PAGE社區(qū)檔案規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)各類(lèi)檔案的管理，包括但不限于社區(qū)組織建設(shè)、居民信息、社區(qū)活動(dòng)、環(huán)境衛(wèi)生、安全管理等方面形成的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由社區(qū)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映社區(qū)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集社區(qū)各項(xiàng)工作中形成的檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于查閱和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案不被損壞、丟失和泄露，嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善社區(qū)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)社區(qū)各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和修復(fù)。5.按照規(guī)定向街道檔案管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的檔案，并接收街道檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。6.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為社區(qū)工作提供信息支持和服務(wù)。（二）各部門(mén)（崗位）職責(zé)1.各部門(mén)（崗位）負(fù)責(zé)本部門(mén)工作中形成檔案的收集、整理和初步分類(lèi)，并定期移交至社區(qū)檔案管理部門(mén)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案資料的及時(shí)收集、準(zhǔn)確整理和妥善保管，配合檔案管理部門(mén)做好檔案管理相關(guān)工作。3.在工作中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，遵守檔案管理流程，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織建設(shè)方面：包括黨組織文件、會(huì)議記錄、黨員名冊(cè)、黨員活動(dòng)資料等。2.社區(qū)居委會(huì)工作方面：如居委會(huì)文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、居民代表會(huì)議記錄、社區(qū)自治相關(guān)資料等。3.社區(qū)服務(wù)方面：服務(wù)項(xiàng)目記錄、服務(wù)對(duì)象信息、服務(wù)反饋等。4.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生方面：環(huán)境整治方案、衛(wèi)生檢查記錄、環(huán)保宣傳資料等。5.社區(qū)安全管理方面：安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、安全事故處理資料等。6.社區(qū)文化活動(dòng)方面：活動(dòng)策劃、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等。7.居民信息方面：居民基本情況登記表、家庭信息變更記錄等。8.其他與社區(qū)工作相關(guān)的各類(lèi)文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)（崗位）應(yīng)在工作完成后及時(shí)將形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁或損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件或打印件，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類(lèi)，一般分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、社區(qū)服務(wù)類(lèi)、環(huán)境衛(wèi)生類(lèi)、安全管理類(lèi)、文化活動(dòng)類(lèi)等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類(lèi)目。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢(xún)。編號(hào)可采用年度流水號(hào)或分類(lèi)編號(hào)相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于查找。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進(jìn)行修整和裝訂，保持檔案的整齊美觀(guān)，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)等。（二）保管方式1.按照檔案的類(lèi)別和保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核。3.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)社區(qū)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。4.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。五、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不被泄露。2.檔案利用應(yīng)遵循方便、快捷、高效的原則，為社區(qū)工作和居民服務(wù)提供有力支持。3.在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)保持檔案的原貌，不得擅自更改、抽取或損壞檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.查閱：社區(qū)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)社區(qū)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)制內(nèi)容、數(shù)量、用途等信息。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用者姓名、部門(mén)、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)定期整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案的信息化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱和利用。（二）電子檔案的收集與整理1.各部門(mén)（崗位）應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集齊全，并按照檔案整理要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。2.電子文件應(yīng)采用通用的格式存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件的元數(shù)據(jù)信息，詳細(xì)記錄文件的背景、來(lái)源、形成時(shí)間等信息。（三）電子檔案的存儲(chǔ)與管理1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。3.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止電子檔案被非法訪(fǎng)問(wèn)、篡改或刪除。（四）電子檔案的利用1.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，方便利用者快速查找所需電子檔案。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期等進(jìn)行檢索。2.利用者可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查閱電子檔案，但應(yīng)遵守檔案保密規(guī)定和利用流程。檔案管理部門(mén)應(yīng)做好電子檔案利用的記錄和跟蹤工作。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)社區(qū)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。3.檔案安全防護(hù)措施的落實(shí)情況，包括檔案庫(kù)房的環(huán)境條件、設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行狀況等。4.檔案信息化管理工作的進(jìn)展情況，如電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等是否規(guī)范。（三）檢查