機關(guān)單位檔案管理規(guī)范手冊一、總則為規(guī)范機關(guān)單位檔案管理工作，保障檔案的完整、準確、安全及有效利用，服務機關(guān)履職與事業(yè)發(fā)展，結(jié)合本單位實際，制定本規(guī)范。本規(guī)范依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)及行業(yè)標準制定，遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”原則，適用于本機關(guān)及所屬單位的文書、科技、人事、會計、聲像、實物等各類檔案管理活動。檔案管理應堅持“應收盡收、應歸盡歸”，實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的真實性、系統(tǒng)性與可追溯性。二、管理職責（一）檔案管理部門職責統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，制定制度、流程及標準；指導、監(jiān)督各業(yè)務部門檔案的形成、收集與整理；負責檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用及數(shù)字化轉(zhuǎn)換；組織檔案業(yè)務培訓，提升全員管理意識與技能。（二）業(yè)務部門職責明確本部門檔案管理責任人，負責業(yè)務活動中檔案的收集、整理及預歸檔；按要求向檔案管理部門移交檔案，確保移交檔案完整、準確；配合開展檔案利用、鑒定及數(shù)字化工作，提供業(yè)務說明與背景資料。（三）檔案管理人員職責熟悉檔案法規(guī)與業(yè)務流程，具備專業(yè)知識與技能；嚴格執(zhí)行管理制度，做好檔案收集、整理、保管、利用等日常工作；定期檢查檔案保管狀況，及時處理破損、霉變等問題；嚴守保密紀律，未經(jīng)批準不得擅自提供、復制檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.文書檔案：行政管理、業(yè)務開展中形成的公文、會議記錄、調(diào)研報告、計劃總結(jié)等。2.科技檔案：工程建設(shè)、設(shè)備儀器、科研項目等活動形成的圖紙、說明書、立項/驗收材料等。3.人事檔案：職工履歷、考核、獎懲、職稱評審、工資變動等材料（按人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。4.會計檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務資料（參照《會計檔案管理辦法》）。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像、電子文件等，需注明形成時間、地點、人物、事由。6.實物檔案：獎牌、證書、印章、禮品等實物，需附文字說明。（二）收集要求及時性：業(yè)務部門應在文件辦理完畢或項目結(jié)束后，及時歸集相關(guān)材料，避免遺漏。完整性：確保文件正件、附件、審批單等齊全，成套項目檔案完整無缺。準確性：核對文件內(nèi)容與文號、標題的一致性，確保字跡清晰、載體完好（紙質(zhì)文件無涂改、污損，電子文件無病毒、損壞）。（三）收集方式定期移交：業(yè)務部門按季度或年度，將整理好的檔案移交檔案管理部門，填寫《檔案移交清單》。專項收集：針對重大活動、突發(fā)事件、專項工作形成的檔案，由檔案管理部門會同業(yè)務部門專項收集，確保全覆蓋。四、檔案整理（一）分類采用“年度—機構(gòu)（問題）—保管期限”或“年度—保管期限—機構(gòu)（問題）”分類法：小型機關(guān)可按“年度—保管期限—問題”分類，大型機關(guān)可按“年度—機構(gòu)—保管期限”分類。（二）編號檔案編號（檔號）包含全宗號、年度、機構(gòu)（問題）代碼、保管期限代碼、件號（或卷號），確保唯一性。示例：全宗號JGDW，年度2024，機構(gòu)代碼01（辦公室），保管期限30年，件號001，檔號為JGDW-____。（三）裝訂紙質(zhì)檔案：去除金屬物，采用線裝或無酸紙裝訂，保持文件平整、頁碼連續(xù)（破損文件修復后裝訂）。電子檔案：按格式要求（如PDF、JPG、DOC等）命名，存儲于專用載體，確?？勺x取。（四）編目編制《案卷目錄》或《文件目錄》，包含檔號、文號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、保管期限等字段；電子目錄需與紙質(zhì)目錄同步更新，便于檢索。五、檔案保管（一）保管條件庫房要求：檔案庫房獨立設(shè)置，遠離潮濕、高溫、易燃、易爆場所，配備防盜門窗、消防設(shè)施、溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度14-24℃，相對濕度45-60%）。裝具要求：使用符合國家標準的檔案柜（架），檔案盒采用無酸紙材質(zhì)；電子檔案存儲于防磁、防潮的專用存儲設(shè)備。（二）保管期限根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，檔案保管期限分為永久（涉及單位歷史、重要決策、人事任免等）、30年（重要業(yè)務活動、合同協(xié)議、審計報告等）、10年（一般性文件、會議記錄、工作計劃等）。（三）定期檢查每月檢查庫房溫濕度，及時調(diào)整設(shè)備；每季度檢查檔案實體，查看是否霉變、蟲蛀、破損，電子檔案是否可正常讀取。每年對檔案數(shù)量、保管狀況進行統(tǒng)計，更新《檔案管理臺賬》。六、檔案利用（一）利用方式查閱：在檔案閱覽室查閱紙質(zhì)或電子檔案（需登記《檔案查閱登記表》）。借閱：因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱單》，經(jīng)部門負責人及檔案管理部門審批，限期歸還（一般不超過15天）。復制：復制檔案需注明用途，經(jīng)審批后由檔案管理人員操作，復制件加蓋“檔案復制件”章。（二）利用審批本單位人員：憑工作證或介紹信，按權(quán)限查閱；借閱永久、30年檔案需部門負責人審批。外單位人員：需持單位介紹信，說明利用目的，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導審批，在指定場所查閱，原則上不借閱、不復制涉密檔案。（三）利用效果反饋建立《檔案利用效果登記表》，記錄利用檔案解決的問題、產(chǎn)生的效益，為檔案管理優(yōu)化提供依據(jù)。七、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化原則遵循“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，對已有紙質(zhì)檔案逐步數(shù)字化，新形成檔案優(yōu)先以電子形式歸檔。（二）數(shù)字化流程掃描：采用高清掃描儀，分辨率不低于300dpi，彩色、灰度或黑白掃描，確保圖像清晰。著錄：提取檔案元數(shù)據(jù)（如檔號、題名、日期等），錄入檔案管理系統(tǒng)，確保與紙質(zhì)檔案一致。存儲：電子檔案存儲于專用服務器或云平臺，建立異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字檔案管理定期備份：每周對電子檔案進行增量備份，每月全量備份，備份介質(zhì)異地存放。權(quán)限管理：設(shè)置不同用戶權(quán)限（如查閱、修改、刪除），確保電子檔案安全。格式轉(zhuǎn)換：定期轉(zhuǎn)換電子檔案格式（如PDF/A），確保長期可讀。八、安全保密管理（一）保密等級劃分根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》，檔案分為絕密、機密、秘密和非涉密檔案，涉密檔案需單獨保管、標識。（二）借閱保密要求借閱涉密檔案需簽訂《保密承諾書》，嚴禁復制、傳播涉密內(nèi)容，歸還時檢查檔案完整性。（三）檔案銷毀鑒定：成立檔案鑒定小組，定期對到期檔案進行鑒定，提出銷毀或續(xù)存意見。審批：銷毀檔案需填寫《檔案銷毀清冊》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導審批。執(zhí)行：銷毀工作由兩人以上負責，采用碎紙、焚毀等方式，留存