供應(yīng)商資質(zhì)審核流程手冊(cè)手冊(cè)目的與意義本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的審核流程，保證合作供應(yīng)商具備合法合規(guī)的經(jīng)營資質(zhì)、穩(wěn)定可靠的綜合能力及良好的商業(yè)信譽(yù)，從源頭把控供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)，保障采購質(zhì)量與效率，為企業(yè)與供應(yīng)商的長(zhǎng)期合作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。適用范圍與典型場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)所有業(yè)務(wù)部門的供應(yīng)商資質(zhì)管理工作，涵蓋原材料/服務(wù)采購、項(xiàng)目外包、戰(zhàn)略合作等各類合作場(chǎng)景。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括：新供應(yīng)商準(zhǔn)入：首次合作前的全面資質(zhì)審核；定期復(fù)評(píng)：現(xiàn)有供應(yīng)商年度/季度資質(zhì)復(fù)核；資質(zhì)變更跟進(jìn)：供應(yīng)商關(guān)鍵信息（如經(jīng)營范圍、認(rèn)證證書）更新后的重新審核；專項(xiàng)需求審核：針對(duì)特定項(xiàng)目（如招標(biāo)、國際訂單）的額外資質(zhì)要求核查。資質(zhì)審核標(biāo)準(zhǔn)化流程一、審核啟動(dòng)與資料收集發(fā)起審核申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)采購需求，填寫《供應(yīng)商資質(zhì)審核申請(qǐng)表》（見模板1），明確供應(yīng)商基本信息、合作類型、所需資質(zhì)清單及審核優(yōu)先級(jí)。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后，提交至采購管理部。供應(yīng)商資料提交采購管理部在收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)，通過指定渠道（如供應(yīng)商門戶、郵件）向供應(yīng)商發(fā)送《資質(zhì)文件提交清單》（見模板2），列明必須提供的資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、體系認(rèn)證等）及格式要求。供應(yīng)商需在5個(gè)工作日內(nèi)提交完整資料，逾期未提交的視為放棄合作資格。二、資料初審與合規(guī)性核查形式審查審核專員*核對(duì)供應(yīng)商提交資料的完整性、清晰度及有效性：資料是否齊全（無缺頁、漏填）；文件是否加蓋公章（復(fù)印件需注明“與原件一致”并蓋章）；關(guān)鍵信息（如公司名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人）是否與申請(qǐng)表一致。形式審查不合格的，2個(gè)工作日內(nèi)通知供應(yīng)商補(bǔ)充資料，累計(jì)超過2次補(bǔ)充仍不合格的，終止審核。合規(guī)性核查核查資質(zhì)文件的法律效力及行業(yè)準(zhǔn)入要求：基本資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍涵蓋合作業(yè)務(wù)）、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一）；行業(yè)特殊資質(zhì)：如食品行業(yè)需《食品生產(chǎn)許可證》，建筑行業(yè)需《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書》，醫(yī)療器械行業(yè)需《醫(yī)療器械經(jīng)營許可證》；認(rèn)證證書：ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系等行業(yè)認(rèn)可認(rèn)證（需在認(rèn)證有效期內(nèi)）；合規(guī)聲明：供應(yīng)商需提供《無重大違法記錄聲明》《知識(shí)產(chǎn)權(quán)合規(guī)承諾書》等。對(duì)存疑文件（如模糊證件、異常編號(hào)），通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等官方渠道核驗(yàn)真實(shí)性，或要求供應(yīng)商提供發(fā)證機(jī)關(guān)出具的證明文件。