公司資產(chǎn)管理維護(hù)規(guī)范書一、總則為規(guī)范公司資產(chǎn)全生命周期管理，提高資產(chǎn)使用效率，保障資產(chǎn)安全完整，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司各部門、全體員工及參與資產(chǎn)管理的外部合作單位，涵蓋資產(chǎn)從采購、入庫、使用、維護(hù)到報(bào)廢處置的全流程管理。二、適用范圍與核心目標(biāo)（一）適用范圍資產(chǎn)類型：包括但不限于固定資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、車輛、房屋建筑物）、無形資產(chǎn)（如軟件著作權(quán)、商標(biāo)權(quán)）、低值易耗品（如辦公文具、勞保用品）等。適用對象：公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有部門、員工，以及負(fù)責(zé)資產(chǎn)采購、維護(hù)、服務(wù)的供應(yīng)商或服務(wù)商。業(yè)務(wù)場景：資產(chǎn)新增、調(diào)撥、維修、盤點(diǎn)、報(bào)廢等全生命周期管理活動(dòng)。（二）核心目標(biāo)規(guī)范化：統(tǒng)一資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)與管理流程，避免操作隨意性。透明化：實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息實(shí)時(shí)可查，保證賬實(shí)一致。高效化：優(yōu)化資源配置，減少閑置浪費(fèi)，延長資產(chǎn)使用壽命。合規(guī)化：防范資產(chǎn)流失、損壞等風(fēng)險(xiǎn)，保證管理行為符合公司制度與法律法規(guī)要求。三、資產(chǎn)全生命周期管理流程（一）資產(chǎn)采購與入庫管理操作步驟：需求提報(bào)各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《資產(chǎn)采購申請表》（模板見第五章），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、使用人等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審核后提交至行政部（或資產(chǎn)管理專員）。大額資產(chǎn)（單筆超10萬元）需附詳細(xì)可行性分析報(bào)告，由分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。預(yù)算與審批行政部匯總需求，結(jié)合年度資產(chǎn)預(yù)算，提交財(cái)務(wù)部審核預(yù)算合規(guī)性。審批通過后，按公司采購管理制度選擇采購方式（公開招標(biāo)、詢價(jià)、單一來源采購等）。采購執(zhí)行采購部門與供應(yīng)商簽訂合同，明確資產(chǎn)質(zhì)量、交付時(shí)間、保修條款、售后服務(wù)等內(nèi)容。資產(chǎn)到貨后，使用部門、行政部、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收：核對資產(chǎn)信息與合同一致、檢查外觀與功能是否正常、索取發(fā)票等合規(guī)憑證。入庫登記驗(yàn)收合格后，行政部資產(chǎn)管理人員在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入資產(chǎn)信息（唯一資產(chǎn)編號(hào)），打印并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（含編號(hào)、名稱、使用部門、責(zé)任人等信息）。填寫《資產(chǎn)入庫登記表》（模板見第五章），同步更新財(cái)務(wù)臺(tái)賬，保證賬賬、賬實(shí)相符。（二）資產(chǎn)日常使用與維護(hù)操作步驟：領(lǐng)用與登記員工領(lǐng)用資產(chǎn)時(shí)，需填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》（模板見第五章），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后，至行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)，簽字確認(rèn)《資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》。