家族辦公室檔案資料室火災(zāi)應(yīng)急處置預(yù)案一、總則1.1編制目的為有效預(yù)防家族辦公室檔案資料室火災(zāi)事故，規(guī)范火災(zāi)發(fā)生后的應(yīng)急處置流程，最大限度減少人員傷亡、檔案資料損失及財產(chǎn)損失，保障家族核心資產(chǎn)（如股權(quán)憑證、歷史契約、家族信托文件、珍貴影像資料等）的安全，特制定本預(yù)案。1.2適用范圍本預(yù)案適用于家族辦公室檔案資料室（含主檔案室、備份檔案室、電子檔案存儲間及檔案借閱區(qū)）的火災(zāi)預(yù)防、預(yù)警、應(yīng)急響應(yīng)及事后恢復(fù)全過程。1.3工作原則預(yù)防為主，防消結(jié)合：優(yōu)先通過日常管理消除火災(zāi)隱患，同時強化應(yīng)急處置能力。統(tǒng)一指揮，分級響應(yīng)：明確應(yīng)急指揮體系，根據(jù)火災(zāi)規(guī)模啟動不同層級響應(yīng)。生命至上，重點保護：優(yōu)先保障人員安全，其次保護核心檔案資料（如家族傳承文件、商業(yè)機密檔案）?？焖俜磻?yīng)，協(xié)同處置：確保各部門、外部救援力量高效聯(lián)動，縮短處置時間。二、組織機構(gòu)及職責(zé)2.1應(yīng)急指揮小組組長：家族辦公室負責(zé)人（或指定的應(yīng)急總指揮）副組長：檔案管理部門負責(zé)人、行政后勤負責(zé)人成員：檔案管理員、安保人員、IT技術(shù)人員、醫(yī)療急救員核心職責(zé)：火災(zāi)發(fā)生時，立即啟動預(yù)案并下達指令；協(xié)調(diào)內(nèi)部人員疏散、滅火及外部救援（消防、醫(yī)療）聯(lián)動；決策核心檔案的搶救優(yōu)先級，監(jiān)督關(guān)鍵環(huán)節(jié)執(zhí)行；事后組織事故調(diào)查、預(yù)案復(fù)盤及改進。2.2現(xiàn)場處置小組疏散引導(dǎo)組：由安保人員、行政人員組成，負責(zé)引導(dǎo)人員沿安全通道撤離，清點人數(shù)并上報指揮小組。滅火行動組：由經(jīng)過消防培訓(xùn)的檔案管理員、安保人員組成，使用就近滅火器材撲救初期火災(zāi)。檔案搶救組：由資深檔案管理員組成，負責(zé)按優(yōu)先級轉(zhuǎn)移核心檔案（需提前明確“核心檔案清單”）。技術(shù)保障組：由IT人員組成，負責(zé)切斷非必要電源、保護電子檔案服務(wù)器、協(xié)助消防系統(tǒng)啟動。2.3外部聯(lián)動單位消防救援機構(gòu)：提前備案轄區(qū)消防中隊聯(lián)系方式，明確檔案資料室位置及消防設(shè)施布局；醫(yī)療急救機構(gòu)：與附近醫(yī)院建立應(yīng)急聯(lián)動，確保受傷人員快速救治；檔案修復(fù)機構(gòu)：提前聯(lián)系專業(yè)檔案修復(fù)公司，為災(zāi)后受損檔案提供技術(shù)支持。三、火災(zāi)風(fēng)險識別與預(yù)防措施3.1主要火災(zāi)風(fēng)險檔案資料室的火災(zāi)風(fēng)險主要來自人為因素和環(huán)境因素，具體包括：電氣隱患：線路老化、超負荷用電（如空調(diào)、除濕機、服務(wù)器24小時運行）、違規(guī)使用插線板；易燃物管理：檔案柜旁堆放紙箱、塑料袋等易燃雜物，或使用木質(zhì)檔案柜未做防火處理；操作不當(dāng)：違規(guī)在室內(nèi)吸煙、使用明火（如打火機），或檔案修復(fù)時使用酒精、膠水等易燃試劑；消防設(shè)施失效：煙霧報警器故障、滅火器過期、自動噴淋系統(tǒng)堵塞；外部蔓延：相鄰區(qū)域（如辦公室、機房）火災(zāi)蔓延至檔案資料室。