PAGE審查文件制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本審查文件制度規(guī)范要求。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位在文件起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、使用、保管、存檔及廢止等過程中的管理活動。（三）基本原則1.合法性原則：文件內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，不得與任何法律、法規(guī)和政策相抵觸。2.準(zhǔn)確性原則：文件表述應(yīng)準(zhǔn)確清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免產(chǎn)生歧義或誤導(dǎo)信息。確保文件中的數(shù)據(jù)、事實(shí)、引用等準(zhǔn)確無誤。3.完整性原則：文件應(yīng)涵蓋相關(guān)事項(xiàng)的各個方面，包括但不限于目的、范圍、職責(zé)、流程、要求、監(jiān)督與考核等，確保文件具有全面的指導(dǎo)和約束作用。4.規(guī)范性原則：文件格式、編號、字體、排版等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，保持文件的一致性和規(guī)范性，便于識別、查閱和管理。5.時(shí)效性原則：文件應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)修訂和更新，確保其與公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化以及行業(yè)動態(tài)保持同步，避免因文件過時(shí)導(dǎo)致工作失誤或管理漏洞。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等，用于傳達(dá)公司決策、部署工作、溝通信息等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各類業(yè)務(wù)活動的文件，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)流程規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作手冊、項(xiàng)目計(jì)劃與報(bào)告等，是指導(dǎo)和規(guī)范業(yè)務(wù)操作的重要依據(jù)。3.財(cái)務(wù)文件：涵蓋財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等，用于財(cái)務(wù)管理和監(jiān)督，確保公司財(cái)務(wù)活動的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。4.人事文件：包含員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、晉升、調(diào)動、離職等方面的文件，如勞動合同、員工手冊、績效考核制度、薪酬方案等，是公司人力資源管理的重要支撐。（二）文件編號1.編號規(guī)則：文件編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查詢。編號格式為：[公司簡稱][年份][文件類別代碼][流水號]。公司簡稱：采用公司名稱的首字母縮寫，如“XX公司”簡稱為“XX”。年份：文件形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年形成的文件編號為“23”。文件類別代碼：根據(jù)文件分類，分別設(shè)定不同的類別代碼。行政文件代碼為“XZ”，業(yè)務(wù)文件代碼為“YW”，財(cái)務(wù)文件代碼為“CW”，人事文件代碼為“RS”。流水號：按照文件形成的先后順序依次編排，從001開始遞增。2.示例：XX公司2023年第5號行政文件的編號為“XX23XZ005”；XX公司2023年第12號業(yè)務(wù)文件的編號為“XX23YW012”。三、文件起草（一）起草職責(zé)1.主辦部門：負(fù)責(zé)根據(jù)工作需要和業(yè)務(wù)實(shí)際情況，起草相關(guān)文件。主辦部門應(yīng)明確文件起草的具體責(zé)任人，確保文件起草工作按時(shí)、高質(zhì)量完成。2.相關(guān)部門配合：涉及多個部門的文件，主辦部門應(yīng)組織相關(guān)部門共同參與起草工作，充分征求各部門意見，確保文件內(nèi)容全面、合理，符合各部門實(shí)際工作需求。（二）起草要求1.內(nèi)容要求明確目的：文件應(yīng)開篇闡述起草目的，清晰說明文件要解決的問題或達(dá)成的目標(biāo)，使讀者能夠迅速了解文件主旨。準(zhǔn)確表述：語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、明了，避免使用模糊、生僻或容易引起歧義的詞匯和語句。對于專業(yè)術(shù)語和特定概念，應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)確解釋或定義。邏輯清晰：文件結(jié)構(gòu)應(yīng)層次分明，條理清晰。按照先總述后分述、先原則后細(xì)則、先主要內(nèi)容后補(bǔ)充說明等邏輯順序組織內(nèi)容，便于讀者理解和執(zhí)行。依據(jù)充分：文件內(nèi)容應(yīng)具有充分的依據(jù)，引用法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并注明出處。涉及公司內(nèi)部規(guī)定的，應(yīng)與公司現(xiàn)行制度保持一致。