采購審批流程與權(quán)限明細(xì)手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)采購行為，明確采購審批各環(huán)節(jié)職責(zé)與權(quán)限，保證采購流程合規(guī)、高效、透明。手冊依據(jù)《公司采購管理制度》制定，適用于企業(yè)各部門采購活動的發(fā)起、審核、審批及執(zhí)行全流程，相關(guān)崗位人員需嚴(yán)格遵照執(zhí)行。一、適用范圍與典型場景（一）適用對象本手冊適用于企業(yè)各部門（含生產(chǎn)、行政、銷售、研發(fā)等）的所有采購活動，涵蓋物料采購、服務(wù)采購、工程采購等各類類型。涉及角色包括：申請人（需求部門經(jīng)辦人）、部門負(fù)責(zé)人（需求部門審批人）、采購專員/經(jīng)理（采購部門審核人）、財(cái)務(wù)專員/經(jīng)理（財(cái)務(wù)部門復(fù)核人）、分管副總/總經(jīng)理（高層審批人）。（二）典型應(yīng)用場景日常采購場景：生產(chǎn)部門常規(guī)原材料補(bǔ)貨、行政部門辦公用品采購、研發(fā)部門實(shí)驗(yàn)耗材采購等，金額較小、需求緊急且符合常規(guī)采購標(biāo)準(zhǔn)。計(jì)劃內(nèi)采購場景：年度預(yù)算內(nèi)的固定資產(chǎn)采購（如設(shè)備、儀器）、季度供應(yīng)商框架協(xié)議內(nèi)采購，需提前制定采購計(jì)劃，按流程逐級審批。緊急采購場景：生產(chǎn)突發(fā)故障需緊急采購備件、疫情防控應(yīng)急物資采購等，需啟動緊急審批流程，保證物資及時到位。大額/特殊采購場景：單筆金額超過20萬元的采購項(xiàng)目、涉及新供應(yīng)商引入或特殊技術(shù)要求的采購，需增加高層審批及專項(xiàng)論證環(huán)節(jié)。二、采購申請發(fā)起與審批全流程（一）需求確認(rèn)與申請發(fā)起操作主體：需求部門申請人（*）操作內(nèi)容：申請人根據(jù)部門需求，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額（需參考年度預(yù)算及歷史采購價(jià)格）、期望交付日期等核心信息。填寫《采購申請單》（模板詳見第三章），附必要附件：如需求部門書面說明、技術(shù)參數(shù)要求、比價(jià)記錄（3萬元以上采購需提供至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單）、歷史采購合同（類似物品采購）等。提交申請前需確認(rèn)需求合理性（如是否為重復(fù)采購、是否有替代方案）及預(yù)算匹配性（預(yù)算內(nèi)/超預(yù)算說明）。輸出物：《采購申請單》（含附件）關(guān)鍵注意：需求描述需清晰準(zhǔn)確，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需明確具體品類、數(shù)量）；緊急采購需在申請單“備注”欄標(biāo)注“緊急”，并說明緊急原因（如生產(chǎn)停工風(fēng)險(xiǎn)）。（二）部門初審操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（*）操作內(nèi)容：接收申請人提交的《采購申請單》，重點(diǎn)審核：采購需求的必要性（是否為部門工作必需，是否存在浪費(fèi)）；預(yù)算是否符合部門年度預(yù)算（超預(yù)算需說明原因并附預(yù)算調(diào)整申請）；采購物品/服務(wù)的規(guī)格型號是否滿足工作需求；附件是否完整（技術(shù)參數(shù)、比價(jià)記錄等）。審核通過后，在《采購申請單》“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)，并提交至采購部；審核不通過需注明原因并退回申請人修改。處理時限：1個工作日內(nèi)完成關(guān)鍵注意：跨部門需求（如生產(chǎn)部與研發(fā)部共用設(shè)備）需提前溝通確認(rèn)，必要時會簽相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。（三）采購部審核操作主體：采購專員/經(jīng)理（*）操作內(nèi)容：接收部門負(fù)責(zé)人審批通過的《采購申請單》，重點(diǎn)審核：采購合規(guī)性（是否符合公司采購政策，是否屬于集中采購目錄內(nèi)項(xiàng)目）；供應(yīng)商資質(zhì)（首次合作供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書；長期合作供應(yīng)商需核查資質(zhì)有效期及履約記錄）；價(jià)格合理性（3萬元以上采購需核實(shí)比價(jià)記錄，保證價(jià)格不高于市場均價(jià)；20萬元以上采購需啟動招標(biāo)或議價(jià)流程）；交期可行性（與供應(yīng)商確認(rèn)能否滿足期望交付日期，必要時協(xié)調(diào)供應(yīng)商調(diào)整）。