房地產(chǎn)公司合同管理規(guī)范指引一、前言房地產(chǎn)行業(yè)具有項(xiàng)目周期長(zhǎng)、交易主體多元、法律關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，合同作為權(quán)利義務(wù)的核心載體，其管理水平直接影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)與效益。為規(guī)范合同全流程管理，防范法律、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，結(jié)合行業(yè)實(shí)踐與法律要求，制定本指引。二、合同管理體系構(gòu)建（一）管理組織架構(gòu)明確合同管理的責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門為合同發(fā)起與履行的第一責(zé)任部門，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)需求對(duì)接、相對(duì)方溝通；法務(wù)部門統(tǒng)籌合同合法性審查、風(fēng)險(xiǎn)防控；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)資金合規(guī)性審核；行政/檔案崗負(fù)責(zé)合同檔案管理。重大合同（如土地出讓、億元級(jí)工程）需經(jīng)董事會(huì)或股東會(huì)審議。（二）制度配套制定《合同管理辦法》《合同審批流程細(xì)則》《合同履行監(jiān)督制度》等，明確各環(huán)節(jié)權(quán)責(zé)、流程及時(shí)限要求，確保管理有章可循。三、合同訂立階段管理（一）相對(duì)方資質(zhì)審查1.主體資格：核查對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營(yíng)范圍、存續(xù)狀態(tài)）、資質(zhì)證書（如施工企業(yè)的建筑資質(zhì)等級(jí)）、特許經(jīng)營(yíng)許可（如預(yù)售許可）等，確保簽約主體合法有效。2.信用與履約能力：通過(guò)“信用中國(guó)”“企查查”等平臺(tái)查詢涉訴、失信、行政處罰記錄；要求提供近3年同類項(xiàng)目業(yè)績(jī)、財(cái)務(wù)報(bào)表（重大合同），評(píng)估其履約能力。3.關(guān)聯(lián)方審查：若對(duì)方為關(guān)聯(lián)企業(yè)，需披露關(guān)聯(lián)關(guān)系，按關(guān)聯(lián)交易規(guī)則履行內(nèi)部審批（如股東會(huì)表決）。（二）合同文本起草與審查1.文本選擇：優(yōu)先采用國(guó)家或地方示范文本（如商品房買賣合同、建設(shè)工程施工合同示范文本）；特殊類型合同（如土地合作開發(fā)、產(chǎn)業(yè)園區(qū)運(yùn)營(yíng)）可結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)定制，必要時(shí)聘請(qǐng)外部律師起草。2.核心條款把控：土地類合同：明確用地性質(zhì)、容積率、交付時(shí)間、土地款支付節(jié)點(diǎn)、閑置責(zé)任、規(guī)劃調(diào)整限制等。工程類合同：細(xì)化工期（含開工、竣工、節(jié)點(diǎn)工期）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（引用國(guó)標(biāo)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）、付款方式（預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金返還條件）、設(shè)計(jì)變更程序、索賠與反索賠條款。銷售類合同：清晰約定房屋面積（預(yù)測(cè)/實(shí)測(cè)誤差處理）、交付標(biāo)準(zhǔn)（裝修品牌、配套設(shè)施）、產(chǎn)權(quán)辦理時(shí)限、逾期交房/辦證違約責(zé)任（建議約定具體違約金計(jì)算方式，如日萬(wàn)分之X）。3.法務(wù)審核要點(diǎn)：審查合同是否違反法律法規(guī)（如《民法典》《城市房地產(chǎn)管理法》）、是否存在無(wú)效條款（如陰陽(yáng)合同、違法分包條款）、爭(zhēng)議解決方式（優(yōu)先選擇仲裁或項(xiàng)目所在地法院，便于執(zhí)行）。（三）合同審批流程1.分級(jí)審批：按合同金額、重要性分級(jí)，如：金額≤XX萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門→法務(wù)→財(cái)務(wù)→分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞XX萬(wàn)元：增加總經(jīng)理或董事會(huì)審批環(huán)節(jié)。