機關(guān)單位會議紀要規(guī)范會議紀要作為機關(guān)單位記錄會議成果、明確工作方向的核心文書，是推動決策落地、協(xié)調(diào)工作推進、留存歷史依據(jù)的重要載體。規(guī)范會議紀要的撰寫與管理，既是提升機關(guān)工作效能的內(nèi)在要求，也是維護行政行為規(guī)范性、嚴肅性的必然舉措。本文結(jié)合機關(guān)工作實際，從定位、流程、內(nèi)容、審核等維度，梳理會議紀要的規(guī)范要點，為實務操作提供參考。一、會議紀要的定位與核心作用會議紀要并非簡單的“會議記錄”，而是對會議核心議題、討論過程、決策結(jié)果的結(jié)構(gòu)化提煉。在機關(guān)工作中，其核心作用體現(xiàn)為三方面：決策落地的“施工圖”：清晰呈現(xiàn)會議確定的任務分工、時間節(jié)點、責任主體，為后續(xù)工作推進提供明確指引；工作協(xié)調(diào)的“紐帶”：通過明確跨部門協(xié)作的權(quán)責邊界、資源調(diào)配方式，減少執(zhí)行中的推諉與歧義；歷史追溯的“檔案”：作為機關(guān)決策過程的正式記錄，為后續(xù)審計、督查、政策延續(xù)性分析提供權(quán)威依據(jù)。二、撰寫的基本要求（一）準確性：事實與決策的“復刻”會議紀要需如實反映會議全貌，決議表述需與會議原意完全一致，不得擅自增減、曲解。對爭議性議題，需區(qū)分“達成共識的決議”“暫未定論的待議事項”“不同意見的記錄”（如需體現(xiàn)分歧，應注明“部分參會人員認為……，另有觀點提出……，經(jīng)討論，暫按……原則推進”）。（二）簡潔性：去繁就簡的“提煉”避免冗余描述，聚焦“做什么、誰來做、何時完成”。例：“會議聽取了XX項目進展匯報，要求XX部門于X月前完成預算調(diào)整，XX科室同步啟動招標程序”，而非大段復述匯報內(nèi)容。（三）規(guī)范性：格式與用語的“合規(guī)”格式規(guī)范：標題、正文結(jié)構(gòu)、落款需符合機關(guān)文書體例（后文詳述）；用語規(guī)范：采用“機關(guān)常用表述”，如“審議”“原則同意”“責成”“提請下次會議研究”等，避免口語化、隨意性表達。（四）時效性：決策傳遞的“速度”會議結(jié)束后24小時內(nèi)（緊急會議需更短）完成初稿，3個工作日內(nèi)完成審核發(fā)布，確保決策“熱傳遞”，避免因時效滯后導致執(zhí)行延誤。三、撰寫流程的規(guī)范操作（一）會前準備：“知己知彼”的鋪墊提前獲取會議議程、背景材料（如請示文件、調(diào)研報告），標注重點議題；預判可能的決策方向（如項目審批、制度修訂），準備“決議表述模板”（例：“關(guān)于XX事項，會議決定：1.……；2.……”）。（二）會中記錄：“抓大放小”的聚焦核心要素記錄：時間（精確到小時）、地點、主持人、參會人員（區(qū)分“出席”“列席”“請假”，重要會議需記錄職務）；討論過程記錄：重點捕捉“觀點轉(zhuǎn)折”“共識形成”“爭議焦點”，用“發(fā)言人+核心觀點”的方式簡記（例：“XX處長提出需優(yōu)先保障資金，XX局長補充強調(diào)安全標準不可降”）；決議記錄：用“條目化”呈現(xiàn)，明確“動作（如‘審議通過’‘暫緩’）+事項+責任主體+時間節(jié)點”。（三）會后整理：“化繁為簡”的加工結(jié)構(gòu)梳理：按“會議概況→議題討論→決議事項→下一步要求”的邏輯編排，避免內(nèi)容碎片化；語言優(yōu)化：將口語化表述轉(zhuǎn)化為機關(guān)用語（例：“大家覺得可以試試”→“會議原則同意先行試點”）；交叉核對：與參會骨干（如主持人、議題匯報人）確認決議細節(jié)，避免“想當然”表述。