2.格式要求字體字號：文件標(biāo)題一般采用二號宋體加粗，正文采用三號宋體，一級標(biāo)題采用四號黑體，二級標(biāo)題采用小四號宋體加粗，三級標(biāo)題采用小四號宋體。段落格式：正文段落首行縮進(jìn)2個字符，行距一般為1.5倍行距。各層次標(biāo)題與正文之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g距，一般為0.5行。頁面設(shè)置：文件頁面一般采用A4紙型，頁邊距上、下、左、右均為2.54厘米。（三）起草流程1.收集資料：起草人應(yīng)收集與文件主題相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、公司內(nèi)部資料以及其他相關(guān)信息，為文件起草提供充分的參考依據(jù)。2.擬定提綱：根據(jù)文件目的和內(nèi)容要求，起草人應(yīng)擬定文件提綱，明確文件的結(jié)構(gòu)框架和主要內(nèi)容要點(diǎn)，確保文件邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、層次分明。3.撰寫初稿：起草人按照提綱進(jìn)行文件初稿的撰寫，在撰寫過程中應(yīng)注重內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，同時(shí)注意語言表達(dá)的簡潔性和可讀性。4.內(nèi)部審核：初稿完成后，起草人所在部門應(yīng)組織內(nèi)部審核，對文件內(nèi)容、格式、邏輯等進(jìn)行全面審查，提出修改意見和建議。審核通過后，由起草人對初稿進(jìn)行修改完善。四、文件審核（一）審核職責(zé)1.部門審核：文件起草部門完成初稿內(nèi)部審核后，應(yīng)將文件提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核。相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，對文件內(nèi)容進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審核文件與本部門工作的關(guān)聯(lián)性、合規(guī)性、合理性以及對本部門工作的影響等，并提出審核意見。2.綜合審核：對于涉及多個部門或重要事項(xiàng)的文件，應(yīng)組織綜合審核會議。由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員共同參與，對文件進(jìn)行全面、深入的討論和審核，綜合考慮各方面因素，確保文件質(zhì)量。3.審核人職責(zé)：審核人應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對文件內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致審查，提出明確、具體的審核意見。審核意見應(yīng)包括同意、修改建議或不同意的明確結(jié)論，并說明理由。審核人應(yīng)對審核意見的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：檢查文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保文件不存在任何違法違規(guī)條款。2.合規(guī)性審核：審核文件是否符合公司內(nèi)部管理制度、業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，與公司現(xiàn)行政策和要求保持一致。3.準(zhǔn)確性審核：對文件中的數(shù)據(jù)、事實(shí)、引用、表述等進(jìn)行核實(shí)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯誤或誤導(dǎo)性信息。4.完整性審核：審查文件是否涵蓋了相關(guān)事項(xiàng)的各個方面，是否存在重要內(nèi)容遺漏或缺失，確保文件具有全面的指導(dǎo)和約束作用。5.規(guī)范性審核：檢查文件格式、編號、字體、排版等是否符合公司統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，保持文件的一致性和規(guī)范性。6.協(xié)調(diào)性審核：對于涉及多個部門的文件，審核各部門之間的職責(zé)分工是否明確、合理，工作流程是否順暢，是否存在部門之間的矛盾或沖突。（三）審核流程1.初審：相關(guān)部門收到文件初稿后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成初審，并將審核意見反饋給起草部門。初審時(shí)間一般為[X]個工作日，特殊情況可適當(dāng)延長，但最長不超過[X]個工作日。2.修改完善：起草部門根據(jù)初審意見對文件進(jìn)行修改完善，形成送審稿。送審稿應(yīng)標(biāo)明修改內(nèi)容，并附上對審核意見的回復(fù)說明。3.終審：送審稿提交給綜合審核部門或公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。終審部門或領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成終審，并做出終審決定。終審時(shí)間一般為[X]個工作日，特殊情況可適當(dāng)延長，但最長不超過[X]個工作日。4.結(jié)果反饋：終審?fù)ㄟ^的文件，由終審部門或領(lǐng)導(dǎo)簽署審核意見后，返回起草部門；終審不通過的文件，起草部門應(yīng)根據(jù)終審意見進(jìn)一步修改完善，重新提交審核，直至文件通過終審。五、文件批準(zhǔn)（一）批準(zhǔn)權(quán)限1.