采購流程標準化及供應商管理模板一、適用范圍與應用場景二、標準化采購操作流程詳解（一）需求提出與審批需求發(fā)起：需求部門（如生產部、行政部）填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數量、用途、預算金額、需求時間及質量要求，部門負責人*主管簽字確認。需求審核：采購部對需求合理性（如是否符合采購計劃、預算是否在可控范圍）進行初審；財務部審核預算合規(guī)性；分管領導*總最終審批。緊急采購（如生產突發(fā)故障急需備件）需注明“緊急”標識，可簡化流程但事后需補錄審批記錄。（二）供應商尋源與初步篩選尋源方式：根據采購金額及物品特性選擇合適方式——公開招標：適用于年度框架協(xié)議、大型設備采購（金額≥10萬元），通過企業(yè)官網、采購平臺發(fā)布招標公告；邀請招標：適用于定制化服務（如IT系統(tǒng)開發(fā)），邀請3家及以上合格供應商參與；詢價采購：適用于標準件、辦公用品等（金額＜5萬元），向至少3家供應商詢價并留存報價記錄；單一來源：僅限唯一供應商可提供的情況（如專利產品），需附獨家授權證明及合理性說明。初步篩選：采購部收集供應商資料，剔除以下不符合項——無營業(yè)執(zhí)照/相關行業(yè)資質、近3年有重大商業(yè)違約記錄、報價明顯偏離市場均價（±20%以上且無合理解釋）。（三）供應商評估與準入評估小組組建：由采購部、技術部、質量部代表組成3-5人評估小組，明確評估標準（總分100分）。評估維度與權重：企業(yè)資質（20分）：營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、ISO體系認證（如ISO9001）、行業(yè)特殊資質（如醫(yī)療器械經營許可證）；產品/服務質量（30分）：提供樣品檢測報告、過往客戶評價（需蓋章）、質量保證方案；價格競爭力（25分）：對比市場均價、歷史采購價格、報價明細合理性；交付能力（15分）：產能證明、物流配送方案、過往訂單準時交付率；服務水平（10分）：售后響應時間（如24小時內故障處理）、技術支持能力、投訴處理流程。結果應用：評分≥80分為“優(yōu)秀”，70-79分為“合格”，60-69分為“待改進”，＜60分直接淘汰。合格供應商錄入《合格供應商名錄》，有效期為1年，到期前需重新評估。（四）采購執(zhí)行與訂單管理訂單：采購部根據審批后的需求及供應商評估結果，向選定供應商下達《采購訂單》，注明訂單號、物品規(guī)格、數量、單價、總價、交貨時間、交付地點、驗收標準及違約條款（如逾期交貨每日扣款0.5%）。訂單跟蹤：采購專員*專員通過電話、系統(tǒng)等方式跟蹤供應商生產/備貨進度，保證按期交付；若遇延期風險（如供應商產能不足），需提前3個工作日與需求部門溝通，調整交期或啟動備選供應商。（五）合同簽訂與履約監(jiān)控合同擬定：采購部根據訂單條款擬定《采購合同》，重點明確以下內容：雙方基本信息（供應商名稱、地址、聯(lián)系人）；采購物品/服務明細、數量、單價、總金額；質量標準（如國標、行標或雙方約定標準）；交付時間、地點及方式；驗收流程（到貨檢驗、試用驗收、最終驗收）；付款方式（如“驗收合格后30日內付95%，質保期滿付5%”）、發(fā)票要求（增值稅專用發(fā)票）；違約責任（如質量不達標退貨、逾期交貨賠償）。合同審批與簽訂：合同需經采購部經理經理、法務部（如有）、分管領導總審批后，雙方加蓋公章（電子合同需使用合法簽約平臺）。履約監(jiān)控：采購部定期（如每周）檢查合同履行情況，記錄供應商交付準時率、合格率等指標；對履約異常（如批量質量缺陷）發(fā)出《履約整改通知書》，要求3個工作日內反饋整改方案。（六）驗收與結算管理到貨檢驗：需求部門、質量部聯(lián)合到貨驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數量是否與訂單一致，檢查外觀、包裝及質量證明文件（如合格證、檢測報告）；對不合格品當場拒收，填寫《不合格品處理單》，要求供應商24小時內更換或退貨。試用驗收：對于需試用的物品（如新設備、軟件系統(tǒng)），由使用部門在試用期內（通常7-15個工作日）出具《試用驗收報告》，確認功能、功能是否滿足需求。貨款結算：驗收合格后，采購部收集《采購訂單》《驗收報告》《發(fā)票》等單據，提交財務部審核；財務部核對無誤后，按合同約定付款方式辦理結算，留存付款憑證。（七）供應商績效評估與優(yōu)化評估周期：季度評估（用于日常管理）+年度評估（用于名錄更新）。評估指標：質量指標（40%）：批次合格率（≥98%為優(yōu)秀）、客訴次數（0次為滿分）；交付指標（30%）：準時交付率（≥95%為滿分）、訂單滿足率（≥98%為滿分）；成本指標（20%）：價格競爭力（對比市場均價下浮5%以上為滿分）、成本優(yōu)化建議采納數；服務指標（10%）：售后響應及時率（100%為滿分）、問題解決滿意度（≥90%為滿分）。