四、內(nèi)容結(jié)構(gòu)的規(guī)范范式（一）標題：清晰定位會議屬性采用“單位+會議類型+紀要”格式，例：《XX市人民政府常務會議紀要（2023年第X期）》《XX局黨組理論學習中心組學習紀要》。（二）正文：邏輯清晰的“三層架構(gòu)”1.會議概況：簡明說明會議時間、地點、主持人、參會人員（可附“參會人員名單”作為附件）、會議主題；2.議題討論與決議：按“議題1→議題2→……”分條列項，每個議題下包含“討論內(nèi)容（簡要背景）+決議事項（條目化）”；例：>議題二：關(guān)于XX項目預算調(diào)整>會議聽取了XX部門關(guān)于預算超支的匯報，分析了成本增加的原因（原材料漲價、工期延誤）。經(jīng)討論，決議如下：>1.XX部門于X月X日前提交詳細預算調(diào)整方案，報分管領(lǐng)導審批；>2.XX科室同步啟動供應商比價，確保新增支出合規(guī)可控。3.下一步要求（可選）：對全局工作提出方向性要求（如“各部門需強化協(xié)同，確保Q3前完成年度目標的70%”）。（三）附件：補充說明的“延伸”如需附上會議審議的文件、圖表，需在正文對應位置標注“（詳見附件X）”，附件按順序編號，注明“附件1：XX文件”。（四）落款：責任與時間的“錨定”正文末尾標注記錄人姓名（手寫或打?。?、成文日期（用阿拉伯數(shù)字，如2023年X月X日）。五、審核與發(fā)布的規(guī)范流程（一）多級審核：“層層把關(guān)”的嚴謹初審：由記錄人所在部門負責人審核，重點檢查“決議準確性、格式規(guī)范性”；復審：由會議主持人或分管領(lǐng)導終審，確認“決策方向無偏差、執(zhí)行要求可落地”；涉密審核：涉及保密內(nèi)容的紀要，需經(jīng)單位保密辦審核，標注密級（如“秘密★1年”）。（二）發(fā)布與傳閱：“精準觸達”的效率內(nèi)部發(fā)布：通過OA系統(tǒng)、公文交換平臺等渠道，定向發(fā)送至“需執(zhí)行、需知曉”的部門/人員；外部傳遞：如需抄送外單位，需經(jīng)領(lǐng)導審批，標注“主送”“抄送”單位；存檔要求：紙質(zhì)版由檔案室編號歸檔，電子版同步備份至指定服務器，保存期限按《機關(guān)檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。六、常見問題與改進建議（一）問題：內(nèi)容冗長，“流水賬”式記錄改進：聚焦“決策結(jié)果”，刪減“過程性描述”（如“XX同志首先發(fā)言，隨后XX補充……”），保留“觀點碰撞→共識形成”的關(guān)鍵邏輯。（二）問題：決議不明確，“只說要做，不說誰做、何時做”改進：用“責任主體+動作+時間”的句式（例：“XX部門（主體）于X月前（時間）完成方案修訂（動作）”），避免模糊表述。（三）問題：格式不統(tǒng)一，“標題、落款五花八門”改進：制定《會議紀要模板》，明確標題、正文結(jié)構(gòu)、字體字號（如仿宋_GB2312、三號字）、行距（固定值28磅）等，全員培訓執(zhí)行。（四）問題：發(fā)布不及時，“決議滯后一周才傳達”改進：建立“會議結(jié)束→24小時內(nèi)出初稿→3日內(nèi)審核發(fā)布”的時間節(jié)點表，用OA系統(tǒng)設置“待辦提醒”，確保流程閉環(huán)。結(jié)語會議紀要的規(guī)范程度，直接反映機關(guān)的治理能力