PAGE留樣柜專人負(fù)責(zé)制度規(guī)范一、總則1.目的為確保公司留樣柜的規(guī)范管理，保障各類樣品的安全存儲(chǔ)與有效追溯，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用留樣柜進(jìn)行樣品留存的部門及崗位。3.基本原則專人專管原則：明確指定專人負(fù)責(zé)留樣柜的日常管理工作，確保責(zé)任落實(shí)到人。安全規(guī)范原則：保證留樣柜的安全運(yùn)行，樣品存儲(chǔ)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，防止樣品變質(zhì)、損壞或丟失。可追溯原則：留樣信息完整準(zhǔn)確，便于在需要時(shí)能夠快速追溯相關(guān)樣品的來(lái)源、存儲(chǔ)情況及使用去向。二、專人職責(zé)1.責(zé)任人選定各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，挑選具備責(zé)任心、熟悉樣品管理流程且工作認(rèn)真細(xì)致的員工擔(dān)任留樣柜專人負(fù)責(zé)人。責(zé)任人一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有特殊情況需要更換，需提前向上級(jí)主管部門報(bào)備，并做好交接工作。2.主要職責(zé)負(fù)責(zé)留樣柜的日常清潔、維護(hù)與檢查，確保柜體及內(nèi)部設(shè)施完好無(wú)損，功能正常。嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行樣品的接收、存放、標(biāo)識(shí)與記錄，保證留樣信息準(zhǔn)確無(wú)誤。定期對(duì)留樣樣品進(jìn)行盤點(diǎn)清查，核對(duì)樣品數(shù)量、狀態(tài)等信息，如有異常及時(shí)報(bào)告并處理。監(jiān)督并確保其他人員在使用留樣柜過(guò)程中遵守本制度規(guī)定，對(duì)違規(guī)行為及時(shí)制止并上報(bào)。負(fù)責(zé)留樣柜鑰匙或密碼的管理，不得隨意轉(zhuǎn)借他人，如有遺失或泄露應(yīng)立即采取措施并報(bào)告。配合公司內(nèi)部及外部相關(guān)部門對(duì)留樣樣品的查詢、抽檢等工作，提供準(zhǔn)確的留樣信息及相關(guān)資料。三、樣品接收與存放1.接收流程當(dāng)有樣品需要留存時(shí)，送樣人應(yīng)填寫詳細(xì)的樣品交接單，注明樣品名稱、來(lái)源、數(shù)量、規(guī)格、批次、送樣時(shí)間等信息。留樣柜專人負(fù)責(zé)人在接收樣品時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)交接單內(nèi)容與樣品實(shí)際情況是否一致，如有不符，應(yīng)及時(shí)與送樣人溝通確認(rèn)。對(duì)接收的樣品進(jìn)行初步檢查，確保樣品外觀無(wú)損壞、變質(zhì)等異常情況，符合留樣要求后方可接收。2.存放要求根據(jù)樣品的性質(zhì)、類別、規(guī)格等因素，合理安排在留樣柜內(nèi)的存放位置，并進(jìn)行明確標(biāo)識(shí)。不同批次、不同來(lái)源的樣品應(yīng)分開存放，避免混淆。對(duì)于易揮發(fā)、易腐蝕、易燃易爆等特殊樣品，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。樣品應(yīng)存放在合適的容器中，確保容器密封良好，防止樣品受到污染或變質(zhì)。對(duì)于需要低溫保存的樣品，應(yīng)存放在配備有溫度控制裝置的留樣柜內(nèi)，并定期檢查溫度記錄。在樣品存放區(qū)域，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明樣品類別、存放位置、責(zé)任人等信息，便于查找和管理。四、標(biāo)識(shí)與記錄1.標(biāo)識(shí)管理對(duì)每一份留樣樣品，應(yīng)在其存放容器上粘貼清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)識(shí)，注明樣品名稱、批次、規(guī)格、留樣日期、有效期等關(guān)鍵信息。標(biāo)識(shí)應(yīng)采用耐久性好的材料制作，確保在樣品保存期間不褪色、不脫落。如有標(biāo)識(shí)損壞或模糊不清，應(yīng)及時(shí)更換。在留樣柜內(nèi)，應(yīng)設(shè)置樣品存放位置標(biāo)識(shí)圖，標(biāo)明每個(gè)樣品的具體存放位置，與樣品標(biāo)識(shí)相對(duì)應(yīng)，方便快速查找。2.記錄要求建立完善的留樣記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一份樣品的接收、存放、使用、處置等全過(guò)程信息。記錄應(yīng)包括樣品名稱、批次、規(guī)格、數(shù)量、來(lái)源、送樣人、接收時(shí)間、存放位置、使用情況、處置時(shí)間及方式等內(nèi)容。記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確填寫，不得漏記、錯(cuò)記。記錄方式可采用紙質(zhì)臺(tái)賬或電子文檔形式，但應(yīng)保證記錄的真實(shí)性和完整性，便于查閱和追溯。定期對(duì)留樣記錄進(jìn)行整理和歸檔，保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定要求。在保存期限內(nèi)，應(yīng)確保記錄的安全存儲(chǔ)，防止丟失或損壞。五、日常檢查與維護(hù)1.檢查內(nèi)容每天對(duì)留樣柜進(jìn)行外觀檢查，查看柜體是否有損壞、變形、腐蝕等情況，柜門是否能夠正常開關(guān)，密封性能是否良好。檢查留樣柜內(nèi)部的溫度、濕度控制裝置是否正常運(yùn)行，溫度、濕度記錄是否準(zhǔn)確。對(duì)于需要特殊溫濕度條件保存的樣品，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注溫濕度變化情況。定期檢查樣品的存放狀態(tài)，查看樣品容器是否密封良好，有無(wú)泄漏、變質(zhì)等現(xiàn)象。如有異常，應(yīng)及時(shí)采取措施處理，并記錄相關(guān)情況。