3.2日常預(yù)防措施（1）電氣安全管理檔案資料室電氣線路需穿管保護，每年由專業(yè)電工檢測1次，禁止私拉亂接電線；電子檔案服務(wù)器、除濕機等設(shè)備需單獨配備過載保護裝置，下班前檢查電源狀態(tài)；禁止在檔案室內(nèi)使用大功率電器（如微波爐、電暖器），手機充電需集中在室外指定區(qū)域。（2）易燃物與環(huán)境控制檔案柜與墻壁保持≥0.5米間距，地面、窗臺禁止堆放易燃雜物；核心檔案區(qū)優(yōu)先使用金屬防火檔案柜（耐火極限≥1小時），紙質(zhì)檔案需定期整理，減少積壓；室內(nèi)溫度控制在18-22℃，相對濕度45%-60%（避免潮濕導(dǎo)致紙張霉變，同時防止干燥引發(fā)靜電）；嚴禁攜帶打火機、火柴、香煙等進入檔案資料室，門口設(shè)置“火種存放箱”。（3）消防設(shè)施維護煙霧報警器：每季度測試1次靈敏度，確保覆蓋檔案室所有角落（含天花板死角、檔案柜密集區(qū)）；滅火器：選用二氧化碳滅火器（避免水漬損壞檔案），每半年檢查壓力、有效期，放置在離檔案柜≤3米的明顯位置；自動噴淋系統(tǒng)：每月檢查噴淋頭是否堵塞，每年聯(lián)動消防機構(gòu)進行1次系統(tǒng)測試（需提前轉(zhuǎn)移測試區(qū)域的檔案）；應(yīng)急照明與疏散指示：每周檢查應(yīng)急燈電量，確保安全通道標識清晰、無遮擋。（4）人員培訓(xùn)與制度所有檔案管理員、安保人員需通過年度消防培訓(xùn)（含滅火器使用、初期火災(zāi)撲救、疏散引導(dǎo)實操）；建立“檔案資料室出入登記制度”，非授權(quán)人員進入需由管理員陪同；每日下班前執(zhí)行“三查”：查電源是否關(guān)閉、查易燃物是否清理、查門窗是否鎖閉。四、火災(zāi)應(yīng)急處置流程4.1初期火災(zāi)（火勢可控，無大量煙霧）響應(yīng)步驟：發(fā)現(xiàn)報警：第一發(fā)現(xiàn)人（如檔案管理員）立即按下手動火災(zāi)報警按鈕，同時向應(yīng)急指揮小組報告（說明“地點、火勢、是否有人員被困”）。初期滅火：滅火行動組攜帶二氧化碳滅火器趕赴現(xiàn)場，對準火源根部噴射；若為電氣火災(zāi)，需先切斷電源再滅火。人員疏散：疏散引導(dǎo)組引導(dǎo)附近人員撤離至安全集結(jié)點（如室外空曠區(qū)域），清點人數(shù)并上報指揮小組。檔案保護：若火勢未威脅核心檔案，技術(shù)保障組關(guān)閉空調(diào)、除濕機電源；若火勢靠近核心區(qū)，檔案搶救組按“核心檔案清單”轉(zhuǎn)移資料（優(yōu)先轉(zhuǎn)移紙質(zhì)原件、未備份的電子檔案）。4.2發(fā)展期火災(zāi)（火勢擴大，煙霧彌漫）響應(yīng)步驟：升級響應(yīng)：指揮小組立即撥打119報警（清晰說明“家族辦公室名稱、檔案資料室位置、火勢大小、是否有人員/珍貴資料被困”），同時聯(lián)系醫(yī)療急救機構(gòu)。全員疏散：疏散引導(dǎo)組使用擴音器引導(dǎo)所有人員沿安全通道撤離，嚴禁乘坐電梯；在集結(jié)點核對“人員名單”，若發(fā)現(xiàn)失蹤人員，立即向消防部門提供其可能位置。外部聯(lián)動：安保人員在園區(qū)入口引導(dǎo)消防車進入，協(xié)助消防人員熟悉檔案資料室布局（如消防栓位置、核心檔案區(qū)方向）。停止內(nèi)部滅火：滅火行動組撤離至安全區(qū)域，避免人員傷亡；檔案搶救組在確保自身安全的前提下，可攜帶少量便攜核心資料撤離。4.3火災(zāi)撲滅后（現(xiàn)場清理與恢復(fù)）響應(yīng)步驟：安全評估：待消防部門確認現(xiàn)場安全后，指揮小組組織人員進入現(xiàn)場（需佩戴防毒面具、手套）。檔案搶救：優(yōu)先轉(zhuǎn)移未受損的核心檔案至臨時存放點（需干燥、通風(fēng)，避免二次損壞）；對受潮、煙熏的檔案，用干燥的吸水紙輕輕擦拭表面，避免陽光直射或高溫烘烤（需聯(lián)系專業(yè)修復(fù)機構(gòu)指導(dǎo)）。