PAGE會(huì)務(wù)用品管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會(huì)務(wù)用品的管理，規(guī)范會(huì)務(wù)用品的采購、使用、保管等流程，確保會(huì)務(wù)工作的順利開展，提高資源利用效率，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各類會(huì)議、活動(dòng)所涉及的會(huì)務(wù)用品管理。（三）基本原則1.按需配置原則：根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、性質(zhì)、需求等合理配備會(huì)務(wù)用品，避免浪費(fèi)。2.規(guī)范管理原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)對會(huì)務(wù)用品進(jìn)行管理，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。3.節(jié)約高效原則：在保證會(huì)務(wù)工作質(zhì)量的前提下，盡量降低成本，提高資源使用效率。二、會(huì)務(wù)用品采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.各部門根據(jù)會(huì)議安排，提前填寫《會(huì)務(wù)用品采購申請表》，詳細(xì)注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需用品清單及規(guī)格等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。3.行政部門匯總各部門的采購申請，結(jié)合公司實(shí)際庫存情況，制定月度會(huì)務(wù)用品采購計(jì)劃。（二）采購流程1.采購計(jì)劃經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審批后，由采購人員負(fù)責(zé)實(shí)施采購。2.采購人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.采購過程中，采購人員需與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.對于批量采購或金額較大的會(huì)務(wù)用品，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價(jià)等方式進(jìn)行采購，確保采購過程的公開、公平、公正。（三）采購驗(yàn)收1.會(huì)務(wù)用品到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.使用部門負(fù)責(zé)對用品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與采購人員溝通，并要求供應(yīng)商限期解決。3.行政部門負(fù)責(zé)對采購流程的合規(guī)性進(jìn)行審核，包括采購合同、發(fā)票等相關(guān)資料。4.驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員在《會(huì)務(wù)用品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，采購人員將驗(yàn)收單交財(cái)務(wù)部門作為報(bào)銷依據(jù)。三、會(huì)務(wù)用品使用管理（一）領(lǐng)用制度1.各部門如需領(lǐng)用會(huì)務(wù)用品，應(yīng)填寫《會(huì)務(wù)用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品名稱、數(shù)量、用途等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到行政部門倉庫領(lǐng)取。3.行政部門倉庫管理人員根據(jù)申請表發(fā)放會(huì)務(wù)用品，并做好發(fā)放記錄，包括領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時(shí)間、物品名稱、數(shù)量等。（二）使用規(guī)范1.使用人員應(yīng)按照規(guī)定的用途和操作方法使用會(huì)務(wù)用品，不得擅自改變用途或挪作他用。2.在會(huì)議期間，使用人員應(yīng)妥善保管會(huì)務(wù)用品，避免損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)用品損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并說明原因。3.對于一次性使用的會(huì)務(wù)用品，使用后應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理，不得隨意丟棄。（三）歸還制度1.會(huì)議結(jié)束后，使用人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)務(wù)用品歸還至行政部門倉庫，并確保物品完好無損。2.行政部門倉庫管理人員對歸還的會(huì)務(wù)用品進(jìn)行清點(diǎn)、核對，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符或物品損壞，應(yīng)要求使用人員說明情況并進(jìn)行相應(yīng)處理。3.對于可重復(fù)使用的會(huì)務(wù)用品，倉庫管理人員應(yīng)進(jìn)行整理、清潔、保養(yǎng)，以備下次使用。四、會(huì)務(wù)用品保管管理（一）倉庫管理1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)務(wù)用品倉庫，用于存放各類會(huì)務(wù)用品。2.倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的消防、防盜等設(shè)施，確保物品安全。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對會(huì)務(wù)用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)記錄在《會(huì)務(wù)用品盤點(diǎn)表》中，如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（二）庫存管理1.會(huì)務(wù)用品應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和取用。2.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)物品的性質(zhì)、有效期等合理安排存放位置，對于易損、易變質(zhì)的物品應(yīng)重點(diǎn)保管。3.建立庫存預(yù)警機(jī)制，當(dāng)庫存數(shù)量低于最低庫存限額時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購人員進(jìn)行補(bǔ)貨。（三）安全管理1.加強(qiáng)對會(huì)務(wù)用品倉庫的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。2.倉庫管理人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。3.做好防盜工作，門窗應(yīng)安裝防盜設(shè)施，倉庫鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。五、會(huì)務(wù)用品報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.會(huì)務(wù)用品已超過使用期限，無法正常使用的。2.因損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)或修復(fù)成本過高的。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、會(huì)議形式變更等原因不再使用的。（二）報(bào)廢申請1.使用部門或行政部門發(fā)現(xiàn)會(huì)務(wù)用品符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)務(wù)用品報(bào)廢申請表》，注明報(bào)廢物品名稱、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（三）報(bào)廢審批1.行政部門對報(bào)廢申請進(jìn)行審核，核實(shí)情況屬實(shí)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施報(bào)廢處理。（四）報(bào)廢處理1.對于可回收利用的報(bào)廢會(huì)務(wù)用品，行政部門應(yīng)聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行回收處理，回收款項(xiàng)上繳公司財(cái)務(wù)。2.對于不可回收利用的報(bào)廢會(huì)務(wù)用品，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，避免對環(huán)境造成污染。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)對會(huì)務(wù)用品的采購、使用、保管、報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度的執(zhí)行到位。2.定期對會(huì)務(wù)用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，評估資源利用效率，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出改進(jìn)措施。（二）審計(jì)監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對會(huì)務(wù)用品管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的合規(guī)性、費(fèi)用支出的合理性、物品管理的規(guī)范性等。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、責(zé)令改正、經(jīng)濟(jì)處罰等。2.因違規(guī)行為給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；