合同管理及電子簽名功能使用指南一、適用業(yè)務場景企業(yè)合作場景：甲乙雙方簽訂項目合作協(xié)議、代理協(xié)議等，明確合作范圍、權(quán)責劃分及收益分配；服務采購場景：企業(yè)向供應商購買技術(shù)服務、咨詢服務、外包服務等，約定服務內(nèi)容、驗收標準及付款節(jié)點；員工管理場景：企業(yè)與員工簽訂勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等，規(guī)范勞動關(guān)系及雙方權(quán)利義務；業(yè)務授權(quán)場景：企業(yè)向合作方出具授權(quán)委托書、經(jīng)銷協(xié)議等，界定授權(quán)范圍及有效期。二、操作流程指引（一）合同模板創(chuàng)建與選擇進入合同管理系統(tǒng)：登錄企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)，選擇“合同管理”模塊，“新建合同”；選擇合同類型：根據(jù)業(yè)務場景選擇對應模板（如《服務采購合同》《項目外包合同》《勞動合同》等），系統(tǒng)將自動填充基礎(chǔ)條款框架；自定義模板調(diào)整：如需修改模板，可“編輯條款”，對合同標的、履行期限、違約責任等核心內(nèi)容進行增刪或調(diào)整，保證條款符合業(yè)務需求。（二）合同基礎(chǔ)信息填寫雙方主體信息：甲方（委托方）：填寫單位全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、法定代表人、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（電話示例：888）；乙方（服務方/合作方）：同上要求填寫，保證信息與營業(yè)執(zhí)照、證件號碼等證件一致；若涉及授權(quán)代理人，需填寫代理人姓名、證件號碼號及授權(quán)委托書編號。合同核心要素：合同名稱：明確合同類型及業(yè)務內(nèi)容（如“項目技術(shù)開發(fā)服務合同”）；合同編號：按企業(yè)規(guī)則編寫（如“HT-2024-X”，其中X為流水號）；簽訂日期：填寫雙方實際簽署日期；合同金額：大小寫金額需一致，明確幣種及計價單位（如人民幣/元）；履行期限：約定開始日期、截止日期或里程碑節(jié)點（如“自合同生效之日起90日內(nèi)完成交付”）。（三）合同條款細化與審核核心條款完善：標的物/服務內(nèi)容：詳細描述合同涉及的產(chǎn)品、服務或項目范圍（如“為甲方開發(fā)系統(tǒng)，包含模塊設(shè)計、代碼開發(fā)、測試部署及3個月運維支持”）；質(zhì)量標準與驗收：明確驗收標準、流程及責任方（如“按GB/T25000.51-2016標準驗收，乙方提交驗收申請后5個工作日內(nèi)完成”）；付款方式：約定支付節(jié)點（如“預付款30%、到貨款40%、驗收合格后尾款30%”）、賬戶信息及發(fā)票要求（如“乙方提供6%增值稅專用發(fā)票”）；違約責任：明確違約情形及賠償標準（如“逾期交付按日萬分之五支付違約金，單方違約需賠償實際損失30%”）；爭議解決：約定協(xié)商、仲裁或訴訟管轄地（如“提交甲方所在地人民法院訴訟解決”）。內(nèi)部審核流程：填寫完成后，“提交審核”，系統(tǒng)將按預設(shè)流程（如經(jīng)辦人→部門負責人→法務→總經(jīng)理）依次流轉(zhuǎn)；審核人需在2個工作日內(nèi)完成意見反饋，對修改條款需注明具體調(diào)整內(nèi)容，審核通過后進入下一環(huán)節(jié)。（四）電子簽名發(fā)起與簽署發(fā)送簽名邀請：審核通過后，“發(fā)起電子簽名”，系統(tǒng)自動簽名，通過短信或郵件發(fā)送給乙方指定聯(lián)系人（短信示例：“【公司】您有1份待簽署合同（編號：HT-2024-X），請完成簽署，有效期7天”）；身份驗證：乙方接收后，需完成實名認證（如人臉識別、銀行卡驗證等），保證簽署人身份真實有效；在線簽署：驗證通過后，乙方可在合同指定簽署位置（如法定代表人簽字、公司蓋章處）進行電子簽名，支持手寫簽名、公章蓋章等多種形式；甲方簽署：乙方簽署完成后，系統(tǒng)自動回傳至甲方，由甲方指定人員完成電子簽署，雙方簽署時間自動記錄并不可篡改。（五）合同歸檔與管理簽署完成確認：雙方簽署完成后，系統(tǒng)自動帶電子簽章的PDF合同正本，同步發(fā)送至雙方預留郵箱；歸檔存儲：合同正本及附件自動歸檔至“合同管理庫”，支持按合同編號、名稱、簽署日期等條件檢索，可打印或?qū)С鰹镻DF格式；履約跟蹤：系統(tǒng)根據(jù)合同約定設(shè)置履約提醒（如付款節(jié)點、驗收期限），提前3天通過系統(tǒng)消息提醒相關(guān)負責人跟進履約情況。三、合同基本信息模板項目填寫說明示例合同編號企業(yè)唯一編碼規(guī)則，如“HT-年份-部門代碼-流水號”HT-2024-SF-001合同名稱?體現(xiàn)合同類型及核心業(yè)務市科技有限公司-軟件開發(fā)服務合同甲方信息單位全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、法定代表人、聯(lián)系人、電話單位全稱：市科技有限公司；統(tǒng)一信用代碼：91110108MA0567；聯(lián)系人：*經(jīng)理；電話：888乙方信息同甲方信息格式單位全稱：市信息技術(shù)有限公司；統(tǒng)一信用代碼：91110108MA07654321；聯(lián)系人：*總；電話：139999合同金額大小寫一致，注明幣種人民幣：伍萬元整（￥50,000.00）簽訂日期年-月-日格式2024年5月20日生效日期合同生效條件（如“雙方簽字蓋章后生效”）或具體生效日期自雙方電子簽署完成之日起生效合同期限起始至終止時間，或“長期合作，每年一簽”自2024年6月1日至2025年5月31日止主要條款摘要核心內(nèi)容簡述（服務內(nèi)容、驗收標準、付款方式、違約責任等）服務內(nèi)容：為甲方開發(fā)系統(tǒng)；驗收標準：按附件1技術(shù)協(xié)議執(zhí)行；付款方式：3-4-3分期附件清單列明所有附件名稱及編號附件1：《系統(tǒng)技術(shù)協(xié)議》；附件2：《項目驗收標準》四、使用關(guān)鍵提示合規(guī)性要求：合同條款需符合《_________民法典》等法律法規(guī)，禁止約定違反法律強制性規(guī)定的內(nèi)容（如“爭議解決提交境外仲裁機構(gòu)”）；涉及國有資產(chǎn)、外資企業(yè)或特殊行業(yè)的合同，需提前咨詢法律顧問或主管部門，保證審批流程合規(guī)。信息準確性：雙方主體信息（名稱、信用代碼、賬戶等）需與證件原件一致，避免因信息錯誤導致合同無效；金額、日期、數(shù)量等關(guān)鍵數(shù)字需反復核對，大小寫、正副本內(nèi)容保持一致。電子簽名有效性：電子簽名需通過具備《電子認證服務許可證》的第三方平臺（如e簽寶、法大大等）發(fā)起，保證簽名法律效力；簽署過程中需全程留存操作日志，包括身份驗證記錄、簽署時間戳、IP地址等，便于后續(xù)追溯。保密與歸檔：涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的合同，需在條款中明保證密義務及違約責任，并對電子合同文件加密存儲；合同歸檔后需定期備份（建議