PAGE內(nèi)勤助理制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為了加強公司內(nèi)勤助理工作的規(guī)范化管理，提高內(nèi)勤助理的工作效率和質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體內(nèi)勤助理崗位人員。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，依法依規(guī)開展工作。2.以服務公司為宗旨，高效、準確地完成各項工作任務。3.堅持公平、公正、公開的原則，確保制度執(zhí)行的一致性。二、崗位職責（一）日常事務處理1.負責公司文件、資料的收發(fā)、登記、歸檔和保管工作，確保文件資料的完整性和安全性。2.協(xié)助安排公司會議、活動等，做好會議記錄、場地布置、設備調(diào)試等相關(guān)工作。3.負責公司辦公用品、設備的采購、領(lǐng)用、維護和管理，定期進行盤點，確保物資的合理使用。（二）信息溝通與協(xié)調(diào)1.及時傳達公司內(nèi)部的各項通知、文件和工作要求，確保信息傳遞的準確性和及時性。2.協(xié)助各部門之間的溝通協(xié)調(diào)，解決工作中出現(xiàn)的問題，促進工作的順利開展。3.負責與外部單位、客戶的日常聯(lián)絡，接待來訪人員，做好接待記錄和反饋工作。（三）數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.收集、整理和分析公司相關(guān)業(yè)務數(shù)據(jù)，定期制作報表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。2.協(xié)助進行市場調(diào)研，收集行業(yè)信息，為公司業(yè)務拓展提供參考依據(jù)。（四）其他工作1.完成領(lǐng)導交辦的其他臨時性工作任務，積極配合公司的各項工作安排。2.保守公司機密，不得泄露公司的商業(yè)秘密和敏感信息。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理流程1.文件收發(fā)收到外部文件后，應及時進行登記，記錄文件的名稱、來源、日期等信息。將文件分類整理，根據(jù)文件的性質(zhì)和緊急程度，分別呈送相關(guān)領(lǐng)導或部門閱處。發(fā)出文件時，應填寫發(fā)文登記表，明確文件的去向、發(fā)送時間等，并確保文件的準確性和完整性。2.文件歸檔文件處理完畢后，應按照公司的檔案管理規(guī)定進行歸檔。歸檔文件應按照類別、時間順序進行排列，確保便于查找和使用。定期對歸檔文件進行檢查和清理，確保檔案的質(zhì)量。（二）會議組織流程1.會議籌備根據(jù)會議的主題、時間、地點和參會人員等要求，制定會議籌備方案。提前通知參會人員會議的相關(guān)信息，確保參會人員按時參加會議。準備會議所需的資料、設備、文具等，布置會議場地。2.會議記錄認真記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等，確保記錄的準確性和完整性。會議記錄應及時整理，形成會議紀要，并經(jīng)參會人員確認后發(fā)送給相關(guān)人員。3.會議后續(xù)工作跟進會議決議事項的執(zhí)行情況，及時向領(lǐng)導匯報。對會議資料進行整理歸檔，以備后續(xù)查閱。（三）辦公用品管理流程1.采購申請內(nèi)勤助理應根據(jù)公司辦公用品的使用情況，定期統(tǒng)計辦公用品的需求，并填寫采購申請表。采購申請表應注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息，經(jīng)部門負責人審核后提交給采購部門。2.采購執(zhí)行采購部門根據(jù)采購申請表進行采購，選擇合適的供應商，確保采購的辦公用品符合公司要求。采購完成后，內(nèi)勤助理應及時對辦公用品進行驗收，檢查其質(zhì)量、數(shù)量等是否符合要求。3.領(lǐng)用與發(fā)放內(nèi)勤助理應建立辦公用品領(lǐng)用臺賬，記錄辦公用品的領(lǐng)用情況。員工領(lǐng)用辦公用品時，應填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責人簽字后到內(nèi)勤助理處領(lǐng)取。內(nèi)勤助理應按照領(lǐng)用申請表的內(nèi)容進行發(fā)放，并在領(lǐng)用臺賬上進行登記。4.庫存管理定期對辦公用品的庫存進行盤點，確保賬實相符。對于庫存過多或過少的辦公用品，應及時進行調(diào)整，避免浪費或短缺。四、工作紀律與行為規(guī)范（一）考勤紀律1.內(nèi)勤助理應嚴格遵守公司的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.如有特殊情況需要請假，應提前按照公司規(guī)定辦理請假手續(xù)，經(jīng)批準后方可休假。（二）工作態(tài)度1.保持積極主動的工作態(tài)度，認真負責地完成各項工作任務。2.對待工作要嚴謹細致，注重細節(jié)，確保工作的準確性和質(zhì)量。3.具有團隊合作精神，積極與同事溝通協(xié)作，共同完成工作目標。（三）保密規(guī)定1.嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露公司機密信息。2.對于涉及公司機密的文件、資料、數(shù)據(jù)等，應妥善保管，不得隨意傳播或使用。3.在工作中，如因業(yè)務需要接觸公司機密信息，應嚴格按照保密規(guī)定進行操作，并及時歸還相關(guān)資料。五、培訓與發(fā)展（一）培訓計劃1.根據(jù)內(nèi)勤助理的崗位需求和個人發(fā)展情況，制定年度培訓計劃。2.培訓計劃應包括培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓時間等，確保培訓的針對性和有效性。（二）培訓內(nèi)容1.業(yè)務知識培訓，包括公司規(guī)章制度、崗位職責、工作流程等。2.技能培訓，如辦公軟件操作、文件管理、溝通技巧等。3.職業(yè)素養(yǎng)培訓，如職業(yè)道德、團隊合作、時間管理等。（三）培訓方式1.根據(jù)培訓內(nèi)容的特點，選擇合適的培訓方式，如內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習等。2.定期組織內(nèi)部培訓課程，邀請公司內(nèi)部專家或業(yè)務骨干進行授課。3.鼓勵內(nèi)勤助理參加外部培訓課程或行業(yè)研討會，拓寬知識面和視野。（四）培訓考核1.對培訓效果進行考核，考核方式可以包括考試、作業(yè)、實際操作等。2.考核結(jié)果應與內(nèi)勤助理的績效評估、晉升等掛鉤，激勵內(nèi)勤助理積極參加培訓，提高自身素質(zhì)。六、績效考核（一）考核指標1.工作任務完成情況，包括文件管理、會議組織、辦公用品管理等各項工作任務的完成質(zhì)量和效率。2.工作質(zhì)量，如文件處理的準確性、會議記錄的完整性、辦公用品管理的規(guī)范性等。3.溝通協(xié)調(diào)能力，與各部門之間的溝通協(xié)作效果，以及與外部單位、客戶的聯(lián)絡情況。4.團隊合作精神，在團隊中發(fā)揮的作用，以及與同事的合作默契程度。（二）考核周期績效考核周期為季度考核，每季度末進行一次考核。（三）考核流程1.內(nèi)勤助理應在每季度末填寫績效考核自評表，對自己本季度的工作表現(xiàn)進行自我評價。2.部門負責人根據(jù)內(nèi)勤助理的工作實際情況，對其進行考核評價，并填寫績效考核評價表。3.人力資源部門匯總考核結(jié)果，進行審核和反饋。（四）考核結(jié)果應用1.根據(jù)績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的內(nèi)勤助理進行獎勵，如獎金、晉升、榮譽證