公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)：公司重要文件，如涉及公司戰(zhàn)略決策、重大事項(xiàng)安排、重要規(guī)章制度等，需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)。2.部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)：一般性行政文件、業(yè)務(wù)文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確保文件內(nèi)容符合部門職責(zé)和工作要求，批準(zhǔn)后對文件的執(zhí)行效果負(fù)責(zé)。（二）批準(zhǔn)流程1.提交申請：文件起草部門將經(jīng)過審核的文件送審稿提交給具有批準(zhǔn)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人，并填寫《文件批準(zhǔn)申請表》，注明文件名稱、編號、起草部門、審核情況、申請批準(zhǔn)事項(xiàng)等內(nèi)容。2.批準(zhǔn)決策：批準(zhǔn)人應(yīng)認(rèn)真審閱送審稿，根據(jù)文件內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定做出批準(zhǔn)決策。批準(zhǔn)人在簽署批準(zhǔn)意見時(shí)，應(yīng)明確表明同意或不同意，并簽字確認(rèn)。3.存檔備案：文件批準(zhǔn)后，由起草部門負(fù)責(zé)將《文件批準(zhǔn)申請表》及批準(zhǔn)后的文件一并存檔備案，作為文件管理的重要依據(jù)。六、文件發(fā)布（一）發(fā)布方式1.內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布：對于一般性文件，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，供公司員工查閱和下載。發(fā)布時(shí)應(yīng)確保文件格式正確，內(nèi)容清晰可讀，并注明文件的發(fā)布日期、有效期等信息。2.紙質(zhì)文件發(fā)布：對于重要文件或需要紙質(zhì)存檔的文件，應(yīng)打印成紙質(zhì)文件，加蓋公司公章后，按照規(guī)定的分發(fā)范圍進(jìn)行發(fā)放。紙質(zhì)文件發(fā)放時(shí)應(yīng)做好登記記錄，注明發(fā)放日期、發(fā)放部門、領(lǐng)取人等信息。3.會議發(fā)布：對于涉及公司全體員工或重要事項(xiàng)的文件，可通過公司會議進(jìn)行發(fā)布。會議發(fā)布時(shí)，應(yīng)提前將文件印發(fā)給參會人員，并在會議上進(jìn)行詳細(xì)解讀，確保參會人員理解文件內(nèi)容和要求。（二）發(fā)布范圍1.通用文件：涉及公司全體員工的文件，如公司規(guī)章制度、重要通知、工作部署等，發(fā)布范圍為公司全體員工。2.部門文件：僅適用于特定部門或崗位的文件，發(fā)布范圍為相關(guān)部門或崗位的員工。發(fā)布時(shí)應(yīng)明確注明文件的適用范圍，避免誤傳或?yàn)E用。3.保密文件：對于涉及公司機(jī)密信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行發(fā)布和管理，限定發(fā)布范圍，并采取相應(yīng)的保密措施，防止文件泄露。（三）發(fā)布流程1.準(zhǔn)備發(fā)布文件：文件起草部門根據(jù)批準(zhǔn)意見，對文件進(jìn)行最后的排版、校對等處理，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，準(zhǔn)備好發(fā)布所需的相關(guān)材料，如內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布的電子文件、紙質(zhì)文件發(fā)布的印刷文本等。2.選擇發(fā)布方式：根據(jù)文件的性質(zhì)、發(fā)布范圍和重要程度，選擇合適的發(fā)布方式。如需通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，應(yīng)按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行上傳和設(shè)置；如需紙質(zhì)文件發(fā)布，應(yīng)安排專人進(jìn)行打印、蓋章和分發(fā)；如需會議發(fā)布，應(yīng)提前做好會議安排和文件準(zhǔn)備工作。3.發(fā)布文件：按照選定的發(fā)布方式進(jìn)行文件發(fā)布，并做好發(fā)布記錄。發(fā)布記錄應(yīng)包括文件名稱、編號、發(fā)布方式、發(fā)布日期、發(fā)布范圍、領(lǐng)取人等信息，以便日后查詢和追溯。七、文件使用與保管（一）文件使用1.查閱權(quán)限：公司員工應(yīng)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的查閱權(quán)限查閱相關(guān)文件。一般性文件可在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)中直接查閱；涉及保密信息的文件，需經(jīng)相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.借閱規(guī)定：如需借閱紙質(zhì)文件，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件保管部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露文件內(nèi)容。