合同審核標(biāo)準(zhǔn)化流程及表單模板工具一、適用范圍與核心價值本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同審核管理工作，覆蓋采購、銷售、合作、服務(wù)、租賃、勞動等常見合同類型。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與表單工具，可規(guī)范合同審核全流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，降低法律風(fēng)險，提高審核效率，保證合同條款的合規(guī)性、完整性與業(yè)務(wù)適配性，為企業(yè)運(yùn)營提供堅實(shí)的合同管理基礎(chǔ)。二、標(biāo)準(zhǔn)化審核流程詳解合同審核流程分為發(fā)起申請→初步審核→法務(wù)審核→業(yè)務(wù)確認(rèn)→最終審批→用印執(zhí)行→歸檔管理七個環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)責(zé)任主體、操作內(nèi)容及輸出成果（一）合同發(fā)起申請責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如銷售經(jīng)理、采購專員）操作內(nèi)容：準(zhǔn)備合同基礎(chǔ)材料：包括但不限于合同文本（初稿）、對方主體資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）、業(yè)務(wù)背景說明（如合作意向書、招投標(biāo)文件）、技術(shù)附件（如技術(shù)規(guī)格書、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）等。填寫《合同審核申請表》（詳見第三部分“配套表單工具模板”），明確合同名稱、編號、簽訂主體、合同金額、履行期限、核心業(yè)務(wù)需求及重點(diǎn)關(guān)注條款（如付款條件、違約責(zé)任）。將合同文本與申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審批，確認(rèn)業(yè)務(wù)需求真實(shí)性與初步可行性。輸出成果：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字的《合同審核申請表》、合同初稿及相關(guān)附件材料。（二）初步審核責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人/指定初審人操作內(nèi)容：審核合同業(yè)務(wù)邏輯：對照業(yè)務(wù)背景說明，檢查合同標(biāo)的、數(shù)量、價格、履行方式等核心業(yè)務(wù)要素是否與實(shí)際需求一致，是否存在業(yè)務(wù)條款矛盾（如交貨期與付款周期不匹配）。審核對方主體資質(zhì)：核查對方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)內(nèi)容，授權(quán)委托書是否有明確授權(quán)范圍及有效期（如簽約人為非法人代表，需提供法人授權(quán)委托書原件）。審核材料完整性：確認(rèn)合同文本、附件、申請表等材料是否齊全，簽字蓋章處是否預(yù)留。對初審中發(fā)覺的問題（如業(yè)務(wù)描述模糊、資質(zhì)文件缺失），退回經(jīng)辦人補(bǔ)充完善；無明顯問題后，提交至法務(wù)部門。輸出成果：標(biāo)注初審意見的《合同審核申請表》、補(bǔ)充完善后的合同材料。（三）法務(wù)審核責(zé)任主體：法務(wù)專員/法務(wù)部門操作內(nèi)容：合同主體合法性審核：確認(rèn)簽約主體是否具備完全民事行為能力，是否存在股權(quán)關(guān)聯(lián)、失信被執(zhí)行人等風(fēng)險（必要時通過“信用中國”等官方渠道核查）。合同條款合規(guī)性審核：核對法律術(shù)語準(zhǔn)確性（如“定金”與“訂金”“不可抗力”的定義是否規(guī)范）；檢查違約責(zé)任條款是否明確、對等（如單方違約責(zé)任是否覆蓋守約方損失）；審核爭議解決方式（仲裁/訴訟）是否明確管轄機(jī)構(gòu)，是否符合公司慣例；確認(rèn)知識產(chǎn)權(quán)、保密、解除權(quán)等特殊條款是否符合法律法規(guī)及公司制度要求。合同文本完整性審核：檢查合同是否包含必備條款（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭議解決等），是否存在歧義表述。出具《法務(wù)審核意見表》：對條款問題標(biāo)注修改建議，明確“通過”“修改后通過”“不通過”的審核結(jié)論，重大風(fēng)險事項(xiàng)需同步說明法律后果。