三、綜合能力評(píng)估（針對(duì)新供應(yīng)商/高風(fēng)險(xiǎn)合作）生產(chǎn)能力與質(zhì)量保障查閱供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備清單、產(chǎn)能報(bào)告、工藝流程說明，評(píng)估其是否滿足訂單需求；調(diào)取近1年產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、客戶投訴記錄，知曉其質(zhì)量控制能力；必要時(shí)組織現(xiàn)場(chǎng)考察（由采購部、質(zhì)量部、使用部門共同參與），核實(shí)生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行及人員操作規(guī)范性，填寫《供應(yīng)商實(shí)地考察記錄表》（見模板3）。財(cái)務(wù)與履約能力要求供應(yīng)商提供近2年經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告，重點(diǎn)分析資產(chǎn)負(fù)債率、現(xiàn)金流等指標(biāo)，評(píng)估其經(jīng)營穩(wěn)定性；調(diào)取過往合作合同及履約評(píng)價(jià)（如與同行業(yè)企業(yè)的合作案例），核查其交付及時(shí)率、違約率等；對(duì)財(cái)務(wù)狀況存疑的，可委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行信用評(píng)級(jí)。服務(wù)與支持能力針對(duì)服務(wù)類供應(yīng)商，評(píng)估其服務(wù)團(tuán)隊(duì)配置、響應(yīng)速度（如24小時(shí)售后支持）、應(yīng)急預(yù)案等；要求提供客戶成功案例，必要時(shí)聯(lián)系其過往客戶進(jìn)行口碑核實(shí)。四、審核結(jié)果與反饋評(píng)審會(huì)議采購管理部組織評(píng)審委員會(huì)（成員包括采購部、質(zhì)量部、法務(wù)部、使用部門負(fù)責(zé)人*），綜合資料初審、綜合評(píng)估結(jié)果，形成審核結(jié)論：通過：供應(yīng)商資質(zhì)滿足合作要求，納入《合格供應(yīng)商名錄》；有條件通過：存在minor不符合項(xiàng)（如證書即將到期），供應(yīng)商需在規(guī)定期限內(nèi)整改，復(fù)核通過后方可納入名錄；不通過：存在重大資質(zhì)缺陷（如無必備許可證、虛假信息），書面通知供應(yīng)商審核結(jié)果及不通過理由。結(jié)果通知與檔案歸檔評(píng)審結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，向供應(yīng)商反饋審核結(jié)果，通過的供應(yīng)商同步錄入供應(yīng)商管理系統(tǒng)；所有審核資料（申請(qǐng)表、資質(zhì)文件、核查記錄、評(píng)審報(bào)告等）整理歸檔，保存期限不少于合作結(jié)束后3年。五、動(dòng)態(tài)管理與復(fù)評(píng)定期復(fù)評(píng)對(duì)《合格供應(yīng)商名錄》中的供應(yīng)商，每年開展1次資質(zhì)復(fù)評(píng)，流程參照新供應(yīng)商審核，重點(diǎn)核查資質(zhì)有效期、財(cái)務(wù)狀況、質(zhì)量體系運(yùn)行情況等；復(fù)評(píng)不通過的供應(yīng)商，給予1個(gè)月整改期，整改仍不合格的，移出名錄。資質(zhì)變更監(jiān)控供應(yīng)商需在資質(zhì)信息變更（如名稱、經(jīng)營范圍、認(rèn)證證書升級(jí)/降級(jí)）后5個(gè)工作日內(nèi)，書面通知采購管理部并提交更新后的資質(zhì)文件；采購管理部在收到變更信息后3個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，保證信息與實(shí)際一致。全面審查核心要點(diǎn)一、資質(zhì)有效性審查所有資質(zhì)文件需在審核時(shí)處于有效期內(nèi)，提前到期的需提供續(xù)期證明或續(xù)期承諾；避免使用過期、撤銷或吊銷的資質(zhì)（如被列入“經(jīng)營異常名錄”“嚴(yán)重違法失信名單”的供應(yīng)商）。二、資質(zhì)關(guān)聯(lián)性審查供應(yīng)商資質(zhì)需與合作業(yè)務(wù)強(qiáng)相關(guān)，如從事食品加工的供應(yīng)商需具備《食品生產(chǎn)許可證》，而非僅提供普通營業(yè)執(zhí)照；對(duì)跨行業(yè)合作（如科技公司提供物流服務(wù)），需核查其對(duì)應(yīng)經(jīng)營范圍的附加資質(zhì)。三、信息一致性審查核對(duì)供應(yīng)商提供的所有文件中的信息（公司名稱、地址、法人、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼等）是否完全一致，避免“一證多用”或信息不符；對(duì)名稱變更的供應(yīng)商，需提供工商部門出具的名稱變更證明，并追溯原資質(zhì)的有效性。