3.文件引用：在工作中引用文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)確保引用準(zhǔn)確無誤，并注明文件名稱、編號和出處（如文件發(fā)布部門、發(fā)布日期等）。引用文件內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，不得斷章取義或歪曲原意。（二）文件保管1.保管責(zé)任：文件保管部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的保管工作，確保文件的安全、完整和有序存放。保管人員應(yīng)熟悉文件管理規(guī)定，掌握文件保管知識和技能，定期對文件進(jìn)行整理、清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。2.保管方式：根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度和保存期限，采取不同的保管方式。一般性文件可采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，電子文檔應(yīng)定期備份，存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中；重要文件或長期保存的文件，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行歸檔保管，建立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)備等。3.保存期限：文件的保存期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定。一般行政文件、業(yè)務(wù)文件等保存期限為[X]年；財(cái)務(wù)文件、人事文件等重要文件保存期限為[X]年；涉及公司重大事項(xiàng)、歷史資料等永久性保存的文件，應(yīng)長期保存。保存期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。八、文件存檔（一）存檔要求1.歸檔范圍：公司所有具有保存價(jià)值的文件，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等，均應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整，能夠反映公司各項(xiàng)工作的真實(shí)情況和歷史過程。2.歸檔格式：歸檔文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，電子文檔應(yīng)符合公司規(guī)定的文件格式要求，紙質(zhì)文檔應(yīng)字跡清晰、紙張完好、格式規(guī)范。對于不同類型的文件，應(yīng)分別按照相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和歸檔。3.歸檔時(shí)間：文件形成后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。一般性文件應(yīng)在文件處理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔；重要文件或緊急文件應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)優(yōu)先歸檔，確保文件的時(shí)效性和完整性。（二）存檔流程1.整理文件：承辦部門按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)，對文件進(jìn)行整理，剔除無關(guān)文件和重復(fù)文件，確保歸檔文件的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，對文件進(jìn)行編號、編目、裝訂等處理，使其符合歸檔要求。2.編制目錄：根據(jù)整理后的文件，編制文件目錄。文件目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、文件日期、文件來源、文件保管期限等信息，以便于查找和檢索。3.移交存檔：整理好的文件及編制的目錄一并移交至公司檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的檔案管理流程，對文件進(jìn)行審核、接收和存儲，建立檔案臺賬，記錄檔案的入庫、保管、查閱、借閱等情況。九、文件廢止（一）廢止情形1.法律法規(guī)變更：因國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變更，導(dǎo)致公司相關(guān)文件與新規(guī)定不符，需要廢止的。2.公司制度修訂：公司內(nèi)部管理制度進(jìn)行修訂，原相關(guān)文件已不再適用，需要廢止的。3.業(yè)務(wù)流程調(diào)整：公司業(yè)務(wù)流程發(fā)生重大調(diào)整，原指導(dǎo)業(yè)務(wù)操作的文件已失去作用，需要廢止的。4.文件內(nèi)容錯誤：文件存在嚴(yán)重錯誤或漏洞，無法正常執(zhí)行，需要廢止的。5.其他原因：因其他特殊原因，如公司戰(zhàn)略調(diào)整、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型等，導(dǎo)致文件不再具有實(shí)際意義，需要廢止的。（二）廢止流程1.提出廢止申請：文件廢止由原文件起草部門或相關(guān)部門提出申請，填寫《文件廢止申請表》，注明廢止文件的名稱、編號、廢止原因等內(nèi)容。2.審核批準(zhǔn)：《文件廢止申請表》提交給公司領(lǐng)導(dǎo)