公司文件管理模板及制度手冊一、前言為規(guī)范公司文件全生命周期管理，保證文件信息的規(guī)范性、安全性、可追溯性，提高工作效率，降低管理風險，特制定本制度手冊。本手冊適用于公司各部門、全體員工及與公司業(yè)務相關的外部合作單位，涵蓋文件從創(chuàng)建到銷毀的全流程管理要求。二、文件分類與編碼規(guī)則（一）文件分類標準根據(jù)文件性質(zhì)、用途及密級，公司文件分為以下類別：管理類文件：包括制度、流程、通知、會議紀要、工作報告等；業(yè)務類文件：包括合同、訂單、項目方案、客戶資料、產(chǎn)品說明書等；財務類文件：包括預算、決算、報銷憑證、成本分析等；人事類文件：包括招聘資料、勞動合同、績效考核、培訓記錄等；技術類文件：包括研發(fā)文檔、設計圖紙、技術標準、測試報告等；歸檔類文件：已超出保存期限需永久或長期保存的文件。（二）文件編碼規(guī)則文件采用“分類代碼-部門代碼-年份-流水號”的編碼方式，保證唯一性。示例：管理類文件：GL-CW-2024-001（GL=管理類，CW=財務部，2024=年份，001=流水號）業(yè)務類文件：YW-XS-2024-015（YW=業(yè)務類，XS=銷售部，2024=年份，015=流水號）三、文件全生命周期管理操作流程（一）文件創(chuàng)建與命名明確文件需求：根據(jù)工作需要確定文件類型、內(nèi)容要點及目標受眾，由責任人發(fā)起創(chuàng)建。規(guī)范文件命名：文件名需包含“核心主題+版本號+日期”，示例：《2024年度財務預算方案_V1.0_20240115》。內(nèi)容編寫要求：內(nèi)容需真實、準確、完整，符合公司格式規(guī)范（如字體、字號、頁邊距等），重要文件需附編制人、審核人信息。（二）文件審批與發(fā)布提交審批：編制人將文件通過OA系統(tǒng)提交至對應審批人（部門負責人/分管領導/總經(jīng)理），同步電子版及紙質(zhì)版（如需）。審批流程：常規(guī)文件：部門負責人審核→分管領導審批；重要文件（如制度、合同、年度規(guī)劃）：部門負責人審核→分管領導審批→總經(jīng)理審批。審批反饋：審批人需在2個工作日內(nèi)完成審批，若需修改，注明修改意見并退回編制人；審批通過后，由行政部統(tǒng)一編號、登記，發(fā)布至公司內(nèi)部平臺（如OA系統(tǒng)/共享文件夾）。（三）文件存儲與保管存儲方式：電子文件：存儲于公司指定服務器或云盤，按“分類-部門-年份”文件夾層級存放，定期備份（每周1次）；紙質(zhì)文件：存放于部門文件柜，標注“文件編碼+名稱+保管責任人”，涉密文件需鎖入保密柜。存儲責任：文件保管責任人需定期檢查文件完整性（每季度1次），保證防潮、防火、防蟲，電子文件需設置訪問權限（僅責任人及授權人員可編輯）。（四）文件借閱與復制借閱申請：員工需借閱文件時，填寫《文件借閱申請表》（見附件1），注明文件編碼、借閱用途、歸還期限，經(jīng)部門負責人審批后提交至行政部。借閱流程：電子文件：由行政部在系統(tǒng)中臨時開放權限，借閱期限不超過3個工作日；紙質(zhì)文件：由行政部核對信息后借出，借閱人簽字確認，借閱期限不超過5個工作日（涉密文件不超過1個工作日）。歸還與登記：借閱期滿后，借閱人需及時歸還，行政部檢查文件完整性后在《文件借閱登記表》上記錄；若需續(xù)借，需提前1天重新申請。（五）文件更新與修訂修訂觸發(fā)條件：文件內(nèi)容需更新時（如政策變化、流程優(yōu)化、信息錯誤），由原編制人或部門負責人發(fā)起修訂。修訂流程：修訂人標注修訂內(nèi)容（使用修訂模式或紅色字體），填寫《文件修訂申請表》（見附件2），說明修訂原因及影響范圍；按原審批流程重新審批，審批通過后更新文件版本號（如V1.0→V1.1），同步更新電子版及紙質(zhì)版，并通知相關人員。（六）文件歸檔與銷毀歸檔范圍：已辦理完畢具有保存價值的文件（包括審批完成的文件、修訂記錄、借閱記錄等）。歸檔流程：每年12月，各部門整理本年度文件，填寫《文件歸檔清單》（見附件3），提交至行政部；行政部核對清單后，將文件移交至檔案室，按“年度-分類-部門”順序排列，編制檔案目錄。銷毀管理：超過保存期限的文件，由檔案室填寫《文件銷毀審批表》（見附件4），經(jīng)行政部負責人及分管領導審批后，方可銷毀；銷毀時需由2人以上監(jiān)督，保證信息無法恢復（紙質(zhì)文件需碎紙?zhí)幚?，電子文件需徹底刪除），并填寫《文件銷毀記錄表》（見附件5）。四、文件管理核心表單附件1：文件借閱申請表借閱人所在部門借閱日期文件編碼文件名稱借閱用途歸還期限審批人（部門負責人）審批意見備注（如需復印/摘錄）附件2：文件修訂申請表修訂文件名稱文件編碼原版本號修訂人所在部門修訂日期修訂原因及內(nèi)容說明審批人（部門負責人）審批意見分管領導審批意見附件3：文件歸檔清單部門：年度：序號文件編碼文件名稱12附件4：文件銷毀審批表文件名稱文件編碼保存期限銷毀數(shù)量銷毀原因部門負責人意見行政部負責人意見分管領導意見附件5：文件銷毀記錄表銷毀日期監(jiān)銷人銷毀執(zhí)行人銷毀文件清單（編碼及名稱）備注五、執(zhí)行要點與風險提示（一）命名規(guī)范與格式要求文件名禁止使用特殊字符（如*、?、/），避免中英文混用導致系統(tǒng)識別錯誤；電子文件需保存為通用格式（如Word、PDF、Excel），保證跨設備兼容性；紙質(zhì)文件需使用公司統(tǒng)一模板，頁眉標注“公司名稱+文件編碼”，頁腳標注“編制人-審核人-生效日期”。（二）保密與權限管理涉密文件（如未公開合同、財務數(shù)據(jù)、技術專利）需標注“機密”字樣，僅限授權人員查閱，嚴禁私自復制、外傳；電子文件需設置訪問密碼（如財務類文件密碼由財務部負責人保管），定期更換密碼（每季度1次）；員工離職時，需辦理文件交接手續(xù)，歸還所有借閱文件，行政部確認無遺留文件后，方可辦理離職流程。（三）定期檢查與維護行政部每半年組織一次文件管理專項檢查，重點核查文件完整性、存儲規(guī)范性及借閱記錄；各部門需指定專人負責文件管理，若發(fā)生文件丟失、損壞等情況，需24小時內(nèi)報告行政部，并說明原因及補救措施；電子文件服務器需定期殺毒（每月1次），保證數(shù)據(jù)安全，備份數(shù)據(jù)需異地存儲（如總部與分公司服務器互備）。（四）責任追溯機制文件因管理不當導致信息泄露或丟失的，將根據(jù)《員工獎懲制度》追究保管責任人及部門負責人責任；未經(jīng)審批擅自修改、外傳、銷毀文件的，視為違規(guī)行為，情節(jié)嚴重者將解除勞動合同。六、附則本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，由行政部負責解釋和修訂；各部門可根據(jù)本制度