認(rèn)容量、設(shè)備狀態(tài)），準(zhǔn)備投影儀、麥克風(fēng)、白板、馬克筆、簽到表、會(huì)議資料（紙質(zhì)版按參會(huì)人數(shù)打?。嬘盟?。線上會(huì)議：測(cè)試會(huì)議軟件（如騰訊會(huì)議、Zoom）的音視頻功能、屏幕共享、錄制等功能，提前發(fā)送會(huì)議及參會(huì)指南（如“請(qǐng)?zhí)崆?0分鐘進(jìn)入會(huì)議，測(cè)試設(shè)備”）。發(fā)送會(huì)議通知通知模板：包含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)/、參會(huì)人員、議程概要、準(zhǔn)備事項(xiàng)（如“請(qǐng)攜帶材料”“提前閱讀文檔”）、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（內(nèi)部工號(hào)/分機(jī)號(hào)）。發(fā)送時(shí)間：常規(guī)會(huì)議至少提前2個(gè)工作日發(fā)送，臨時(shí)緊急會(huì)議需提前4小時(shí)以上發(fā)送（緊急情況可電話補(bǔ)充通知）。（二）會(huì)議進(jìn)行階段執(zhí)行規(guī)范目標(biāo)：控制會(huì)議節(jié)奏，聚焦議題討論，保證達(dá)成會(huì)議目標(biāo)。會(huì)前準(zhǔn)備（5分鐘內(nèi)）主持人：提前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)（或登錄線上會(huì)議），檢查設(shè)備、材料是否齊全，組織簽到（線上會(huì)議可通過(guò)“簽到”功能或在線文檔統(tǒng)計(jì)）。參會(huì)人員：準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，關(guān)閉手機(jī)靜音，提前調(diào)閱會(huì)議材料，準(zhǔn)備好相關(guān)議題的發(fā)言內(nèi)容。開(kāi)場(chǎng)與議程確認(rèn)（5分鐘）主持人開(kāi)場(chǎng)：明確會(huì)議主題、目標(biāo)及預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)，重申會(huì)議紀(jì)律（如“圍繞議題發(fā)言，避免無(wú)關(guān)討論”“控制單人發(fā)言時(shí)長(zhǎng)”）。確認(rèn)議程：簡(jiǎn)要說(shuō)明議程安排，詢問(wèn)是否有調(diào)整需求（如“本次議程共4項(xiàng)，是否有需要增刪的議題？”），無(wú)異議后正式開(kāi)始。議題討論與決策（核心環(huán)節(jié)）按序推進(jìn)：嚴(yán)格按照議程順序逐項(xiàng)討論，主持人控制各議題時(shí)長(zhǎng)（可設(shè)置計(jì)時(shí)提醒），避免某一議題占用過(guò)多時(shí)間導(dǎo)致后續(xù)議題倉(cāng)促。聚焦討論：鼓勵(lì)參會(huì)人員圍繞議題發(fā)表意見(jiàn)，主持人適時(shí)引導(dǎo)（如“我們聚焦問(wèn)題的解決方案，先請(qǐng)*負(fù)責(zé)人介紹方案細(xì)節(jié)”），避免跑題或爭(zhēng)論。決策記錄：對(duì)需明確結(jié)論的議題，主持人需引導(dǎo)參會(huì)人員達(dá)成共識(shí)，結(jié)論需清晰、可執(zhí)行（如“需求優(yōu)先級(jí)定為P1，由*產(chǎn)品經(jīng)理于X月X日前輸出終版文檔”），避免模糊表述（如“再研究研究”）。會(huì)議總結(jié)（5分鐘）主持人總結(jié)：簡(jiǎn)要回顧各議題討論結(jié)論、已明確的任務(wù)（含責(zé)任人、完成時(shí)間）、待跟進(jìn)事項(xiàng)，確認(rèn)會(huì)議目標(biāo)是否達(dá)成。參會(huì)反饋：詢問(wèn)參會(huì)人員是否有補(bǔ)充意見(jiàn)或建議，無(wú)異議后宣布會(huì)議結(jié)束。（三）會(huì)議后續(xù)階段工作要求目標(biāo)：固化會(huì)議成果，推動(dòng)任務(wù)落地，保證會(huì)議價(jià)值閉環(huán)。整理會(huì)議紀(jì)要責(zé)任主體：由會(huì)議發(fā)起人或指定記錄人（如項(xiàng)目助理、文員）在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)完成紀(jì)要整理。紀(jì)要內(nèi)容：包含會(huì)議基本信息（主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、缺席人員及原因）、核心議題討論要點(diǎn)、形成的結(jié)論/決議、待辦任務(wù)清單（任務(wù)描述、責(zé)任人、協(xié)作人、完成時(shí)間、交付物）、下次會(huì)議安排（如有）。審核分發(fā)：紀(jì)要完成后經(jīng)主持人審核確認(rèn)，通過(guò)內(nèi)部通訊工具發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人，并抄送部門存檔。任務(wù)跟蹤與反饋責(zé)任主體：任務(wù)負(fù)責(zé)人需按紀(jì)要要求推進(jìn)工作，在完成時(shí)限前1天同步進(jìn)展；記錄人/項(xiàng)目助理每周更新任務(wù)跟蹤表，對(duì)逾期任務(wù)及時(shí)提醒責(zé)任人，必要時(shí)上報(bào)協(xié)調(diào)解決。