2.審批時(shí)限：各部門應(yīng)在2-3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，提出書面意見（如法務(wù)需明確“合法合規(guī)”“需修改XX條款”等結(jié)論），避免流程拖沓影響項(xiàng)目進(jìn)度。（四）合同簽訂與備案1.簽署規(guī)范：確保簽約主體與審查主體一致，法定代表人或授權(quán)代表簽字（授權(quán)委托書需明確權(quán)限及時(shí)限），加蓋公章（騎縫章確保頁(yè)面完整），合同份數(shù)按需求留存（如政府備案、對(duì)方、我方財(cái)務(wù)/業(yè)務(wù)/檔案各一份）。2.備案登記：商品房買賣合同需按規(guī)定網(wǎng)簽備案；土地出讓合同、建設(shè)工程合同按要求向主管部門備案，確保合同效力及對(duì)抗第三人效力。四、合同履行階段管理（一）履行跟蹤機(jī)制1.臺(tái)賬管理：建立合同履行臺(tái)賬，記錄付款時(shí)間、發(fā)票收取、工程進(jìn)度、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)等，動(dòng)態(tài)更新履行狀態(tài)?？山柚鶲A或合同管理系統(tǒng)，設(shè)置節(jié)點(diǎn)提醒（如付款前3天提醒財(cái)務(wù)，工期到期前7天提醒項(xiàng)目組）。2.溝通與確認(rèn)：重要履行節(jié)點(diǎn)（如工程驗(yàn)收、款項(xiàng)支付）需書面確認(rèn)，留存對(duì)方簽收憑證（如驗(yàn)收單、收款確認(rèn)函），避免口頭約定引發(fā)爭(zhēng)議。（二）變更與解除管理1.變更程序：因政策調(diào)整、設(shè)計(jì)變更等需修改合同的，應(yīng)簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，明確變更內(nèi)容、效力范圍、履行期限調(diào)整等，補(bǔ)充協(xié)議審批流程與原合同一致。2.解除條件：對(duì)方嚴(yán)重違約（如工期延誤超90日、工程質(zhì)量不合格）或發(fā)生不可抗力時(shí)，按合同約定或法律規(guī)定行使解除權(quán)，書面通知對(duì)方并保留送達(dá)憑證（如EMS回執(zhí)、公證送達(dá)）。（三）爭(zhēng)議處理1.協(xié)商與調(diào)解：爭(zhēng)議發(fā)生后，優(yōu)先通過(guò)協(xié)商、第三方調(diào)解（如行業(yè)協(xié)會(huì)）解決，降低訴訟/仲裁成本。2.糾紛處置：協(xié)商無(wú)果時(shí)，按合同約定啟動(dòng)仲裁或訴訟。法務(wù)部門需及時(shí)固定證據(jù)（如合同、履約記錄、溝通函件），注意訴訟時(shí)效（如工程款糾紛時(shí)效為3年，從應(yīng)付工程款之日起算）。五、合同檔案管理（一）歸檔范圍合同文本、審批單、相對(duì)方資質(zhì)文件、履約憑證（付款憑證、驗(yàn)收單、往來(lái)函件）、補(bǔ)充協(xié)議、糾紛處理文件等。（二）保管要求紙質(zhì)檔案：專人保管，存放于防火、防潮、防盜的檔案室，按項(xiàng)目、合同類型分類編號(hào)；電子檔案：加密存儲(chǔ)，定期備份，與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，便于檢索。（三）借閱與銷毀內(nèi)部借閱需登記，注明用途；保管期限屆滿（如一般合同保管5年，涉及產(chǎn)權(quán)、債權(quán)的長(zhǎng)期保管），經(jīng)審批后銷毀，留存銷毀記錄。六、風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)（一）常見風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)條款歧義：合同條款表述清晰，避免“合理期限”“適當(dāng)補(bǔ)償”等模糊表述，建議量化（如“15個(gè)工作日內(nèi)”“按總價(jià)款的20%支付違約金”）。政策風(fēng)險(xiǎn)：合同中約定“因政策調(diào)整導(dǎo)致合同無(wú)法履行的，雙方互不承擔(dān)違約責(zé)任，但應(yīng)配合辦理變更或解除手續(xù)”，降低調(diào)控政策影響。工期風(fēng)險(xiǎn)：工程合同中約定“每延誤1日，按合同總價(jià)款的萬(wàn)分之X支付違約金”，同時(shí)設(shè)置工期順延的情形（如不可抗力、甲方設(shè)計(jì)變更）。（二）培訓(xùn)與監(jiān)督定期組織合同管理培訓(xùn)（如法務(wù)部門講