資產(chǎn)移交時(shí)，原使用人需保證資產(chǎn)完好，雙方在《資產(chǎn)交接單》（模板見第五章）上簽字確認(rèn)，行政部更新系統(tǒng)中的“使用人”與“存放地點(diǎn)”信息。日常維護(hù)使用人責(zé)任：按說明書規(guī)范操作資產(chǎn)，保持清潔衛(wèi)生，做好日常檢查（如設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、軟件更新等），發(fā)覺異常及時(shí)報(bào)修。部門責(zé)任：每季度組織一次部門資產(chǎn)自查，檢查資產(chǎn)使用狀況、標(biāo)簽完整性，提交《資產(chǎn)自查表》（模板見第五章）至行政部。專業(yè)維護(hù)：對于大型設(shè)備、IT資產(chǎn)等，行政部需聯(lián)系專業(yè)服務(wù)商定期維護(hù)（如每半年一次），填寫《資產(chǎn)維護(hù)記錄表》（模板見第五章），記錄維護(hù)時(shí)間、內(nèi)容、費(fèi)用等信息。維修管理資產(chǎn)故障時(shí)，使用人填寫《資產(chǎn)維修申請表》（模板見第五章），說明故障現(xiàn)象、原因初步判斷，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后提交行政部。行政部評估維修必要性：小故障（如軟件問題）由IT部門*處理；大故障或硬件損壞，聯(lián)系供應(yīng)商或第三方維修機(jī)構(gòu)，明確維修費(fèi)用承擔(dān)方（保修期內(nèi)由供應(yīng)商承擔(dān)，超保修期由公司或使用部門承擔(dān)）。維修完成后，使用人驗(yàn)收簽字，行政部更新資產(chǎn)狀態(tài)（如“維修中”“正常使用”）。（三）資產(chǎn)定期盤點(diǎn)操作步驟：盤點(diǎn)周期全面盤點(diǎn)：每年12月由行政部牽頭，財(cái)務(wù)部、各部門負(fù)責(zé)人參與，對公司所有資產(chǎn)進(jìn)行一次全面清查。抽盤盤點(diǎn)：每季度由行政部隨機(jī)抽取30%以上的資產(chǎn)進(jìn)行抽查，重點(diǎn)核查高頻使用、高價(jià)值資產(chǎn)。盤點(diǎn)流程準(zhǔn)備階段：行政部提前3個(gè)工作日下發(fā)盤點(diǎn)通知，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、分工；各部門核對本部門資產(chǎn)臺(tái)賬，準(zhǔn)備資產(chǎn)清單。實(shí)施階段：盤點(diǎn)人員采用“實(shí)地盤點(diǎn)+系統(tǒng)核對”方式，逐項(xiàng)核對資產(chǎn)編號(hào)、名稱、數(shù)量、使用人、存放地點(diǎn)等信息，記錄差異點(diǎn)（如盤盈、盤虧、毀損）。復(fù)盤階段：對盤點(diǎn)差異進(jìn)行二次核查，確認(rèn)是否為操作失誤（如標(biāo)簽脫落、信息錄入錯(cuò)誤）或真實(shí)問題，形成《資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告》（模板見第五章）。差異處理盤盈資產(chǎn)：查明來源（如未及時(shí)入庫、供應(yīng)商多送），經(jīng)行政部、財(cái)務(wù)部審核后，補(bǔ)辦入庫手續(xù)，納入資產(chǎn)管理。盤虧資產(chǎn)：分析原因（如丟失、人為損壞），明確責(zé)任人，填寫《資產(chǎn)盤虧審批表》（模板見第五章），按權(quán)限審批后（小額資產(chǎn)由行政部負(fù)責(zé)人審批，大額資產(chǎn)由總經(jīng)理審批），進(jìn)行賬務(wù)核銷。（四）資產(chǎn)報(bào)廢與處置操作步驟：報(bào)廢申請資產(chǎn)達(dá)到報(bào)廢條件（如使用年限到期、損壞無法修復(fù)、技術(shù)淘汰等），使用部門填寫《資產(chǎn)報(bào)廢申請表》（模板見第五章），附資產(chǎn)現(xiàn)狀照片、報(bào)廢原因說明，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審核。鑒定與審批行政部組織技術(shù)專家*（如IT工程師、設(shè)備工程師）對資產(chǎn)進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否具備報(bào)廢價(jià)值，形成《資產(chǎn)報(bào)廢鑒定表》。根據(jù)資產(chǎn)價(jià)值審批權(quán)限：低值易耗品由行政部負(fù)責(zé)人審批；固定資產(chǎn)（單筆超5萬元）由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大資產(chǎn)（單筆超50萬元）需總經(jīng)理辦公會(huì)*審批。