閉環(huán)管理：任務(wù)完成后，負(fù)責(zé)人需提交交付物至指定位置（如共享文件夾、項(xiàng)目管理工具），并在任務(wù)跟蹤表中標(biāo)注“已完成”，記錄人定期匯總?cè)蝿?wù)完成情況，形成會(huì)議成果落地報(bào)告。會(huì)議資料歸檔歸檔內(nèi)容：會(huì)議通知、議程、簽到表、會(huì)議紀(jì)要、演示材料、任務(wù)跟蹤表、成果交付物等。歸檔要求：按“年份-月份-會(huì)議類型-主題”命名文件夾（如“2024-08-專項(xiàng)會(huì)議-Q3產(chǎn)品需求評(píng)審”），存儲(chǔ)至企業(yè)指定共享服務(wù)器或文檔管理系統(tǒng)，保存期限不少于2年，便于后續(xù)查閱。三、會(huì)議管理工具模板（一）會(huì)議通知單模板企業(yè)會(huì)議通知單會(huì)議主題會(huì)議編號(hào)（由行政部門統(tǒng)一編制）時(shí)間年月日（星期X）上/下午:-:時(shí)長(zhǎng)分鐘地點(diǎn)線上會(huì)議/會(huì)議室（樓層）參會(huì)人員總監(jiān)、經(jīng)理、*主管等共人議題概要1.X；2.X；3.X準(zhǔn)備事項(xiàng)請(qǐng)攜帶材料，提前審閱文檔聯(lián)系人*助理聯(lián)系方式內(nèi)部分機(jī)X/企業(yè)X備注如需請(qǐng)假，請(qǐng)于月日前向*總監(jiān)申請(qǐng)，并抄送聯(lián)系人（二）會(huì)議簽到表模板會(huì)議簽到表日期：年月日會(huì)議主題：地點(diǎn)：/線上會(huì)議序號(hào)部門姓名1產(chǎn)品部*經(jīng)理2技術(shù)部*工程師3市場(chǎng)部*專員………（三）會(huì)議議程表模板會(huì)議議程表會(huì)議主題：時(shí)間：:-:地點(diǎn)：主持人：*經(jīng)理序號(hào)議題負(fù)責(zé)人時(shí)長(zhǎng)（分鐘）1議題一：*主管152議題二：*專員203議題三：*總監(jiān)10備注請(qǐng)各負(fù)責(zé)人提前5分鐘到場(chǎng)總計(jì)：45分鐘（四）會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議紀(jì)要會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間年月日:-:地點(diǎn)會(huì)議室/線上會(huì)議主持人*經(jīng)理參會(huì)人員總監(jiān)、經(jīng)理、*主管等共人記錄人*助理缺席人員*專員（因事由請(qǐng)假）一、議題討論要點(diǎn)1.議題一：（1）主管匯報(bào)：進(jìn)展…；（2）經(jīng)理反饋：?jiǎn)栴}…；（3）討論焦點(diǎn)：…2.議題二：（1）專員介紹：方案…；（2）總監(jiān)建議：優(yōu)化方向…二、結(jié)論與決議1.決議一：明確事項(xiàng)按方案執(zhí)行，責(zé)任人*經(jīng)理，月日前完成。2.決議二：同意資源調(diào)配，由*主管協(xié)調(diào)，月日前落實(shí)。三、待辦任務(wù)清單序號(hào)任務(wù)描述責(zé)任人協(xié)作人1輸出報(bào)告終版*主管*專員2完成方案優(yōu)化*專員*工程師四、下次會(huì)議安排主題任務(wù)進(jìn)展復(fù)盤時(shí)間暫定月日抄送全體參會(huì)人員、行政部門、存檔（五）會(huì)議任務(wù)跟蹤表模板會(huì)議任務(wù)跟蹤表更新日期：年月日會(huì)議主題：責(zé)任部門：序號(hào)任務(wù)描述責(zé)任人1輸出報(bào)告終版*主管2完成方案優(yōu)化*專員3協(xié)調(diào)資源*經(jīng)理四、會(huì)議效率提升與規(guī)范要點(diǎn)（一）會(huì)前準(zhǔn)備關(guān)鍵點(diǎn)控制參會(huì)規(guī)模：僅邀請(qǐng)與議題直接相關(guān)的人員，避免“陪會(huì)”現(xiàn)象（如信息同步類會(huì)議僅通知執(zhí)行層，決策類會(huì)議需包含決策層）。明確會(huì)議必要性：優(yōu)先通過(guò)即時(shí)通訊工具、郵件等方式溝通可解決的問(wèn)題，避免頻繁召開(kāi)低價(jià)值會(huì)議。（二）會(huì)議進(jìn)行關(guān)鍵點(diǎn)主持人職責(zé)：嚴(yán)格把控時(shí)間，引導(dǎo)發(fā)言聚焦，及時(shí)打斷無(wú)關(guān)討論，保證每個(gè)議題有結(jié)論、有輸出。參會(huì)人員禮儀：積極發(fā)言但避免打斷他人，手機(jī)調(diào)至靜音，不隨意離場(chǎng)（特殊情況需向主持人請(qǐng)假）。（三）會(huì)議后續(xù)關(guān)鍵點(diǎn)紀(jì)要及時(shí)性與準(zhǔn)確性：記錄人需快速整理紀(jì)要，避免遺漏關(guān)鍵結(jié)論和任務(wù)；紀(jì)要需經(jīng)主持人審核，保證信息無(wú)誤。任務(wù)跟蹤剛性化：任務(wù)完成情況與績(jī)效考核掛鉤（如適用），對(duì)逾期未完成的任務(wù)需分析原因并制定補(bǔ)救措施，避免“議而不決、決而不行”。（四）其他注意