輸出成果：《法務(wù)審核意見表》、修訂后的合同文本（如需修改）。（四）業(yè)務(wù)確認(rèn)責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人及負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：接收法務(wù)審核意見，針對法務(wù)提出的修改意見（如付款條件調(diào)整、違約責(zé)任補(bǔ)充），結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際進(jìn)行溝通確認(rèn)：對于可接受的修改，調(diào)整合同文本并反饋至法務(wù)；對于存在爭議的條款，組織法務(wù)與業(yè)務(wù)部門協(xié)商，達(dá)成一致后修訂合同。確認(rèn)修訂后的合同文本是否滿足業(yè)務(wù)需求，保證業(yè)務(wù)目標(biāo)不受實(shí)質(zhì)性影響。輸出成果：經(jīng)業(yè)務(wù)部門確認(rèn)的最終合同文本、法務(wù)與業(yè)務(wù)溝通記錄（如郵件、會議紀(jì)要）。（五）最終審批責(zé)任主體：公司分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/決策機(jī)構(gòu)（根據(jù)合同金額及重要性分級審批）操作內(nèi)容：審核合同整體風(fēng)險：結(jié)合法務(wù)意見與業(yè)務(wù)背景，評估合同對公司財務(wù)、運(yùn)營、聲譽(yù)的潛在風(fēng)險（如大額合同需評估資金壓力，長期合作合同需評估履約能力）。審批權(quán)限核查：根據(jù)《合同審批權(quán)限表》（可嵌入公司制度），確認(rèn)審批人是否符合權(quán)限（如金額≥50萬元需總經(jīng)理審批）。簽署《最終審批意見》：明確“同意簽訂”“附條件同意簽訂”或“不予簽訂”的結(jié)論，附條件同意的需列明生效條件（如對方接受修改條款、完成內(nèi)部決策）。輸出成果：經(jīng)最終審批人簽字的《最終審批意見表》、具備簽訂條件的合同文本。（六）用印執(zhí)行責(zé)任主體：行政部門用印管理員/合同執(zhí)行負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：用印申請：提交最終審批通過的合同文本、《用印申請表》及附件（如審批意見表、對方資質(zhì)文件），確認(rèn)用印份數(shù)（通常一式兩份以上，雙方各執(zhí)一份）。用印審核：行政部門核查用印材料是否齊全、審批流程是否完整，核對合同文本與審批版本是否一致，無誤后加蓋公司公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同蓋章）。合同簽訂與交付：由授權(quán)代表（如法定代表人、授權(quán)委托人）與對方簽字蓋章，簽訂后及時將正本交付業(yè)務(wù)部門，副本由行政部門或法務(wù)部門留存。合同執(zhí)行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況（如交貨、驗(yàn)收、付款），發(fā)覺異常及時上報法務(wù)及管理層。輸出成果：雙方簽字蓋章的合同正本、用印記錄臺賬、合同執(zhí)行情況報告。（七）歸檔管理責(zé)任主體：行政部門/檔案管理部門操作內(nèi)容：材料整理：將合同正本、審批意見表、用印申請表、對方資質(zhì)文件、附件等材料分類整理，保證材料完整、無缺頁。編號與登記：按公司合同編號規(guī)則（如“年份-部門-序號”）對合同進(jìn)行編號，錄入《合同管理臺賬》，記錄合同名稱、編號、簽訂方、簽訂日期、金額、履行期限、歸檔日期等信息。歸檔存儲：將合同材料裝入檔案袋，標(biāo)注合同編號及名稱，存入專用檔案柜；電子版合同同步至公司管理系統(tǒng)，備份存檔。查閱權(quán)限管理：明確合同查閱權(quán)限，非經(jīng)授權(quán)不得泄露合同內(nèi)容，歸檔合同需履行借閱登記手續(xù)。輸出成果：歸檔完成的合同檔案、《合同管理臺賬》、電子檔案系統(tǒng)記錄。