結果應用：年度評分≥90分：列為“戰(zhàn)略供應商”，優(yōu)先分配訂單，合作期限延長至2年；70-89分：維持正常合作；60-69分：發(fā)出《績效改進通知書》，30天后復評仍不達標則降級；＜60分：從《合格供應商名錄》中清除，終止合作。三、核心管理工具模板清單（一）采購需求申請表申請編號需求部門申請人聯(lián)系方式采購物品/服務名稱規(guī)格型號數量用途預算金額（元）需求時間附件清單（如技術參數、圖紙）緊急程度（□一般□緊急）審批流程部門負責人簽字：__________日期：______采購部審核：__________日期：______財務部審核：__________日期：______分管領導審批：__________日期：______（二）供應商信息登記表供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址成立時間注冊資本（萬元）聯(lián)系人職位聯(lián)系方式（內部通訊錄查詢）主營產品/服務年營業(yè)額（萬元）資質文件清單（可附復印件）□營業(yè)執(zhí)照□生產許可證□ISO認證□行業(yè)資質□其他：__________合作歷史過往合作項目：__________履約評價：□優(yōu)秀□良好□合格□待改進（三）供應商評估打分表供應商名稱評估日期評估小組總分評估維度權重得分加權得分企業(yè)資質20%產品/服務質量30%價格競爭力25%交付能力15%服務水平10%綜合評價□優(yōu)秀（≥80分）□合格（70-79分）□待改進（60-69分）□淘汰（＜60分）評估結論：□納入合格供應商名錄□需整改后復評□拒絕合作（四）采購訂單訂單號采購部門供應商名稱訂單日期物品/服務明細規(guī)格型號單位數量訂單條款□質量標準：__________□驗收方式：__________□違約責任：逾期交貨每日扣款0.5%，質量不達標無條件退貨審批采購專員：__________采購經理：__________日期：______（五）采購合同（簡化版）甲方（采購方）：公司名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式乙方（供應商）：公司名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式第一條采購內容：物品/服務名稱、規(guī)格型號、數量、單價、總價、交付時間、交付地點第二條質量標準：雙方約定的質量要求及驗收方法第三條付款方式：賬戶信息、付款條件（如“驗收合格后30日內付95%，質保期滿付5%”）第四條違約責任：乙方逾期交貨、質量不達標等違約情形的處理方式第五條爭議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟解決第六條合同生效：雙方簽字蓋章之日起生效，有效期至______年______月______日甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________代表人簽字：__________代表人簽字：__________日期：______年______月______日日期：______年______月______日|（六）供應商績效評價表供應商名稱評價周期評價部門總分評價維度權重評分標準得分質量指標40%批次合格率≥98%（40分），95%-97%（30分），＜95%（0分）交付指標30%準時交付率≥95%（30分），90%-94%（20分），＜90%（0分）成本指標20%價格低于市場均價5%以上（20分），持平（10分），高于（0分）服務指標10%售后響應及時率100%（10分），90%-99%（5分），＜90%（0分）改進建議1.乙方需提升______方面的履約能力2.甲方需優(yōu)化______環(huán)節(jié)的溝通流程評價結果□戰(zhàn)略供應商□維持合作□降級□清除評價人：__________日期：______四、使用過程中的關鍵要點（一）需求描述需精準采購需求申請中“規(guī)格型號”“用途”等字段需清晰具體，避免使用“類似”“高端”等模糊表述，防止采購物品與實際需求偏差導致浪費或返工。（二）供應商資質審核需嚴格對供應商提供的營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質等文件需核對原件，保證在有效期內；對涉及安全、環(huán)保的采購（如化工原料、醫(yī)療器械），需核查相關行政許可證明，杜絕無資質供應商參與。（三）評估過程需客觀透明供應商評估需嚴格按照既定權重和評分標準執(zhí)行，重要評估結論（如淘汰供應商）需留存書面記錄，避免主觀臆斷；評估小組成員需獨立打分，協(xié)商確定最終得分。（四）合同條款需完整合法合同中需明確質量標準、驗收流程、付款節(jié)點、違約責任等核心條款，避免口頭約定；涉及金額較大或復雜的采購，建議由法務