四、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)匹配審查根據(jù)合作風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高、中、低）調(diào)整審核深度：高風(fēng)險(xiǎn)合作（如關(guān)鍵原材料采購、大型項(xiàng)目外包）：需100%進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察及第三方信用評(píng)估；中風(fēng)險(xiǎn)合作（如常規(guī)輔料采購）：重點(diǎn)核查基本資質(zhì)及質(zhì)量體系認(rèn)證；低風(fēng)險(xiǎn)合作（如辦公用品采購）：可簡(jiǎn)化流程，僅核查營業(yè)執(zhí)照及基本合規(guī)文件。常用資質(zhì)審核模板模板1：供應(yīng)商資質(zhì)審核申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)編號(hào)供應(yīng)商名稱統(tǒng)一信用代碼合作類型□原材料□服務(wù)□外包□其他合作期限所需資質(zhì)清單1.營業(yè)執(zhí)照（副本）2.行業(yè)許可證（如適用）3.ISO9001認(rèn)證4.……業(yè)務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______采購部審核意見負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______模板2：供應(yīng)商資質(zhì)文件提交清單序號(hào)資料名稱份數(shù)要求說明提交狀態(tài)（√/×）備注1營業(yè)執(zhí)照副本1份需加蓋公章，在有效期內(nèi)2法定代表人證件號(hào)碼明1份需加蓋公章3行業(yè)許可證（如適用）1份需在有效期內(nèi)4ISO9001認(rèn)證證書1份需在有效期內(nèi)………………模板3：供應(yīng)商實(shí)地考察記錄表考察日期考察人員考察地點(diǎn)供應(yīng)商名稱聯(lián)系人及電話考察項(xiàng)目具體情況記錄符合性評(píng)價(jià)（√/×）生產(chǎn)/辦公環(huán)境設(shè)備配置及狀態(tài)質(zhì)量控制流程人員配置及資質(zhì)考察結(jié)論□符合□基本符合（需整改：__________）□不符合考察人員簽字日期：__________審核關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)一、資料真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：供應(yīng)商偽造、篡改資質(zhì)文件（如假營業(yè)執(zhí)照、過期的認(rèn)證證書）；應(yīng)對(duì)措施：通過官方渠道核驗(yàn)關(guān)鍵資質(zhì)（如“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢營業(yè)執(zhí)照信息）；對(duì)存疑文件要求供應(yīng)商提供原件或發(fā)證機(jī)關(guān)出具的核實(shí)函；建立“供應(yīng)商誠信檔案”，對(duì)造假行為實(shí)行“一票否決”，并終止合作。二、資質(zhì)遺漏風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：未覆蓋行業(yè)特殊資質(zhì)或隱藏風(fēng)險(xiǎn)資質(zhì)（如環(huán)保不達(dá)標(biāo)、安全生產(chǎn)許可證缺失）；應(yīng)對(duì)措施：根據(jù)合作業(yè)務(wù)類型，制定《供應(yīng)商資質(zhì)必備清單》（見模板4），避免審核遺漏；邀請(qǐng)法務(wù)部、質(zhì)量部參與資質(zhì)需求梳理，保證清單全面。三、動(dòng)態(tài)更新風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：供應(yīng)商資質(zhì)過期或變更后未及時(shí)更新，導(dǎo)致合作違規(guī)；應(yīng)對(duì)措施：在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中設(shè)置“資質(zhì)到期預(yù)警”功能，提前3個(gè)月提醒供應(yīng)商續(xù)期；要求供應(yīng)商每半年提交《資質(zhì)信息確認(rèn)函》，主動(dòng)聲明資質(zhì)有效性。四、溝通效率風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：供應(yīng)商對(duì)審核要求理解偏差，導(dǎo)致資料反復(fù)補(bǔ)充，延長(zhǎng)審核周期；應(yīng)對(duì)措施：提供清晰的《資質(zhì)文件提交指南》（含示例模板），明確格式、簽字要求等；指定專人對(duì)接供應(yīng)商，及時(shí)解答疑問，避免信息傳遞誤差。附則本手冊(cè)由采購管理部負(fù)責(zé)解釋與修訂，修訂版本需經(jīng)總經(jīng)理*審批后生效。本手冊(cè)自發(fā)布之日起實(shí)施，未盡事宜可參照國家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度執(zhí)行。模板4：供