檢查留樣柜內(nèi)的照明設(shè)施是否正常，通風(fēng)系統(tǒng)是否良好，確保樣品存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。2.維護(hù)措施保持留樣柜的清潔衛(wèi)生，定期擦拭柜體表面及內(nèi)部設(shè)施，清除灰塵、污漬等雜物，防止污染樣品。對(duì)留樣柜的門鎖、合頁(yè)等部件進(jìn)行定期潤(rùn)滑和保養(yǎng)，確保其靈活轉(zhuǎn)動(dòng)，無(wú)卡頓現(xiàn)象。如有損壞，應(yīng)及時(shí)維修或更換。按照設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)的要求，定期對(duì)留樣柜的溫度、濕度控制裝置、照明設(shè)施、通風(fēng)系統(tǒng)等進(jìn)行維護(hù)和檢修，確保其正常運(yùn)行。當(dāng)發(fā)現(xiàn)留樣柜出現(xiàn)故障或異常情況時(shí)，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管部門，安排專業(yè)人員進(jìn)行維修。在維修期間，應(yīng)采取臨時(shí)措施確保樣品的安全存儲(chǔ)，如轉(zhuǎn)移至其他合適的留樣設(shè)備或采取相應(yīng)的防護(hù)措施。六、盤點(diǎn)清查1.盤點(diǎn)周期每月對(duì)留樣樣品進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。在特殊情況下，如公司內(nèi)部審計(jì)、外部監(jiān)管檢查等，應(yīng)根據(jù)要求隨時(shí)進(jìn)行盤點(diǎn)清查。2.盤點(diǎn)方法按照留樣記錄臺(tái)賬，逐一核對(duì)樣品的存放位置、數(shù)量、狀態(tài)等信息，與實(shí)際樣品進(jìn)行比對(duì)。對(duì)于盤點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的差異，如樣品數(shù)量不符、樣品變質(zhì)或丟失等情況，應(yīng)詳細(xì)記錄差異情況，并及時(shí)查找原因。對(duì)因自然損耗、正常使用等原因?qū)е碌臉悠窋?shù)量減少，應(yīng)在記錄中注明原因，并確保符合相關(guān)規(guī)定。對(duì)于因人為原因造成的樣品損失或差異，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.結(jié)果處理根據(jù)盤點(diǎn)清查結(jié)果，編制盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤點(diǎn)情況，分析差異原因，并提出改進(jìn)措施和建議。對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保留樣管理工作的規(guī)范有序。整改情況應(yīng)記錄在案，并跟蹤復(fù)查，直至問(wèn)題得到徹底解決。七、樣品使用與處置1.使用規(guī)定如因工作需要使用留樣樣品，必須填寫樣品使用申請(qǐng)表，注明使用目的、使用數(shù)量、使用時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批同意。留樣柜專人負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，按照規(guī)定流程提供樣品，并做好使用記錄，包括使用時(shí)間、使用人、使用數(shù)量、剩余樣品數(shù)量等。使用后的樣品應(yīng)及時(shí)歸還留樣柜，并確保樣品狀態(tài)正常，如有損壞或剩余樣品，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。2.處置流程對(duì)于超過(guò)留樣期限或已無(wú)留存必要的樣品，應(yīng)按照公司規(guī)定的處置流程進(jìn)行處理。處置方式包括銷毀、退回等。在進(jìn)行樣品處置前，應(yīng)填寫樣品處置申請(qǐng)表，注明處置原因、處置方式、處置時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。留樣柜專人負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)按照審批后的處置申請(qǐng)表進(jìn)行樣品處置操作，并做好處置記錄，包括處置時(shí)間、處置方式、處置人等。對(duì)于需要銷毀的樣品，應(yīng)采用合適的銷毀方式，確保樣品徹底銷毀，防止樣品信息泄露或被非法利用。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并可根據(jù)需要保留相關(guān)影像資料。八、培訓(xùn)與監(jiān)督1.培訓(xùn)要求定期組織留樣柜專人負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括留樣管理制度、操作流程、安全知識(shí)、樣品管理知識(shí)等。培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)演示等多種形式，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)后應(yīng)進(jìn)行考核，考核合格后方可繼續(xù)從事相關(guān)工作。通過(guò)培訓(xùn)，使相關(guān)人員熟悉留樣管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司制度要求，掌握正確的操作方法和技能，提高樣品管理水平。2.監(jiān)督機(jī)制建立健全留樣管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)留樣柜的管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、樣品管理情況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等。設(shè)立監(jiān)督舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)留樣管理過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，應(yīng)嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人。根據(jù)監(jiān)督