設(shè)施檢查：技術(shù)保障組檢查電氣線路、消防系統(tǒng)、電子檔案服務(wù)器是否受損，評估恢復(fù)使用時間。事故調(diào)查：應(yīng)急指揮小組聯(lián)合外部專家分析火災(zāi)原因（如“電氣線路短路”“違規(guī)吸煙”），形成事故報告并上報家族決策層。五、核心檔案搶救優(yōu)先級管理5.1檔案優(yōu)先級分類為避免火災(zāi)時盲目搶救，需提前梳理并動態(tài)更新檔案優(yōu)先級清單，示例如下：優(yōu)先級檔案類型舉例說明搶救方式一級（最高）家族核心資產(chǎn)憑證股權(quán)證書、房產(chǎn)契約、家族信托文件、遺囑原件放入防火保險箱（日常存放），火災(zāi)時優(yōu)先轉(zhuǎn)移至室外安全區(qū)二級重要商業(yè)/歷史檔案企業(yè)并購協(xié)議、家族歷史手稿、珍貴影像資料存放于金屬防火檔案柜，火災(zāi)時由專人搬運至臨時安全點三級常規(guī)行政/借閱檔案日常辦公文件、已備份的電子檔案副本火勢可控時轉(zhuǎn)移，否則優(yōu)先保障人員安全5.2搶救注意事項搶救紙質(zhì)檔案時，需佩戴棉質(zhì)手套，避免手部汗液污染；若檔案受潮，需平放在干燥托盤上，禁止折疊或擠壓。電子檔案需提前做好異地備份（如云端存儲、離線硬盤存放于其他安全區(qū)域），火災(zāi)時優(yōu)先保護本地服務(wù)器的電源切斷與防水（避免噴淋系統(tǒng)損壞服務(wù)器）。六、應(yīng)急保障與培訓(xùn)演練6.1應(yīng)急物資保障消防器材：檔案資料室每50平方米配備2具4kg二氧化碳滅火器，天花板安裝煙霧報警器（每10平方米1個），核心檔案區(qū)安裝溫度感應(yīng)報警器。搶救工具：準備防火檔案袋、干燥吸水紙、便攜式手電筒、防毒面具（每人1個）、應(yīng)急照明設(shè)備。通訊設(shè)備：應(yīng)急指揮小組配備對講機（確保無信號盲區(qū)），核心成員手機存儲“應(yīng)急通訊錄”（消防、醫(yī)療、外部聯(lián)動單位）。6.2培訓(xùn)與演練年度培訓(xùn)：每年組織1次全員消防培訓(xùn)，內(nèi)容包括“火災(zāi)風(fēng)險識別、滅火器操作、疏散路線熟悉、核心檔案搶救流程”。季度演練：每季度開展1次桌面推演（模擬火災(zāi)場景，測試指揮小組決策效率）；每年開展1次實戰(zhàn)演練（組織人員疏散、滅火器實操、檔案轉(zhuǎn)移模擬）。演練復(fù)盤：每次演練后，總結(jié)“響應(yīng)時間、人員配合、物資不足”等問題，更新預(yù)案內(nèi)容（如調(diào)整疏散路線、補充應(yīng)急物資）。七、事后恢復(fù)與預(yù)案改進7.1事后恢復(fù)流程檔案修復(fù)：聯(lián)系專業(yè)檔案修復(fù)機構(gòu)，對受潮、煙熏的紙質(zhì)檔案進行“干燥、除霉、脫酸”處理；對損壞的電子檔案，通過異地備份恢復(fù)數(shù)據(jù)。設(shè)施修復(fù)：組織電工、消防維保單位修復(fù)受損線路、消防設(shè)施，確保檔案資料室符合安全標準后再投入使用。心理疏導(dǎo)：對參與滅火、搶救的人員進行心理疏導(dǎo)，緩解應(yīng)急處置后的緊張情緒。7.2預(yù)案改進機制事故發(fā)生后15日內(nèi)，應(yīng)急指揮小組完成事故調(diào)查報告，分析“預(yù)案漏洞、執(zhí)行偏差”；根據(jù)演練及事故教訓(xùn)，每半年更新1次預(yù)案內(nèi)容（如調(diào)整核心檔案清單、優(yōu)化疏散路線）；每年邀請消防專家對檔案資料室進行“安全評估”，提出改進建議并落實。八、附則8.1預(yù)案生效與更新本預(yù)案自發(fā)布之日起生效，由家族辦公