PAGE電力生產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電力生產(chǎn)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在電力生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各基層單位在電力生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)電力生產(chǎn)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則檔案管理應(yīng)保證電力生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各類文件材料齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，能夠全面反映電力生產(chǎn)的全過程。3.有效利用原則充分挖掘檔案資源，提高檔案的利用率，為公司電力生產(chǎn)、技術(shù)創(chuàng)新、經(jīng)營決策等提供有力支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司電力生產(chǎn)檔案的集中管理。各基層單位應(yīng)明確檔案管理兼職人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理和移交工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司電力生產(chǎn)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司電力生產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各基層單位的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)電力生產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。5.參與公司電力生產(chǎn)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問題。3.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門及外部單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。4.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)已到保管期限的檔案提出鑒定意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和更新。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.電力生產(chǎn)規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。2.電力工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。3.電力設(shè)備的選型、采購、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、檢修等過程中形成的文件材料。4.電力安全生產(chǎn)管理文件，包括安全規(guī)章制度、事故報(bào)告與處理記錄、安全檢查與隱患排查記錄等。5.電力技術(shù)創(chuàng)新與科研項(xiàng)目文件，如科研報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等。6.電力營銷文件，包括客戶檔案、用電合同、電費(fèi)結(jié)算清單等。7.與電力生產(chǎn)相關(guān)的會(huì)議文件、合同協(xié)議、來往信函、請(qǐng)示報(bào)告等。8.其他與電力生產(chǎn)活動(dòng)有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各基層單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，并按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，整理后移交檔案管理部門。2.對(duì)于電力工程項(xiàng)目，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過程中同步收集整理項(xiàng)目檔案，確保項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度相匹配。3.檔案收集應(yīng)注重文件材料的原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹、偽造檔案內(nèi)容。（三）整理方法1.分類按照電力生產(chǎn)活動(dòng)的性質(zhì)和檔案內(nèi)容特點(diǎn)，將檔案分為電力生產(chǎn)管理類、電力工程項(xiàng)目類、電力設(shè)備類、電力安全生產(chǎn)類、電力技術(shù)創(chuàng)新類、電力營銷類等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案管理和查找利用。編號(hào)方法可采用年度類別順序號(hào)的形式，如2023DLGL001，表示2023年電力生產(chǎn)管理類第1份檔案。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行進(jìn)一步審核和整理，確保檔案質(zhì)量符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)。2.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，清單內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、頁數(shù)等信息，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份留存檔案管理部門備查。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步歸檔。（二）保管期限劃分根據(jù)電力生產(chǎn)檔案的重要程度和利用價(jià)值，將檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司發(fā)展規(guī)劃、重大決策文件、重要合同協(xié)議、電力生產(chǎn)事故處理報(bào)告等。2.長期保管凡是反映公司一般生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)和具有一定歷史價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如電力工程項(xiàng)目的中期評(píng)估報(bào)告、設(shè)備的定期檢修記錄等。3.短期保管凡是反映公司一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性的會(huì)議文件、日常工作報(bào)表等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份存儲(chǔ)。對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與程序1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值，提出鑒定意見。3.鑒定過程中，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和法律憑證作用，對(duì)檔案進(jìn)行全面、綜合的評(píng)估。（二）銷毀審批1.根據(jù)檔案鑒定工作小組的鑒定意見，編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，確保檔案銷毀過程的合規(guī)性和安全性。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理，防止數(shù)據(jù)殘留。六、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因履行合同、開展合作、進(jìn)行項(xiàng)目審查等需要查閱公司檔案，但應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱公司檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照法律程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提交查閱、借閱申請(qǐng)函，說明查閱、借閱的目的、范圍和期限等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱申請(qǐng)函應(yīng)加蓋單位公章，并提供聯(lián)系人及聯(lián)系方式。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱公司檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，如協(xié)助調(diào)查通知書、查詢函等，并按照法律程序辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待，嚴(yán)格按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名、所在部門、查閱或借閱檔案名稱和編號(hào)、查閱或借閱目的、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（四）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用檔案數(shù)量等。通過檔案統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案管理工作動(dòng)態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的電力生產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司電力生產(chǎn)和管理提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、編輯、審核和存儲(chǔ)，支持多種格式文件的上傳，如文檔、圖紙、圖片、音頻、視頻等。對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，設(shè)置檔案的基本信息、保管期限、密級(jí)等屬性。2.檢索查詢提供靈活多樣的檢索查詢功能，支持按檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等條件進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案信息。同時(shí)，提供模糊查詢、高級(jí)查詢等功能，滿足不同用戶的查詢需求。3.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的在線管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)。系統(tǒng)自動(dòng)記錄借閱信息，提醒借閱人按時(shí)歸還檔案，并對(duì)逾期未還情況進(jìn)行預(yù)警。4.權(quán)限管理根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。權(quán)限管理包括功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限和操作權(quán)限等，不同用戶只能訪問和操作與其權(quán)限相符的檔案信息。5.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、利用情況統(tǒng)計(jì)、保管期限統(tǒng)計(jì)等。通過統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.數(shù)據(jù)備份與安全定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。采用數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制等安全技術(shù)，防止檔案信息泄露和非法訪問。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按