司法機(jī)關(guān)案件歸檔管理操作規(guī)范為規(guī)范司法機(jī)關(guān)案件檔案管理工作，確保案件材料的完整留存、安全保管及高效利用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《人民法院檔案管理辦法》《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》等法律法規(guī)及司法工作規(guī)范，結(jié)合司法實(shí)踐需求，制定本操作規(guī)范。本規(guī)范適用于各級(jí)人民法院、人民檢察院、公安機(jī)關(guān)及司法行政機(jī)關(guān)的案件歸檔管理活動(dòng)，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，保障司法活動(dòng)的可追溯性，服務(wù)司法監(jiān)督與法治建設(shè)。一、總則（一）適用范圍本規(guī)范適用于各級(jí)司法機(jī)關(guān)（含人民法院、人民檢察院、公安機(jī)關(guān)、司法行政機(jī)關(guān)）在辦理刑事、民事、行政、執(zhí)行等案件過程中形成的各類案件材料的歸檔管理活動(dòng)。（二）基本原則1.真實(shí)性原則：歸檔材料須客觀反映案件辦理的真實(shí)過程，嚴(yán)禁偽造、篡改、隱匿案件相關(guān)材料。2.完整性原則：案件從立案到結(jié)案（或終止）的全流程材料應(yīng)完整歸檔，涵蓋立案文書、證據(jù)材料、審理（調(diào)查）報(bào)告、裁判（處理）文書、執(zhí)行材料及其他關(guān)聯(lián)文件。3.及時(shí)性原則：案件辦結(jié)后，辦案部門應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成材料整理與移交，確保檔案形成的時(shí)效性。4.安全性原則：采取物理防護(hù)（防火、防盜、防潮、防蛀）與信息化加密（電子檔案）相結(jié)合的方式，保障檔案實(shí)體與信息安全。5.規(guī)范性原則：歸檔流程、材料格式、保管利用等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵循本規(guī)范及相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保管理活動(dòng)有序開展。（三）管理職責(zé)辦案部門：負(fù)責(zé)案件材料的收集、整理、初審，確保材料真實(shí)完整；在規(guī)定期限內(nèi)將案卷移交檔案管理部門，并配合檔案檢查與補(bǔ)充完善工作。檔案管理部門：負(fù)責(zé)制定歸檔細(xì)則、接收審核案卷、保管檔案實(shí)體與電子數(shù)據(jù)、提供檔案利用服務(wù)；定期開展檔案安全檢查與數(shù)字化建設(shè)，指導(dǎo)辦案部門規(guī)范歸檔操作。二、歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍司法機(jī)關(guān)辦理案件過程中形成的以下材料應(yīng)納入歸檔范圍：1.立案階段：案件登記表、立案決定書、管轄異議文書、當(dāng)事人身份證明、授權(quán)委托書等。2.調(diào)查（審理）階段：詢問（訊問）筆錄、現(xiàn)場(chǎng)勘查（檢查）筆錄、鑒定意見、證據(jù)清單及原件/復(fù)印件、證人證言、辯護(hù)（代理）意見、庭審（聽證）記錄等。3.裁決（處理）階段：審理報(bào)告、合議庭評(píng)議記錄、裁判文書（判決書、裁定書、調(diào)解書、決定書）、送達(dá)回證等。4.執(zhí)行階段：執(zhí)行申請(qǐng)書、執(zhí)行通知書、財(cái)產(chǎn)查控材料、執(zhí)行和解協(xié)議、執(zhí)行裁定書、結(jié)案通知書等。5.其他材料：案件督辦文書、信訪材料、復(fù)查（再審）材料、與案件相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)批示、協(xié)作單位函件等。（二）分類方式1.按案件類型分類：分為刑事、民事、行政、執(zhí)行、國(guó)家賠償、司法救助等類別，每類案件單獨(dú)組卷。2.按辦理階段分類：可根據(jù)案件流程分為立案卷、審理卷、執(zhí)行卷（適用于流程較長(zhǎng)、材料較多的案件），或合并為綜合卷（適用于簡(jiǎn)易案件）。3.按結(jié)案狀態(tài)分類：已結(jié)案件（含判決、調(diào)解、裁定、終止、撤案等）與未結(jié)案件（需注明未結(jié)原因，待辦結(jié)后補(bǔ)充歸檔）。三、歸檔流程（一）立卷整理1.材料收集：辦案人員應(yīng)在案件辦理過程中同步收集材料，確保無遺漏。結(jié)案后，需對(duì)全部材料進(jìn)行梳理，補(bǔ)充缺失文件（如送達(dá)回證、生效證明等）。2.排序編號(hào)：按案件流程順序排列材料（如立案文書→調(diào)查材料→裁決文書→執(zhí)行材料），同類材料按時(shí)間先后排序；使用鉛筆在材料右下角編寫頁(yè)碼（正面為單頁(yè)，背面為雙頁(yè)，空白頁(yè)不編號(hào)）。3.卷內(nèi)目錄編制：填寫卷內(nèi)目錄，注明材料序號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、日期、頁(yè)號(hào)、備注（如“復(fù)印件”“補(bǔ)充材料”），確保目錄與材料一一對(duì)應(yīng)。（二）審核移交1.部門審核：辦案部門負(fù)責(zé)人對(duì)案卷進(jìn)行初審，檢查材料完整性（是否缺頁(yè)、漏項(xiàng)）、規(guī)范性（字跡是否清晰、復(fù)印件是否注明來源）、邏輯性（材料時(shí)間線是否連貫），簽署審核意見。2.