PAGE非生產(chǎn)采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司非生產(chǎn)采購管理工作，確保采購活動的合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟性，滿足公司運營和發(fā)展的需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有非生產(chǎn)性物資及服務(wù)的采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、維修材料、運輸服務(wù)、咨詢服務(wù)等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定。2.經(jīng)濟性原則：在滿足需求的前提下，充分考慮成本效益，力求降低采購成本。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等機會參與競爭。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品/服務(wù)，以保障公司運營的正常進(jìn)行。二、采購流程（一）采購申請1.需求部門提出申請：各部門根據(jù)實際工作需要，填寫《非生產(chǎn)采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核與批準(zhǔn)：申請表提交至采購部門后，采購部門對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實需求的合理性和預(yù)算的準(zhǔn)確性。對于金額較大或涉及重要項目的采購申請，需提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，評估其經(jīng)營狀況、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面，篩選出合格的供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估與考核：定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、價格變動等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。3.建立合作關(guān)系：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。（三）采購執(zhí)行1.采購訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)審批后的采購申請和選定的供應(yīng)商，下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的詳細(xì)信息，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購要求。2.跟蹤與協(xié)調(diào)：采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。對于出現(xiàn)的問題或變更，及時與需求部門協(xié)商解決，并做好記錄。3.驗收與入庫：采購物資到貨后，由需求部門、采購部門和質(zhì)量檢驗部門共同進(jìn)行驗收。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》；驗收不合格的物資，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或補貨事宜。（四）付款管理1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請表》，附上相關(guān)發(fā)票、驗收報告、采購訂單等資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交財務(wù)部門。2.財務(wù)審核與付款：財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，核實發(fā)票的真實性、合法性以及采購業(yè)務(wù)的合規(guī)性。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.年度預(yù)算編制：各部門應(yīng)在每年末根據(jù)下一年度的工作規(guī)劃和業(yè)務(wù)需求預(yù)測，編制本部門的非生產(chǎn)采購預(yù)算，詳細(xì)列出各項采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計金額等信息，并提交至采購部門匯總。2.預(yù)算審核與調(diào)整：采購部門對各部門提交的采購預(yù)算進(jìn)行審核，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)和財務(wù)狀況，對預(yù)算進(jìn)行綜合平衡和調(diào)整。預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后確定，并作為年度采購工作的指導(dǎo)依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.預(yù)算執(zhí)行：采購部門嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，控制采購成本，確保各項采購活動在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。2.預(yù)算監(jiān)控：定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析。采購部門每月向財務(wù)部門報送采購預(yù)算執(zhí)行情況報表，財務(wù)部門對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.調(diào)整申請：如因市場變化、業(yè)務(wù)需求調(diào)整等原因?qū)е略少忣A(yù)算無法滿足實際工作需要，需進(jìn)行預(yù)算調(diào)整時，由需求部門填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整項目及金額等，并提交至采購部門。2.審核與批準(zhǔn)：采購部門對預(yù)算調(diào)整申請進(jìn)行審核，提出審核意見后提交財務(wù)部門。財務(wù)部門結(jié)合公司財務(wù)狀況進(jìn)行綜合評估，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別：采購部門定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估：對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險管理：選擇多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商；加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期評估供應(yīng)商的履約能力；簽訂詳細(xì)的采購合同，明確違約責(zé)任和賠償條款，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險管理：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款；加強對采購物資的檢驗和驗收工作，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求；對于質(zhì)量不合格的物資，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，避免影響公司正常運營。3.價格風(fēng)險管理：關(guān)注市場價格動態(tài)，定期收集和分析價格信息；與供應(yīng)商協(xié)商建立價格調(diào)整機制，根據(jù)市場變化及時調(diào)整采購價格；通過招標(biāo)、詢價等方式選擇合適的供應(yīng)商，降低采購成本，應(yīng)對價格波動風(fēng)險。4.合同風(fēng)險管理：簽訂規(guī)范、詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，確保合同的有效履行；定期對合同進(jìn)行審查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。5.法律風(fēng)險管理：采購活動嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；加強對采購人員的法律培訓(xùn)，提高法律意識；在采購合同簽訂前，咨詢公司法律顧問，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險。五、采購信息管理（一）采購檔案管理1.檔案建立：采購部門負(fù)責(zé)建立和管理采購檔案，對采購活動過程中產(chǎn)生的各類文件和資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存，包括采購申請表、采購訂單、合同、發(fā)票、驗收報告、供應(yīng)商資料等。2.檔案保管期限：采購檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管期滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可進(jìn)行銷毀處理。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.數(shù)據(jù)收集與整理：采購部門定期收集采購相關(guān)數(shù)據(jù)，包括采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應(yīng)商績效等信息，并進(jìn)行整理和分析。2.數(shù)據(jù)分析與報告：通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購活動的規(guī)律和趨勢，發(fā)現(xiàn)存在的問題和潛在風(fēng)險，為采購決策提供依據(jù)。采購部門每月撰寫采購數(shù)據(jù)分析報告，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作進(jìn)展情況和分析結(jié)果。六、采購人員管理（一）人員職責(zé)1.采購經(jīng)理職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和完善采購管理制度；組織實施采購工作，確保采購任務(wù)按時、按質(zhì)、按量完成；管理采購團(tuán)隊，指導(dǎo)和監(jiān)督采購人員的工作；協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，處理采購過程中的重大問題。2.采購專員職責(zé)：負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作，包括供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購訂單下達(dá)、跟蹤與協(xié)調(diào)、驗收等工作；收集市場信息，分析采購需求，提出采購建議；協(xié)助采購經(jīng)理完成其他相關(guān)工作。（二）人員培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)計劃：采購部門制定年度采購人員培訓(xùn)計劃，定期組織采購人員參加內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、行業(yè)交流等活動，提升采購人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能。2.考核機制：建立采購人員考核機制，定期對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度