審核通過后，在《采購申請單》“采購部意見”欄簽字，并提交至財(cái)務(wù)部；審核不通過需注明原因（如“供應(yīng)商資質(zhì)不全”“價(jià)格虛高”）并退回需求部門。處理時限：常規(guī)采購2個工作日內(nèi)完成，緊急采購1個工作日內(nèi)完成關(guān)鍵注意：對于復(fù)雜采購項(xiàng)目（如定制化設(shè)備），采購部可組織技術(shù)部門、需求部門共同參與供應(yīng)商評審。（四）財(cái)務(wù)部復(fù)核操作主體：財(cái)務(wù)專員/經(jīng)理（*）操作內(nèi)容：接收采購部審核通過的《采購申請單》，重點(diǎn)審核：預(yù)算額度是否符合公司財(cái)務(wù)制度（超預(yù)算需附《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)分管副總審批）；付款方式是否合理（預(yù)付款比例不超過30%，尾款需驗(yàn)收合格后支付）；成本構(gòu)成是否清晰（物料費(fèi)、服務(wù)費(fèi)等分項(xiàng)列示，避免隱性費(fèi)用）；資金來源是否落實(shí)（如專項(xiàng)采購需對應(yīng)專項(xiàng)預(yù)算）。復(fù)核通過后，在《采購申請單》“財(cái)務(wù)部意見”欄簽字，提交至高層審批；復(fù)核不通過需注明原因（如“預(yù)算不足”“付款方式違規(guī)”）并退回采購部。處理時限：1個工作日內(nèi)完成關(guān)鍵注意：大額采購（＞20萬元）需核查資金計(jì)劃，保證付款時間與公司現(xiàn)金流匹配。（五）高層審批操作主體：分管副總/總經(jīng)理（*）（根據(jù)采購金額及類型確定審批權(quán)限，詳見第三章《采購審批權(quán)限表》）操作內(nèi)容：接收財(cái)務(wù)部復(fù)核通過的《采購申請單》，重點(diǎn)審核：采購項(xiàng)目的戰(zhàn)略價(jià)值（是否符合公司年度發(fā)展目標(biāo)）；投入產(chǎn)出比（大額采購需評估成本效益）；特殊采購事項(xiàng)的必要性（如獨(dú)家供應(yīng)商采購、進(jìn)口設(shè)備采購）。審批通過后，在《采購申請單》“高層審批意見”欄簽字確認(rèn)，流程進(jìn)入執(zhí)行環(huán)節(jié)；審批不通過需注明原因并退回需求部門。處理時限：分管副總1個工作日內(nèi)完成，總經(jīng)理2個工作日內(nèi)完成關(guān)鍵注意：20萬元以上采購需提交總經(jīng)理辦公會集體審議，必要時邀請外部專家參與論證。（六）結(jié)果反饋與執(zhí)行操作主體：采購專員/經(jīng)理（*）操作內(nèi)容：審批通過后，采購部在1個工作日內(nèi)通知申請人，同步反饋采購執(zhí)行計(jì)劃（供應(yīng)商名稱、預(yù)計(jì)交付時間、合同簽訂進(jìn)度等）。與供應(yīng)商簽訂采購合同（合同模板需經(jīng)法務(wù)部門審核），明確雙方權(quán)利義務(wù)（質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任等）。下達(dá)采購訂單，跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按時交付；如遇延遲，及時協(xié)調(diào)供應(yīng)商并提供交付時間表。物資/服務(wù)送達(dá)后，組織需求部門、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收（驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以采購合同及技術(shù)參數(shù)為準(zhǔn)），驗(yàn)收合格后簽署《采購驗(yàn)收單》，作為付款依據(jù)。輸出物：采購合同、采購訂單、采購驗(yàn)收單關(guān)鍵注意：緊急采購需全程跟蹤進(jìn)度，保證24小時內(nèi)啟動供應(yīng)商下單流程，48小時內(nèi)完成交付（如條件允許）。三、常用采購審批表單模板（一）采購申請單模板采購申請單申請單號：CG-2024-X申請部門申請日期年月日采購類型□物料□服務(wù)□工程緊急程度□普通□緊急采購物品/服務(wù)信息序號名稱12合計(jì)金額（元）￥：預(yù)算來源□年度預(yù)算內(nèi)□預(yù)算外（附預(yù)算調(diào)整申請表）資金支付方式□銀行轉(zhuǎn)賬□現(xiàn)金□其他附件清單□技術(shù)參數(shù)要求□比價(jià)記錄□供應(yīng)商資質(zhì)文件□其他：審批流程部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：財(cái)務(wù)部意見簽字：日期：備注（緊急采購說明、特殊要求等）（二）采購審批權(quán)限表采購金額（元）采購類