移交手續(xù)：辦案部門填寫《案件檔案移交清單》，注明案卷編號(hào)、案由、承辦人、卷內(nèi)頁(yè)數(shù)、移交日期等信息，與檔案管理部門辦理交接。移交清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各存一份。（三）接收檢查檔案管理部門接收案卷時(shí)，應(yīng)核對(duì)移交清單與案卷實(shí)際情況：檢查案卷裝訂是否牢固（線裝或檔案專用裝訂機(jī)裝訂，禁用金屬釘）、封面填寫是否規(guī)范（含案號(hào)、案由、當(dāng)事人、承辦人、起止日期、保管期限等）。核對(duì)卷內(nèi)材料與目錄是否一致，發(fā)現(xiàn)材料缺失、裝訂不規(guī)范或目錄填寫錯(cuò)誤的，退回辦案部門限期整改；符合要求的，登記入庫(kù)（或錄入電子檔案管理系統(tǒng)）。四、歸檔要求（一）材料形式要求紙質(zhì)材料：優(yōu)先使用原件歸檔，復(fù)印件需注明“與原件核對(duì)無誤”并由核對(duì)人簽字；紙張規(guī)格為A4（特殊尺寸材料需折疊或粘貼襯紙）；字跡應(yīng)使用黑色墨水書寫或打印，禁止使用鉛筆、圓珠筆（易褪色材料需復(fù)制后歸檔）。電子材料：隨案形成的電子文檔（如電子筆錄、掃描件、音視頻證據(jù)）應(yīng)單獨(dú)歸檔，格式為PDF、DOC（或法院/檢察院專用格式）、MP4等通用格式；音視頻文件需標(biāo)注內(nèi)容摘要、時(shí)長(zhǎng)、錄制時(shí)間，存儲(chǔ)于不可擦寫介質(zhì)（如光盤、專用硬盤）并備份。（二）立卷裝訂要求案卷采用“三孔一線”裝訂法（或檔案專用裝訂機(jī)），裝訂線結(jié)應(yīng)隱藏于案卷背面；封面與封底使用檔案專用紙，案卷厚度一般不超過2厘米（過厚需分卷）。卷內(nèi)材料無金屬物（如回形針、訂書釘），破損材料需修補(bǔ)后歸檔，字跡模糊材料需附清晰復(fù)印件并標(biāo)注說明。（三）時(shí)間要求刑事案件：辦結(jié)后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔（重大復(fù)雜案件可延長(zhǎng)至6個(gè)月）。民事、行政案件：辦結(jié)后2個(gè)月內(nèi)完成歸檔。執(zhí)行案件：執(zhí)行完畢或終結(jié)后1個(gè)月內(nèi)歸檔；未結(jié)執(zhí)行案件每半年整理一次材料，補(bǔ)充歸檔。未結(jié)案件：辦案部門應(yīng)每季度檢查材料完整性，待辦結(jié)后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔。五、保管與利用（一）保管條件實(shí)體檔案：檔案庫(kù)房應(yīng)符合溫濕度要求（溫度14-24℃，相對(duì)濕度45%-60%），配備防火、防盜、防潮、防蛀、防光設(shè)備（如滅火器、監(jiān)控、除濕機(jī)、防蟲藥、遮光窗簾）；檔案柜應(yīng)使用金屬材質(zhì)，按類別、年度、案號(hào)有序排列。電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，采用雙機(jī)備份（本地服務(wù)器+云端），設(shè)置訪問權(quán)限（區(qū)分查閱、修改、管理權(quán)限），定期檢測(cè)數(shù)據(jù)完整性（每半年校驗(yàn)一次）。（二）保管期限永久保管：涉及國(guó)家利益、重大影響的案件（如死刑案件、涉外案件、群體性糾紛案件）；具有典型意義的案例（如指導(dǎo)案例、典型疑難案件）；法律法規(guī)規(guī)定永久保存的案件。定期保管：一般刑事案件、民事案件、行政案件，保管期限為三十年；簡(jiǎn)易案件、執(zhí)行結(jié)案案件，保管期限為十年。（三）利用規(guī)定內(nèi)部利用：司法機(jī)關(guān)工作人員因辦案、調(diào)研、考核等需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案閱覽室查閱（電子檔案可通過內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)檢索，紙質(zhì)檔案原則上不外借）。外部利用：當(dāng)事人或代理人查閱已生效案件的非涉密檔案，需持有效身份證件、授權(quán)委托書及法院/檢察院出具的立案證明，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可查閱、復(fù)制（涉密檔案需按國(guó)家保密規(guī)定辦理）。利用限制：涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，利用時(shí)需遵守保密規(guī)定；電子檔案利用需記錄操作日志，嚴(yán)禁篡改、刪除原始數(shù)據(jù)。六、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督機(jī)制定期檢查：檔案管理部門每半年開展一次檔案質(zhì)量檢查，抽查案卷完整性、規(guī)范性及保管狀況，形成檢查報(bào)告并通報(bào)整改。專項(xiàng)審計(jì)：司法機(jī)關(guān)內(nèi)部審計(jì)部門每年對(duì)檔案管理經(jīng)費(fèi)使用、數(shù)字化建設(shè)、保密措施等進(jìn)行審計(jì)，確保管理合規(guī)。（二）責(zé)任追究辦案人員未按規(guī)定收集、整理材料，導(dǎo)致檔案缺失的，給予批評(píng)教育或通報(bào)批評(píng)；情節(jié)嚴(yán)重的（如隱匿、偽造材料），依法給予行政處分，構(gòu)成犯罪的追究刑事責(zé)任。檔案管理人員未履行保管職責(zé)，導(dǎo)致檔案損毀、丟失或違規(guī)提供利用的，視情節(jié)給予處分；造成重大損失的，依法追究法律責(zé)任。