三、配套表單工具模板（一）合同審核申請表合同名稱合同編號簽訂甲方（我方）簽訂乙方（對方）合同金額人民幣（大寫）：______元整（小寫：￥______）履行期限自______年_月_日至______年_月_日業(yè)務(wù)類型□采購□銷售□合作□服務(wù)□租賃□其他______涉及部門合同主要內(nèi)容摘要（簡述標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)、核心條款等，可附頁）附件清單□合同初稿□對方資質(zhì)文件□業(yè)務(wù)背景說明□技術(shù)附件□其他______（請注明）發(fā)起人（簽字）_________日期：______年_月_日聯(lián)系方式電話：_________郵箱：_________部門負(fù)責(zé)人初審意見□同意提交審核□補(bǔ)充材料后提交□不予提交（說明：_________________________________）（簽字）_________日期：______年_月_日法務(wù)審核意見（詳見附件《法務(wù)審核意見表》）（簽字）_________日期：______年_月_日最終審批意見□同意簽訂□附條件同意（條件：_________）□不予簽訂（簽字）_________日期：______年_月_日（二）法務(wù)審核意見表合同名稱合同編號審核環(huán)節(jié)□初步審核□修訂后審核□最終審核審核人審核日期______年_月_日審核依據(jù)《民法典》《公司法》《______行業(yè)監(jiān)管規(guī)定》及公司《合同管理制度》審核要點(diǎn)及意見條款位置問題描述修改建議主體資格第__條對方營業(yè)執(zhí)照有效期至______年，已過期要求對方提供最新營業(yè)執(zhí)照并加蓋公章合同標(biāo)的第__條標(biāo)的物描述模糊，未明確規(guī)格型號補(bǔ)充技術(shù)規(guī)格書作為附件，明確型號、參數(shù)價款支付第__條付款條件未約定違約責(zé)任增加“逾期付款按日萬分之五支付違約金”條款違約責(zé)任第__條違約責(zé)任不對等，僅約束我方平衡雙方責(zé)任，增加對方違約的賠償責(zé)任爭議解決第__條未明確管轄法院修改為“由甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟管轄”保密條款第__條未約定保密期限增加“保密期限為合同終止后3年”其他問題（可附頁說明）審核結(jié)論□通過□修改后通過□不通過（說明：_________________________________）（三）合同管理臺賬序號合同編號合同名稱簽訂方（甲方/乙方）簽訂日期合同金額（元）履行期限歸檔日期檔案編號備注12024-采-001原材料采購合同A公司（我方）/B公司（對方）2024-01-15500,0002024-02-01至2024-12-312024-01-20CG2024001已完成首批交貨22024-銷-002軟件服務(wù)合同C公司（對方）/我方2024-02-20800,0002024-03-01至2025-02-282024-02-25XS2024002履行中，按季度驗(yàn)收…………四、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點(diǎn)（一）主體資質(zhì)審核對方為企業(yè)的，需核查營業(yè)執(zhí)照（三證合一）、法定代表人身份證明，非法定代表人簽約的必須提供《授權(quán)委托書》（原件）及授權(quán)人身份證復(fù)印件；對方為自然人的，需核查身份證原件及復(fù)印件，確認(rèn)其民事行為能力；特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械）需核查對方《許可證》《資質(zhì)證書》，保證經(jīng)營范圍與合同內(nèi)容匹配。（二）條款完整性審核合同必須包含《民法典》第四百七十條規(guī)定的必備條款（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭議解決等），避免因條款缺失導(dǎo)致合同無效或履行爭議；涉及技術(shù)服務(wù)的，需明確技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程、培訓(xùn)要求等；涉及知識產(chǎn)權(quán)的，需明確歸屬及使用權(quán)限。（三）法律合規(guī)性審核禁止性條款：不得違反法律強(qiáng)制性規(guī)定（如“約定高利貸”“違法分包”）；格式條款：若為提供格式合同一方，需提示對方注意免除或限制責(zé)任條款，避免被認(rèn)定為無效；特殊行業(yè)監(jiān)管：金融、建筑、醫(yī)療等特殊行業(yè)合同，需符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如需備案、審批的，需提前完成手續(xù)）。（四）用印與歸檔管理嚴(yán)格執(zhí)行“先審批、后用印”原則，嚴(yán)禁在空白合同、空白紙張或未審批文件上加蓋公章；合同簽訂后，正本由檔案管理部門統(tǒng)一保管，業(yè)務(wù)部門可留存復(fù)印件，電子版需加密存儲并定期備份；合同履行完畢或終止后，檔案保管期限一般為5-10年（重大合同可長期保存），到期后按規(guī)定銷毀并記錄。（五）爭議處理機(jī)制合同履行過程中發(fā)生爭議，業(yè)務(wù)部