型審批流程備注≤5,000物料/服務(wù)申請人→部門負(fù)責(zé)人→采購部行政辦公用品、低值易耗品可直接由部門負(fù)責(zé)人審批5,001-20,000物料/服務(wù)申請人→部門負(fù)責(zé)人→采購部→財(cái)務(wù)部需提供3家供應(yīng)商比價(jià)記錄20,001-100,000物料/服務(wù)/工程申請人→部門負(fù)責(zé)人→采購部→財(cái)務(wù)部→分管副總工程類采購需附技術(shù)方案論證報(bào)告＞100,000所有類型申請人→部門負(fù)責(zé)人→采購部→財(cái)務(wù)部→總經(jīng)理→董事會（如需）董事會審批需提前3個工作日提交材料（三）供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商資質(zhì)審核表審核編號：YG-2024-X供應(yīng)商名稱聯(lián)系人*地址采購項(xiàng)目名稱資質(zhì)文件清單序號文件名稱1營業(yè)執(zhí)照2生產(chǎn)許可證（如需）3質(zhì)量體系認(rèn)證（ISO9001等）4其他（如行業(yè)資質(zhì)證書）審核意見采購部審核簽字：日期：（重點(diǎn)審核資質(zhì)真實(shí)性、有效性）技術(shù)部門審核（如需）簽字：日期：（重點(diǎn)審核技術(shù)能力匹配性）審核結(jié)論□通過，納入合格供應(yīng)商庫□不通過，退回補(bǔ)充資料□保留，限期整改備注（如供應(yīng)商歷史履約記錄、不良行為記錄等）四、執(zhí)行中的關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）預(yù)算控制風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：超預(yù)算采購導(dǎo)致資金鏈緊張，或預(yù)算執(zhí)行偏差過大。防范措施：需求部門需嚴(yán)格按照年度預(yù)算發(fā)起采購，超預(yù)算采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因（如市場價(jià)格上漲、新增需求）及對部門工作的影響，經(jīng)財(cái)務(wù)部及高層審批后方可執(zhí)行；采購部每月匯總預(yù)算執(zhí)行情況，向財(cái)務(wù)部及管理層反饋超預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)。（二）供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：供應(yīng)商資質(zhì)造假、履約能力不足（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）。防范措施：建立合格供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商實(shí)行“準(zhǔn)入-評估-淘汰”機(jī)制；新供應(yīng)商引入需通過資質(zhì)審核及樣品測試（如需）；長期合作供應(yīng)商每半年進(jìn)行一次履約評估（評估指標(biāo)包括交期準(zhǔn)時率、合格率、售后服務(wù)響應(yīng)速度等），評分低于80分的暫停合作。（三）審批時效風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：審批流程過長導(dǎo)致采購延遲，影響生產(chǎn)經(jīng)營。防范措施：明確各環(huán)節(jié)處理時限（如部門初審1個工作日、采購部審核2個工作日），超時未反饋的需向采購部說明原因；緊急采購啟動“綠色通道”，申請人可口頭申請，采購部同步啟動審核流程，24小時內(nèi)補(bǔ)全書面手續(xù)。（四）文檔管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：審批流程資料缺失、歸檔不規(guī)范，導(dǎo)致后續(xù)審計(jì)追溯困難。防范措施：所有采購審批資料（含《采購申請單》、比價(jià)記錄、合同、驗(yàn)收單等）需在采購?fù)瓿珊?個工作日內(nèi)整理歸檔，紙質(zhì)版由采購部統(tǒng)一保管（保存期限不少于3年），電子版至公司OA系統(tǒng)備查；重要采購項(xiàng)目（如工程類、大額設(shè)備采購）需同步保存影像資料（如合同簽署現(xiàn)場、驗(yàn)收照片）。（五）廉潔風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：采購人員與供應(yīng)商串通、收受回扣，導(dǎo)致采購價(jià)格虛高、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。防范措施：采購人員實(shí)行定期輪崗制度（每2-3年輪崗一次）；關(guān)鍵采購環(huán)節(jié)（如招標(biāo)、議價(jià)）需邀請需求部