處置與賬務(wù)核銷報(bào)廢資產(chǎn)處置方式：殘值回收（如變賣、拆解零件再利用）、無害化處理（如電子垃圾交專業(yè)機(jī)構(gòu)），優(yōu)先選擇環(huán)保合規(guī)渠道。行政部憑《資產(chǎn)報(bào)廢審批表》《處置交接單》等資料，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中注銷資產(chǎn)信息，財(cái)務(wù)部同步進(jìn)行賬務(wù)核銷，保證資產(chǎn)賬面價(jià)值歸零。四、部門職責(zé)分工部門職責(zé)行政部統(tǒng)籌資產(chǎn)管理，制定流程規(guī)范，組織采購、盤點(diǎn)、報(bào)廢；維護(hù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，更新臺(tái)賬。財(cái)務(wù)部審核資產(chǎn)預(yù)算，核算資產(chǎn)價(jià)值，監(jiān)督賬實(shí)一致性，參與資產(chǎn)驗(yàn)收與報(bào)廢審批。使用部門提報(bào)資產(chǎn)需求，負(fù)責(zé)日常使用與維護(hù)，配合盤點(diǎn)，承擔(dān)資產(chǎn)保管責(zé)任。IT部門負(fù)責(zé)IT資產(chǎn)（電腦、服務(wù)器等）的技術(shù)維護(hù)、軟件更新及故障處理。采購部執(zhí)行資產(chǎn)采購，保證供應(yīng)商合規(guī)與合同履行。五、標(biāo)準(zhǔn)化工具模板模板一：資產(chǎn)采購申請表申請部門申請日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）總價(jià)（元）用途使用人部門負(fù)責(zé)人審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批備注：需附資產(chǎn)參數(shù)要求、可行性分析（大額資產(chǎn)）、歷史采購記錄（如有）。模板二：資產(chǎn)臺(tái)賬表資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)類別采購日期使用部門使用人存放地點(diǎn)賬面價(jià)值（元）狀態(tài)（正常/維修/報(bào)廢）責(zé)任人模板三：資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告盤點(diǎn)部門盤點(diǎn)日期盤點(diǎn)資產(chǎn)總數(shù)盤盈數(shù)量盤虧數(shù)量賬實(shí)一致率差異原因說明處理意見盤點(diǎn)人審核人模板四：資產(chǎn)報(bào)廢申請表資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱報(bào)廢日期使用年限報(bào)廢原因原值（元）累計(jì)折舊（元）凈值（元）鑒定結(jié)果部門負(fù)責(zé)人審批行政部審批總經(jīng)理審批六、風(fēng)險(xiǎn)提示與合規(guī)要求（一）常見風(fēng)險(xiǎn)與防范賬實(shí)不符：加強(qiáng)日常盤點(diǎn)與臺(tái)賬更新，使用人離職時(shí)必須辦理資產(chǎn)交接，避免資產(chǎn)遺漏。資產(chǎn)損壞/丟失：明確使用人保管責(zé)任，重要資產(chǎn)（如筆記本電腦）建議安裝定位設(shè)備，購買財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)。采購違規(guī)：嚴(yán)格執(zhí)行采購審批流程，禁止化整為零規(guī)避招標(biāo)，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)。報(bào)廢處置風(fēng)險(xiǎn)：報(bào)廢資產(chǎn)需經(jīng)技術(shù)鑒定，禁止隨意丟棄或變賣給個(gè)人，保證殘值回收合規(guī)。（二）合規(guī)要求數(shù)據(jù)安全：資產(chǎn)信息（含編號(hào)、價(jià)值、使用人等）需加密存儲(chǔ)，嚴(yán)禁非授權(quán)人員查詢或泄露。流程追溯：所有資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)（采購、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢）需保留書面或電子記錄，保存期限不少于5年。責(zé)任追究：對因故意